Checklist para organizar un congreso de hostelería
Un congreso de hostelería necesita coordinación entre programa, ponentes, asistentes, catering y tecnología. Esta checklist reúne 73 tareas y 52 elementos para avanzar en el orden correcto, desde confirmar la fecha y el lugar hasta abrir la sala y montar el registro. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las presentaciones y las acreditaciones. Úsala como guía de trabajo y marca cada punto antes de pasar al siguiente bloque.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar el material promocional
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Responder preguntas de los participantes
Preparar el menú de catering
2 personas
Hacer reservas
Recopilar información de los ponentes
Recibir presentaciones
Revisar las presentaciones
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir folletos del programa
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Decorizar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colgar señalizadores
2 personas
Comprobar los baños
Colocar cubos de basura
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing al equipo de catering
4 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Acompañar la inauguración
Anunciar a los ponentes
Coordinar presentaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Acompañar a los participantes a la cena
2 personas
Abrir el bufé de la cena
4 personas
Rellenar el bufé de cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Servir café después de la cena
2 personas
Coordinar el momento de networking
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recoger vasos y tazas
2 personas
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Desmontar el catering
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Limpiar los baños
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Agradecer a los ponentes
Enviar correo de agradecimiento a los participantes
Compartir fotos y presentaciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de registrocant. 2
- Mesas de buffetcant. 8
- Mesas bistrocant. 12
- Sillas de congresocant. 110
- Mesas altascant. 10
- Manteleríacant. 20
- Sillas para ponentescant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 130
- Platos de postrecant. 120
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 140
- Copas de vinocant. 120
- Cubiertoscant. 130
- Cubiertos de serviciocant. 20
- Cucharillas de cafécant. 120
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentacióncant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 20
- Bandejas para servircant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Cucharonescant. 12
- Pinzascant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Papel de aluminiocant. 4
Decoración
- Banderas de la empresacant. 4
- Arreglos floralescant. 8
- Cartas del menúcant. 20
- Portanombrescant. 120
- Señales de orientacióncant. 8
- Atril para presentaciones
Iluminación
- Luces decorativascant. 12
- Cables de luzcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de abrir las inscripciones. Si el programa cambia después, tendrás que corregir invitaciones, material promocional y respuestas a los participantes.
- Pide las presentaciones con antelación y revísalas antes del día del congreso. Comprueba que cada archivo funciona en el portátil previsto y que los cables HDMI, el proyector, la pantalla y el clic de presentación están disponibles.
- No dejes el catering para el último momento: recopila las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el menú antes de hacer la compra. Calcula también el servicio de bebidas, café y aperitivos para toda la jornada.
- Prepara las acreditaciones y la lista de participantes cuando las inscripciones estén suficientemente cerradas. Imprime algunos ejemplares adicionales para cambios de última hora y coloca el mostrador de registro antes de abrir las puertas.
- Haz una prueba técnica y un recorrido por la sala el mismo día, antes de recibir asistentes. Verifica micrófonos, altavoces, regletas, cables alargadores, mesas, sillas y la distribución de buffet y registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un congreso de hostelería?
- Abre el formulario cuando la fecha, la ubicación y el programa estén confirmados. Como mínimo, deja varias semanas entre la apertura y el congreso para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y preguntas de los participantes.
- ¿Cuándo debo pedir las presentaciones de los ponentes?
- Solicítalas antes del evento y fija una fecha límite concreta para recibirlas. Reserva tiempo para revisar cada presentación y hacer una prueba técnica, especialmente si participan varios ponentes o se utilizan micrófonos y proyección.
- ¿Cuántas acreditaciones y listas de participantes debo imprimir?
- Imprime una acreditación por persona inscrita y prepara copias adicionales para cambios o registros tardíos. Lleva también varias listas de participantes actualizadas para el mostrador de registro y para el equipo de organización.
- ¿Cuándo se prepara la sala del congreso?
- Abre la ubicación con tiempo suficiente el mismo día para comprobar los espacios y montar mesas, sillas y el registro antes de la llegada del público. La revisión técnica debe hacerse antes de que empiece la primera sesión, no durante la recepción.
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