Checklist voor een hogeschool open dag organiseren

Een hogeschool open dag bestaat uit veel parallelle onderdelen: lokalen, informatiekramen, voorlichtingssessies, registratie en techniek. Begin met datum, programma en ruimteverdeling voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna regel je aanmeldingen, route-informatie, personeel, materialen en catering. Plan in de laatste week een controle per lokaal, zodat presentaties, microfoons, plattegronden en aanwezigheidslijsten op de dag zelf klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Lokalen en ruimtes reserveren
2 personen
Informatiekramen indelen
2 personen
Voorlichtingssessies plannen
3 personen
Docenten en studenten uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldbevestigingen versturen
2 personen
Routebeschrijving publiceren
Parkeerinformatie publiceren
Plattegronden opmaken
2 personen
Programmafolders bestellen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijsten printen
Voorlichtingsmateriaal verzamelen
4 personen
Presentaties controleren
3 personen
Techniek per ruimte testen
3 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Beveiligingsinstructies opstellen
2 personen
Ontruimingsroutes controleren
2 personen
EHBO-materialen controleren
Sleutels en toegangspassen ophalen
2 personen
Boodschappen ophalen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Informatiekramen opbouwen
8 personen
Bewegwijzering ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Presentaties klaarzetten
4 personen
Koffiepunten inrichten
4 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
4 personen
Bezoekers verwelkomen
6 personen
Aanmeldingen controleren
3 personen
Programmafolders uitdelen
3 personen
Bezoekers naar lokalen verwijzen
4 personen
Studie-informatie verstrekken
12 personen
Opleidingspresentaties verzorgen
10 personen
Rondleidingen begeleiden
6 personen
Studentenpanel begeleiden
4 personen
Studiekeuzegesprekken voeren
8 personen
International office bemannen
3 personen
Studentenadministratie bemannen
3 personen
Facilitaire vragen beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffiepunten schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Fotopunten beheren
2 personen
Socialmedia-updates plaatsen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Informatiekramen afbreken
8 personen
Techniek uitschakelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Servies verzamelen
4 personen
Overgebleven catering koelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Sleutels en passen inleveren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankmail naar bezoekers sturen
2 personen
Opvolgvragen van bezoekers beantwoorden
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 3
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 20
Loungebankenaantal 6
Klaptafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Beameraantal 8
Projectieschermenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 8
HDMI-kabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Oplaadstationsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 5
Waterkokersaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 220
Glazenaantal 220
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Messenaantal 220
Lepelsaantal 220
Serveerplateausaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 10
Waterkannenaantal 12
Scharenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 30
Bewaardozenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompenaantal 4
Bloemstukkenaantal 10
Tafelkledenaantal 24
Naambadgesaantal 220
Badgehoudersaantal 220

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 10
LED-bouwlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Vloertrekkersaantal 3
Stofzuigersaantal 3
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handdesinfectieaantal 12
Toiletborstelsaantal 6

Catering

Koffieschenkkannenaantal 8
Suikerbakjesaantal 8
Melkkannetjesaantal 8
Koffielepeltjesaantal 120
Servettenhoudersaantal 12
Drankdispensersaantal 6
Boodschappen

Tips

Leg per ruimte vast hoeveel bezoekers en welke sessie er gepland zijn. Reserveer niet alleen lokalen voor presentaties, maar ook plekken voor registratie, informatiekramen, catering en wachtrijen.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma definitief zijn. Vraag meteen dieetwensen uit en stuur na verwerking een bevestiging met routebeschrijving, parkeerinformatie en het programma.
Test techniek per ruimte uiterlijk één week vooraf met de laptop, beamer, HDMI-kabel, presentatieklikker en microfoon die daar daadwerkelijk gebruikt worden. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee voor aansluitingen die tijdens de test ontbreken.
Maak naambadges en aanwezigheidslijsten niet pas op de ochtend zelf. Print de lijsten kort voor de open dag opnieuw, zodat late aanmeldingen en afmeldingen nog verwerkt zijn.
Controleer 48 uur vooraf de ontruimingsroutes, EHBO-materialen, beveiligingsinstructies en eventuele meldingen of vergunningen. Wijs per gebouw of zone een verantwoordelijke aan die tijdens de dag direct kan handelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hogeschool open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en personeelsplanning. Open het aanmeldformulier zodra deze basis vaststaat; reserveer de laatste 7 dagen voor controles en wijzigingen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een hogeschool open dag versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, zodra het programma en de aanmeldlink beschikbaar zijn. Stuur 3 tot 5 dagen voor de open dag een praktische herinnering met route, parkeren en aanvangstijden.
Hoeveel tijd kost het om techniek voor een open dag te testen?: Plan per presentatieruimte minimaal 20 tot 30 minuten voor een volledige test. Controleer daarbij beeld, geluid, presentaties, kabels en stroom; test alle ruimtes uiterlijk één week vooraf.
Wanneer print je naambadges en aanwezigheidslijsten?: Maak de eerste versie van de naambadges en lijsten 2 tot 3 dagen vooraf. Print een bijgewerkte versie op de laatste werkdag, zodat aanmeldingen en afmeldingen nog zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.