Checklist pour organiser des concessions de restauration

Une concession de restauration réussie se prépare bien avant l’ouverture du comptoir. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le menu, les intervenants et le matériel, puis garder du temps pour l’installation et les vérifications. Ce plan réunit 73 tâches et 52 éléments à prévoir, de la confirmation du lieu au refroidissement des boissons. Utilisez-le dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute et arriver le jour J avec un espace prêt à accueillir les participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le matériel promotionnel
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des participants
Composer le menu traiteur
2 personnes
Faire les réservations
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Vérifier les présentations
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les programmes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Décorer le bureau d'accueil
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les poubelles
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
4 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
Annoncer les intervenants
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Accompagner les participants au dîner
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le café après le dîner
2 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Rassembler les verres et les tasses
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remercier les intervenants
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
Partager les photos et les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 8
Tables bistrotqté 12
Chaises de conférenceqté 110
Tables hautesqté 10
Nappesqté 20
Chaises des intervenantsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Couvertsqté 130
Couverts de serviceqté 20
Cuillères à caféqté 120

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 4
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 20
Supports de badges nominatifsqté 120
Panneaux directionnelsqté 8
Pupitre de présentation

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Câbles d'éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et le programme, puis ouvrez rapidement les inscriptions. Prévoyez une date limite située au moins 7 jours avant l’événement pour recueillir les besoins alimentaires et répondre aux questions.
Finalisez le menu avant de faire les réservations et les courses. Pour chaque plat, notez les quantités, les allergènes et le mode de service afin d’éviter de chercher une solution pendant l’installation.
Demandez les présentations des intervenants au moins 5 jours avant l’événement et vérifiez-les sur l’ordinateur qui servira le jour J. Testez aussi le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI et le cliqueur.
Préparez les badges, la liste des participants et les programmes la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les inscriptions tardives et les erreurs de nom sont fréquentes à l’accueil.
Réservez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour ouvrir le lieu, vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, puis organiser le buffet. Refroidissez les boissons dès que possible et gardez les éléments sensibles au frais jusqu’au service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser des concessions de restauration ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Confirmez d’abord le lieu et le programme, puis lancez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une concession de restauration ?: Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez davantage si vous devez installer plusieurs tables de buffet, des machines à café, des glacières et du matériel de présentation.
Quand faut-il finaliser le menu traiteur ?: Finalisez le menu 10 à 14 jours avant l’événement, après avoir analysé les inscriptions et les contraintes alimentaires. Faites ensuite les réservations et établissez la liste précise des courses.
Quel matériel vérifier avant l’ouverture ?: Vérifiez au moins 24 heures avant l’ouverture la vaisselle, les couverts, les tables, les chaises, les boissons et les équipements audiovisuels. Le jour J, testez chaque microphone, le projecteur, l’ordinateur, les multiprises et les rallonges avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.