Zo organiseer je een hondenbeurs zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en capaciteit; die bepalen hoeveel exposanten en bezoekers je kunt ontvangen. Werk daarna de plattegrond uit, nodig exposanten uit en open tegelijk de bezoekersaanmelding. Leg demonstraties, leveranciers en materialen vroeg vast, omdat vooral stroom, geluidsapparatuur en hondenvoorzieningen vaak te laat worden geregeld. In de laatste week draait het om bevestigingen, duidelijke informatie, badges, polsbandjes en een korte briefing van vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
3
Exposanten uitnodigen
2 personen
4
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Exposanten aanmelden
2 personen
7
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standplaatsen toewijzen
2 personen
10
Reserveringen voor materialen maken
11
Leveranciers bevestigen
12
Programma samenstellen
2 personen
13
Demonstraties vastleggen
2 personen
14
Plattegrond naar exposanten sturen
15
Bezoekersinformatie publiceren
16
Parkeerinformatie versturen
17
Vrijwilligers instrueren
2 personen
18
Bezoekerslijst afdrukken
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Informatieborden printen
21
Polsbandjes sorteren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Materialen naar locatie brengen
4 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Entreebalie opbouwen
2 personen
28
Exposantenbalie opbouwen
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
30
Standplaatsen markeren
3 personen
31
Exposantenpakketten klaarleggen
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Hondenwaterpunten plaatsen
3 personen
34
Afvalpunten plaatsen
2 personen
35
Hondenrustzone inrichten
3 personen
36
Demonstratieruimte afzetten
3 personen
37
Decoratie ophangen
2 personen
38
Geluidsapparatuur testen
2 personen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
3 personen
41
Exposanten ontvangen
4 personen
42
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

43
Entree openen
4 personen
44
Bezoekers registreren
4 personen
45
Bezoekers wegwijs maken
3 personen
46
Exposanten ondersteunen
2 personen
47
Programma aankondigen
48
Demonstraties begeleiden
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hondenwater verversen
2 personen
53
Hondenpoep opruimen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Voorraad controleren
57
Laatste ronde aankondigen
58
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
59
Exposanten laten uitladen
3 personen

Nazorg

60
Exposantenmaterialen verzamelen
3 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
62
Demonstratieruimte opruimen
3 personen
63
Hondenrustzone opruimen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Koelboxen leegmaken
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Materialen terugbrengen
4 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen sorteren
71
Exposantenfacturen verzamelen
72
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Partytentenaantal 4
Klapbaliesaantal 4
Statafelsaantal 8
Hondenbenchaantal 6
Rubberen vloermattenaantal 20

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 150
Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Soeplepelsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Powerbanksaantal 6

Hondenmateriaal

Waterbakkenaantal 16
Voerbakkenaantal 6
Drinkwatercontainersaantal 8
Hondenpoepzakdispensersaantal 12
Hondenpoepzakhoudersaantal 12
Afzethekkenaantal 20
Hondenriemenaantal 8
Halsbandenaantal 8
Speelballenaantal 20
Apporteerwerpersaantal 4
Borstelsetsaantal 6
Trainingsclickersaantal 6

Registratie

Naamkaartjesaantal 600
Lanyardsaantal 100
Polsbandjesaantal 600
Badgehoudersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Kassakistaantal 2
Betaalterminalsaantal 2

Decoratie

Beursvlaggenaantal 12
Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 200
Tafelkledenaantal 30
Standbordjesaantal 40
Pijlbordenaantal 20
Programmabordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 2
Papierversnipperaar

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Opslagbakkenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je standplaatsen toewijst. Reserveer ruimte voor looproutes, demonstraties, afzethekken, hondenbenches en rubberen vloermatten; zet waterbakken en drinkwatercontainers op meerdere vaste punten.
Stuur exposanten uiterlijk twee weken vooraf hun standplaats, opbouwinformatie en parkeerinstructies. Vraag meteen welke tafel- of stroombehoefte ze hebben, zodat verlengkabels en stekkerdozen niet op de beursdag ontbreken.
Plan demonstraties met exacte tijden en bouw minimaal 15 minuten wisseltijd in. Test luidsprekers en microfoons vóór de bezoekers binnenkomen en wijs één vrijwilliger aan die het programma bewaakt.
Richt de bezoekersregistratie de dag ervoor af. Druk de bezoekerslijst en naambadges, sorteer polsbandjes en leg informatieborden klaar bij de ingang; zo staat niemand te wachten terwijl je nog moet zoeken.
Regel hondenvoorzieningen niet alleen voor het programma, maar voor de hele openingsduur. Zet hondenpoepzakdispensers en -houders bij entree en uitgang, vul waterpunten vooraf en controleer halverwege of zakken en drinkwater nog beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hondenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Open de bezoekersaanmelding zodra de basisplattegrond en het programma voldoende vaststaan; bevestig leveranciers en materialen uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een hondenbeurs?: Reken niet alleen met standruimte, maar ook met brede looproutes, demonstratiezones en plekken voor honden en hun begeleiders. Maak de plattegrond minimaal 4 weken vooraf en houd bij iedere stand ruimte vrij voor een tafel, stoelen en veilige doorgang.
Wat moet je voor honden regelen op een hondenbeurs?: Voorzie bij de ingang en verspreid over de locatie waterbakken, drinkwatercontainers en hondenpoepzakdispensers. Controleer deze voorzieningen minstens 2 keer tijdens de beurs en gebruik afzethekken waar demonstraties of drukke zones daarom vragen.
Wanneer stuur je bezoekersinformatie voor een hondenbeurs?: Stuur de praktische informatie 7 tot 10 dagen vooraf. Vermeld daarin openingstijden, parkeerinformatie, toegangsprocedure en wat bezoekers met hun hond moeten weten; stuur een korte herinnering 1 dag voor de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.