Organiser un salon canin sans rien oublier

Un salon canin demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, chiens, démonstrations et accueil. Cette checklist suit l’ordre utile : confirmer le lieu, ouvrir les inscriptions, répartir les emplacements, préparer le matériel puis briefer l’équipe. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les informations de parking, les gamelles d’eau et les panneaux sur place. Les dernières vérifications se concentrent sur les badges, les bracelets, les boissons et l’acheminement du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Inscrire les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Confirmer les fournisseurs
Établir le programme
2 personnes
Documenter les démonstrations
2 personnes
Envoyer le plan aux exposants
Publier les informations aux visiteurs
Envoyer les infos de parking
Briefer les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux d'information
Trier les bracelets
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter le comptoir des exposants
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Marquer les emplacements
3 personnes
Préparer les packs exposants
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer des points d’eau pour chiens
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager une zone de repos pour chiens
3 personnes
Balisage de l’espace de démonstration
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Orienter les visiteurs
3 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Annoncer le programme
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Changer l’eau des chiens
2 personnes
Ramasser les déjections canines
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Faire décharger les exposants
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel des exposants
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Ranger la salle de démonstration
3 personnes
Ranger la zone de repos des chiens
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Trier les objets trouvés
Collecter les factures des exposants
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Guichets pliantsqté 4
Tables hautesqté 8
Cage pour chienqté 6
Tapis de sol en caoutchoucqté 20

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Batteries externesqté 6

Matériel pour chiens

Bacs à eauqté 16
Gamellesqté 6
Contenants d'eau potableqté 8
Distributeurs de sacs à déjections caninesqté 12
Porte-sacs à déjections caninesqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Laisses pour chiensqté 8
Colliersqté 8
Ballons de jeuqté 20
Lanceurs de rapportqté 4
Sets de brossesqté 6
Clickers d’entraînementqté 6

Inscription

Badges nominatifsqté 600
Lanyardsqté 100
Braceletsqté 600
Porte-badgesqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Caisse de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Décoration

Drapeaux du salonqté 12
Guirlandesqté 10
Ballonsqté 200
Nappesqté 30
Panneaux de standqté 40
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux du programmeqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Destructeur de documents

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Pains de glaceqté 30
Bacs de rangementqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan du salon avant d’attribuer les emplacements : prévoyez des passages assez larges pour les visiteurs avec un chien et placez les démonstrations à distance des zones les plus calmes.
Envoyez aux exposants le plan et les consignes au moins 7 jours avant l’ouverture. Ils pourront vérifier leur emplacement, leurs besoins en matériel et leur accès au site.
Ne limitez pas l’accueil aux tables et aux chaises : prévoyez des bacs à eau, des gamelles, des sacs à déjections et des barrières de sécurité dans les zones fréquentées par les chiens.
Préparez les badges nominatifs, la liste imprimée des visiteurs et les bracelets la veille. Gardez une version numérique des inscriptions pour retrouver rapidement une personne en cas de modification.
Organisez l’arrivée du matériel par ordre d’installation : mobilier et tentes d’abord, sonorisation et rallonges ensuite, puis boissons, en-cas et signalétique. Refroidissez les boissons avant le début de l’accueil.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon canin ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant le salon. Fermez les inscriptions visiteurs 3 à 5 jours avant l’événement afin d’imprimer la liste et de préparer les badges.
Combien de temps faut-il pour installer un salon canin ?: Prévoyez au moins 4 heures pour installer les tentes, tables, barrières, sonorisation, signalétique et espaces pour les chiens. Ajoutez 1 heure pour les contrôles finaux et le briefing des bénévoles.
Quand envoyer le plan aux exposants ?: Envoyez le plan définitif au minimum 7 jours avant le salon, après avoir confirmé les fournisseurs et les réservations de matériel. Rappelez les horaires d’arrivée et les informations de parking dans le même message.
Que faut-il prévoir pour les chiens pendant un salon canin ?: Prévoyez des points d’eau accessibles, des gamelles, des contenants d’eau potable et des distributeurs de sacs à déjections. Vérifiez ces installations au moins 2 fois pendant la journée et remplacez les sacs dès qu’un support est presque vide.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.