Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas universitaria

Una jornada de puertas abiertas universitaria necesita más que aulas disponibles y una fecha. Hay que coordinar inscripciones, sesiones informativas, puestos por facultad, recorridos, acreditaciones y equipos técnicos en cada sala. Esta checklist reúne las 78 tareas y 62 materiales del plan, desde la reserva de espacios hasta las comprobaciones de seguridad. Úsala por fases para detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día: permisos, preferencias dietéticas, cables, listas de asistencia y rutas de evacuación.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
3 personas
Reservar aulas y espacios
2 personas
Distribuir los puestos informativos
2 personas
Planificar las sesiones informativas
3 personas
Invitar a profesores y estudiantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones de inscripción
2 personas
Publicar la ruta
Publicar información de estacionamiento
Preparar los planos
2 personas
Encargar folletos del programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir listas de asistencia
Recopilar material informativo
4 personas
Revisar las presentaciones
3 personas
Probar la tecnología por sala
3 personas
Pedir el catering
2 personas
Pedir la compra
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Comprobar rutas de evacuación
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Recoger las llaves y las tarjetas de acceso
2 personas
Recoger la compra
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de recepción
3 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar los puestos de información
8 personas
Colgar señalización
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Preparar las presentaciones
4 personas
Montar puntos de café
4 personas
Preparar aperitivos
5 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
6 personas
Comprobar las inscripciones
3 personas
Repartir folletos del programa
3 personas
Indicar a los visitantes los locales
4 personas
Proporcionar información de la investigación
12 personas
Presentar las formaciones
10 personas
Guiar visitas
6 personas
Coordinar el panel de estudiantes
4 personas
Realizar entrevistas de orientación académica
8 personas
Atender la oficina internacional
3 personas
Atender la administración de estudiantes
3 personas
Responder a consultas de servicios generales
2 personas
Servir café y té
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Mantener limpias las zonas de café
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Gestionar los puntos de fotos
2 personas
Publicar actualizaciones en redes sociales
2 personas
Registrar objetos perdidos
Despedir a los últimos visitantes
4 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos de información
8 personas
Apagar la técnica
3 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Refrigerar la catering sobrante
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
6 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
4 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Entregar las llaves y tarjetas
Gestionar objetos perdidos
Enviar correo de agradecimiento a los visitantes
2 personas
Responder a las preguntas de seguimiento de los visitantes
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas informativascant. 18
Mesas de registrocant. 3
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 20
Sofás loungecant. 6
Mesas plegablescant. 8
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12

Equipo

Portátilescant. 12
Proyectorcant. 8
Pantallas de proyeccióncant. 8
Pulsadores de presentacióncant. 8
Cables HDMIcant. 12
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Estaciones de cargacant. 4
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 5
Teterascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 220
Vasoscant. 220
Platoscant. 220
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 220
Cucharascant. 220
Bandejas para servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Termos de cafécant. 10
Jarras de aguacant. 12
Tijerascant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Acumuladores de fríocant. 30
Cajas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 200
Bombas para globoscant. 4
Arreglos floralescant. 10
Mantelescant. 24
Credencialescant. 220
Portabadgescant. 220

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Focos LED de obracant. 6

Limpieza

Papeleracant. 18
Limpiacristalescant. 3
Aspiradorascant. 3
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Desinfectante de manoscant. 12
Escobillas de bañocant. 6

Catering

Jarras para servir cafécant. 8
Azucareroscant. 8
Jarras de lechecant. 8
Cucharillas de cafécant. 120
Porta-servilletascant. 12
Dispensadores de bebidascant. 6
Compras

Consejos

Empieza a cerrar la fecha, el programa y las aulas con varias semanas de margen: las sesiones informativas y los puestos necesitan espacios distintos y horarios que no se solapen.
Abre el formulario de inscripción antes de publicar la ruta definitiva. Pregunta por preferencias dietéticas y envía la confirmación cuando ya estén claros el estacionamiento, los planos y el programa.
Asigna una mesa de registro y una lista de asistencia por acceso o franja horaria. Prepara las acreditaciones y los folletos antes del montaje para no convertir la recepción en un punto de impresión improvisado.
Haz una prueba técnica en cada sala, no solo en la principal. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables HDMI, alargadores y regletas al menos un día antes.
No dejes seguridad y catering para la víspera. Confirma permisos y notificaciones, revisa las rutas de evacuación y primeros auxilios, y verifica que las cantidades de tazas, vasos, platos y cubiertos cubren todas las sesiones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas universitaria?: Empieza la planificación al menos 6-8 semanas antes. Ese margen permite reservar aulas, definir el programa, invitar a profesores y estudiantes, abrir las inscripciones y encargar folletos sin depender de entregas urgentes.
¿Cuándo debo enviar las confirmaciones de inscripción?: Envíalas cuando falten aproximadamente 7 días, una vez confirmados el programa, la ruta, el estacionamiento y las preferencias dietéticas. Si cambia una sala o un horario, manda una actualización el mismo día.
¿Qué hay que probar antes de una jornada de puertas abiertas?: Prueba la tecnología de cada sala como mínimo 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, pulsador y conexiones. Lleva cables HDMI, alargadores y regletas de repuesto para evitar retrasos durante las sesiones.
¿Cuándo se revisan las medidas de seguridad del evento?: Haz una primera revisión al cerrar los espacios y una comprobación final entre 24 y 48 horas antes. Confirma permisos y notificaciones, instrucciones de seguridad, rutas de evacuación y material de primeros auxilios.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.