Hundeausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Hundeausstellung braucht mehr als Aussteller und einen Veranstaltungsort. Du musst Anmeldungen, Standplätze, Besucherinformationen, Vorführungen und die Versorgung von Mensch und Hund aufeinander abstimmen. Plane den Messeplan früh und verschicke Lageplan, Parkhinweise und wichtige Besucherinformationen rechtzeitig. Diese Checkliste umfasst 72 Aufgaben und 67 benötigte Gegenstände – von Namensschildern und Armbändern bis zu Hundeboxen, Trinkwassercontainern und Absperrgittern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Messeplan erstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Aussteller anmelden
2 Personen
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Materialreservierungen erstellen
Lieferanten bestätigen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Vorführungen dokumentieren
2 Personen
Lageplan an die Aussteller senden
Besucherinformationen veröffentlichen
Parkinformationen versenden
Freiwillige einweisen
2 Personen
Besucherliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Infotafeln drucken
Armbänder sortieren
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Ausstellerempfang aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Standplätze markieren
3 Personen
Ausstellerpakete bereitlegen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Hunde-Wasserstellen aufstellen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Hunderuhezone einrichten
3 Personen
Demonstrationsbereich absperren
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Aussteller empfangen
4 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen

Event

Eingang öffnen
4 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Besucher orientieren
3 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Programm ankündigen
Vorführungen betreuen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Hunde-Wasser wechseln
2 Personen
Hundekot beseitigen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Bestand prüfen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
4 Personen
Aussteller ausladen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Ausstellerunterlagen sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Demonstrationsbereich aufräumen
3 Personen
Hunde-Ruhezone aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Gefundene Gegenstände sortieren
Ausstellerrechnungen sammeln
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 30
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
PartyzelteAnz. 4
KlappthekenAnz. 4
StehtischeAnz. 8
HundeboxAnz. 6
GummibodenmattenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertablettsAnz. 12
SuppenkellenAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
PowerbanksAnz. 6

Hundezubehör

WasserbehälterAnz. 16
FutternäpfeAnz. 6
TrinkwassercontainerAnz. 8
Hundekotbeutel-SpenderAnz. 12
Hunde- KotbeutelspenderAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 20
HundeleinenAnz. 8
KragenAnz. 8
SpielbälleAnz. 20
ApporteurwerferAnz. 4
BürstensetsAnz. 6
TrainingsclickerAnz. 6

Registrierung

NamensschilderAnz. 600
LanyardsAnz. 100
ArmbänderAnz. 600
BadgehalterAnz. 100
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
KassetteAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2

Dekoration

MessefahnenAnz. 12
GirlandenAnz. 10
BallonsAnz. 200
TischdeckenAnz. 30
StandbeschilderungAnz. 40
WegweiserAnz. 20
ProgrammschilderAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 8
HandtuchspenderAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Aktenvernichter

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Erst danach lassen sich Aussteller einladen, Standplätze vergeben und Lieferanten verbindlich bestätigen.
Schließe die Ausstelleranmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor der Ausstellung. Plane anschließend die Standplätze und sende den fertigen Lageplan spätestens 7 Tage vorher an alle Aussteller.
Veröffentliche Besucherinformationen mindestens 10 Tage vor dem Termin. Parkhinweise, Anreise, Programm und Hinweise zur Hundehaltung vor Ort verhindern Rückfragen am Veranstaltungstag.
Bereite Namensschilder, Infotafeln, Armbänder und die Besucherliste am Vortag vor. Sortiere die Unterlagen nach Aufgabe, damit Helfer sie morgens ohne langes Suchen ausgeben können.
Kühle Getränke und bringe Materialien, Lautsprecher, Mikrofone, Verlängerungskabel sowie Wasser- und Futternäpfe vor dem Einlass zum Veranstaltungsort. Stelle für jeden Ausstellungsbereich Wasser, Hundekotbeutel und sichere Absperrungen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Hundeausstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Messeplan. Für Einladungen, Anmeldungen, Lieferanten und Helferbriefing bleiben dann ausreichend Zeitreserven.
Wann sollte die Anmeldung für Aussteller geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor der Hundeausstellung. So kannst du Standplätze zuweisen, Ernährungswünsche erfassen und den Lageplan spätestens 7 Tage vorher versenden.
Welche Informationen brauchen Besucher vor einer Hundeausstellung?: Versende spätestens 10 Tage vorher Anreise- und Parkinformationen, Programm, Einlasshinweise und wichtige Regeln für Hunde. Ergänze kurzfristige Änderungen noch einmal 24 bis 48 Stunden vor Beginn.
Was muss am Tag vor der Hundeausstellung vorbereitet werden?: Bereite Namensschilder, Infotafeln, Armbänder und die Besucherliste am Vortag vor. Bringe außerdem Materialien und Technik zum Veranstaltungsort und stelle Trinkwassercontainer, Futternäpfe, Hundekotbeutel-Spender und Absperrgitter bereit.

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