Hondenbeurs organiseren: checklist en planning

Een hondenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en bezoekers uitnodigen. Je regelt tegelijk de indeling, exposanten, demonstraties, bezoekersregistratie en voorzieningen voor honden. Begin met datum en locatie, werk daarna via aanmeldingen en standplaatsen naar het programma en de logistiek. In de laatste week controleer je vooral informatie voor bezoekers, materialen, vrijwilligers en voorzieningen zoals waterbakken, afzethekken en hondenpoepzakdispensers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Exposanten aanmelden
2 personen
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Leveranciers bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Demonstraties vastleggen
2 personen
Plattegrond naar exposanten sturen
Bezoekersinformatie publiceren
Parkeerinformatie versturen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Informatieborden printen
Polsbandjes sorteren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Exposantenbalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Standplaatsen markeren
3 personen
Exposantenpakketten klaarleggen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Hondenwaterpunten plaatsen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Hondenrustzone inrichten
3 personen
Demonstratieruimte afzetten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Exposanten ontvangen
4 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Entree openen
4 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers wegwijs maken
3 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Programma aankondigen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hondenwater verversen
2 personen
Hondenpoep opruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Exposanten laten uitladen
3 personen

Nazorg

Exposantenmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Demonstratieruimte opruimen
3 personen
Hondenrustzone opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Exposantenfacturen verzamelen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Partytentenaantal 4
Klapbaliesaantal 4
Statafelsaantal 8
Hondenbenchaantal 6
Rubberen vloermattenaantal 20

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 150
Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Soeplepelsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Powerbanksaantal 6

Hondenmateriaal

Waterbakkenaantal 16
Voerbakkenaantal 6
Drinkwatercontainersaantal 8
Hondenpoepzakdispensersaantal 12
Hondenpoepzakhoudersaantal 12
Afzethekkenaantal 20
Hondenriemenaantal 8
Halsbandenaantal 8
Speelballenaantal 20
Apporteerwerpersaantal 4
Borstelsetsaantal 6
Trainingsclickersaantal 6

Registratie

Naamkaartjesaantal 600
Lanyardsaantal 100
Polsbandjesaantal 600
Badgehoudersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Kassakistaantal 2
Betaalterminalsaantal 2

Decoratie

Beursvlaggenaantal 12
Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 200
Tafelkledenaantal 30
Standbordjesaantal 40
Pijlbordenaantal 20
Programmabordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 2
Papierversnipperaar

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Opslagbakkenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg standplaatsen pas definitief vast nadat de belangrijkste exposanten zijn aangemeld. Stuur de plattegrond daarna uiterlijk 7 dagen voor de beurs, zodat iedereen weet waar tafels, klapbalies en demonstratieruimtes komen.
Plan demonstraties met vaste begin- en eindtijden en zet die op één programma. Reserveer per demonstratie extra ruimte en controleer vooraf of luidsprekers, microfoons en verlengkabels beschikbaar zijn.
Verstuur parkeerinformatie en bezoekersinformatie minstens 5 dagen vooraf. Vermeld daarin ook waar honden water krijgen, waar afzethekken staan en hoe bezoekers hun aanmelding of polsbandje ophalen.
Tel hondenvoorzieningen niet alleen per stand, maar voor de hele route. Zet op meerdere punten waterbakken en drinkwatercontainers neer en plaats hondenpoepzakdispensers bij entrees, doorgangen en uitgang.
Maak de laatste voorbereidingsdag vrij voor fysieke controle: koel dranken, sorteer polsbandjes, druk bezoekerslijsten en naambadges af en breng materialen zoals rubberen vloermatten, hondenbenches en stoelen naar de locatie. Laat vrijwilligers daarna kort instrueren over ontvangst, routing en incidenten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een hondenbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Open de bezoekersaanmelding zodra het programma en de belangrijkste informatie vaststaan, bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de beurs.
Wanneer verstuur ik de plattegrond van een hondenbeurs?: Stuur de definitieve plattegrond uiterlijk 7 dagen voor de beurs naar exposanten en vrijwilligers. Vermeld daarop standplaatsen, demonstratieruimtes, entree, looproutes, hondenvoorzieningen en eventuele afzethekken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hondenbeurs?: Reken bij een kleine tot middelgrote beurs op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke post: ontvangst, routing, programma en algemene ondersteuning. Plan daarnaast 1 reservevrijwilliger voor pauzes en onverwachte situaties.
Wat moet ik voor honden op een beurs regelen?: Zet op meerdere plekken waterbakken en drinkwatercontainers neer en plaats hondenpoepzakdispensers bij de entree, drukke doorgangen en uitgang. Controleer dit uiterlijk 1 dag vooraf en vul de voorraad tijdens de beurs minstens twee keer aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.