Checklist pour organiser la journée portes ouvertes de la Hogeschool

Une journée portes ouvertes réussie se joue surtout dans la coordination : les visiteurs doivent trouver rapidement leur chemin, les séances commencer à l’heure et chaque stand disposer du bon matériel. Cette checklist couvre les 78 tâches et 62 fournitures du plan, de la réservation des espaces au rangement final. Commencez par le programme et les inscriptions, puis verrouillez les plans, les équipes, la technique, la sécurité et le catering avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Réserver les salles et espaces
2 personnes
Répartir les stands d’information
2 personnes
Planifier des séances d’information
3 personnes
Inviter les enseignants et les étudiants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'inscription
2 personnes
Publier l’itinéraire
Publier les informations de stationnement
Réaliser les plans
2 personnes
Commander les brochures du programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de présence
Rassembler le matériel d'information
4 personnes
Vérifier les présentations
3 personnes
Tester la technique pour chaque salle
3 personnes
Commander le catering
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier les issues d’évacuation
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Récupérer les clés et les badges d’accès
2 personnes
Récupérer les courses
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les stands d’information
8 personnes
Installer la signalétique
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Préparer les présentations
4 personnes
Aménager les points café
4 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
4 personnes
Accueillir les visiteurs
6 personnes
Vérifier les inscriptions
3 personnes
Distribuer les programmes
3 personnes
Orienter les visiteurs vers les salles
4 personnes
Fournir des informations sur les études
12 personnes
Animer les présentations de formation
10 personnes
Accompagner les visites guidées
6 personnes
Encadrer le panel d’étudiants
4 personnes
Mener les entretiens d’orientation
8 personnes
Assurer l’accueil au bureau international
3 personnes
Assurer l’accueil au bureau des étudiants
3 personnes
Répondre aux questions logistiques
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Garder le coin café propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Gérer les points photo
2 personnes
Publier des mises à jour sur les réseaux sociaux
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner les derniers visiteurs
4 personnes

Suivi

Démonter les stands d’information
8 personnes
Éteindre la technique
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Refroidir le catering restant
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre les clés et les badges
Gérer les objets trouvés
Envoyer un e-mail de remerciement aux visiteurs
2 personnes
Répondre aux questions de suivi des visiteurs
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 18
Tables d’inscriptionqté 3
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 20
Canapés de salonqté 6
Tables pliantesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Vidéoprojecteurqté 8
Écrans de projectionqté 8
Cliques de présentationqté 8
Câbles HDMIqté 12
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 4
Pieds de microqté 4
Stations de rechargeqté 4
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 5
Bouilloiresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 220
Verresqté 220
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Thermos à caféqté 10
Carafes d’eauqté 12
Ciseauxqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 30
Boîtes de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompes à ballonsqté 4
Compositions floralesqté 10
Nappesqté 24
Badges nominatifsqté 220
Porte-badgesqté 220

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs de chantier LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 18
Raclettes de solqté 3
Aspirateursqté 3
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 12
Brosses de toilettesqté 6

Catering

Pichets à caféqté 8
Sucriersqté 8
Pichets à laitqté 8
Petites cuillères à caféqté 120
Porte-serviettesqté 12
Distributeurs de boissonsqté 6
Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les horaires des séances d’information, les salles et la durée de chaque activité. Prévoyez aussi un temps de battement de 10 à 15 minutes entre deux séances.
Ouvrez les inscriptions au moins 4 semaines à l’avance et exploitez les réponses pour le catering. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, puis envoyez une confirmation avec l’itinéraire et les informations de stationnement.
Faites un plan visiteur et un plan équipe distincts. Le premier doit montrer l’accueil, les stands, les salles et les sorties ; le second peut préciser les câbles, rallonges, multiprises et emplacements de rangement.
Testez chaque salle avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le microphone réellement utilisés. Faites ce test au plus tard la veille et gardez un jeu de câbles et de rallonges de rechange à l’accueil.
Préparez les badges nominatifs, les listes de présence et les brochures avant l’ouverture des portes. Installez la table d’inscription au moins 60 minutes avant l’arrivée prévue des premiers visiteurs, avec des stylos et une solution de recharge disponibles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes de haute école ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord les salles et espaces, fixez le programme, puis ouvrez les inscriptions environ 4 semaines avant l’événement.
Combien de temps faut-il laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez le formulaire accessible pendant 3 à 4 semaines. Fermez-le quelques jours avant la journée portes ouvertes afin de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les confirmations.
Quand tester la technique des séances d’information ?: Testez chaque salle au plus tard la veille, avec le matériel prévu pour la présentation. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les multiprises.
Quand préparer l’accueil des visiteurs ?: Installez les tables d’inscription, les badges et les listes de présence au moins 60 minutes avant l’ouverture. Placez aussi les plans, les brochures et les indications vers les stands et les salles avant l’arrivée du public.

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