Checklist para organizar una feria canina sin imprevistos

Organizar una feria canina exige coordinar expositores, visitantes, demostraciones y necesidades específicas de los perros. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y distribuir los puestos hasta preparar acreditaciones, bebidas y materiales. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como el plano para los expositores, las preferencias dietéticas y las instrucciones para voluntarios. Úsala como guía de preparación y consulta las listas de tareas y materiales antes de trasladarlo todo al recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Crear el plano de la feria
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Registrar expositores
2 personas
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Hacer reservas de material
Confirmar proveedores
Elaborar el programa
2 personas
Registrar las demostraciones
2 personas
Enviar el plano a los expositores
Publicar información para visitantes
Enviar la información de aparcamiento
Instruir a los voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir los carteles informativos
Clasificar las pulseras
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el mostrador de expositores
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
Preparar los paquetes de los expositores
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar puntos de agua para perros
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar una zona de descanso para perros
3 personas
Delimitar la zona de demostración
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Realizar la última revisión de seguridad
3 personas

Evento

Abrir la entrada
4 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Orientar a los visitantes
3 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar demostraciones
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Cambiar el agua de los perros
2 personas
Recoger cacas de perro
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Dejar que los expositores descarguen
3 personas

Seguimiento

Recoger el material de los expositores
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Recoger la sala de demostraciones
3 personas
Recoger la zona de descanso para perros
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Reunir las facturas de los expositores
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 30
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Carpas de fiestacant. 4
Mostradores plegablescant. 4
Mesas altascant. 8
Jaula para perroscant. 6
Alfombrillas de gomacant. 20

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharones para sopacant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Baterías externascant. 6

Material para perros

Bandejas de aguacant. 16
Cuencos para comidacant. 6
Contenedores de agua potablecant. 8
Dispensadores de bolsas para excrementos de perrocant. 12
Portabolsas para excrementos de perrocant. 12
Vallas de separacióncant. 20
Correas para perroscant. 8
Lanyardscant. 8
Pelotas de juegocant. 20
Lanzadores para recoger objetoscant. 4
Set de cepilloscant. 6
Clickers de entrenamientocant. 6

Registro

Tarjetas de nombrecant. 600
Lanyardscant. 100
Pulserascant. 600
Portabadgescant. 100
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Caja registradoracant. 2
Terminales de pagocant. 2

Decoración

Banderas de feriacant. 12
Guirnaldascant. 10
Globoscant. 200
Mantelescant. 30
Carteles de standcant. 40
Carteles direccionalescant. 20
Carteles del programacant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de toallascant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Destructora de papel

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Cajas de almacenamientocant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de invitar a expositores: necesitas esos datos para abrir las inscripciones y explicar el acceso, el aparcamiento y la distribución de los puestos.
Define el plano con antelación y asigna cada espacio antes del día del evento. Envía el plano a los expositores cuando sus reservas estén confirmadas para evitar cambios al montar las mesas, carpas y mostradores.
Abre por separado el registro de expositores y el de visitantes. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y deja preparada la lista de visitantes para imprimirla antes de la llegada del público.
Fija un plazo para recibir las demostraciones y prepara el programa con tiempo. Los altavoces, micrófonos, cables alargadores y regletas deben comprobarse antes del montaje, no cuando empiece la primera actividad.
Prepara una zona claramente identificada para las necesidades de los perros: agua potable, cuencos, bolsas para excrementos, vallas y correas. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, mientras los materiales se trasladan al recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria canina?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva primero la fecha y la ubicación, y deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, programa, proveedores, voluntarios, acreditaciones y materiales.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria canina?: Ábrelas entre 6 y 8 semanas antes del evento. Mantén el registro activo durante varias semanas y fija una fecha de cierre que permita imprimir la lista de visitantes y preparar las pulseras con tiempo.
¿Cuándo se envía el plano de la feria a los expositores?: Envíalo cuando los espacios estén asignados y, como mínimo, 7 días antes. Así cada expositor puede revisar la ubicación de su puesto y comunicarte cualquier problema antes del montaje.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria canina?: El día anterior conviene dejar listos el programa, los carteles, las acreditaciones, las pulseras y las instrucciones de los voluntarios. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y comprueba que los materiales y equipos estén preparados para transportarlos al recinto.

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