Zo organiseer je een zorgvrijwilligersbeurs

Begin met de locatie, datum en opbouw van het programma voordat je organisaties en vrijwilligers uitnodigt. Een zorgvrijwilligersbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands neerzetten: je verwerkt aanmeldingen, plant workshops, controleert toegankelijkheid en stemt techniek en catering af. Werk daarna toe naar een duidelijke standindeling, bezoekersinformatie en een vrijwilligersrooster. De laatste week draait vooral om bevestigen, testen en bundelen, zodat standhouders en bezoekers op de dag zelf direct weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Zorgorganisaties uitnodigen
2 personen
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotietekst publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Standhouders bevestigen
2 personen
11
Workshops plannen
2 personen
12
Workshopbegeleiders bevestigen
13
Standindeling maken
2 personen
14
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
15
Catering bestellen
16
Techniek reserveren
17
Toegankelijkheid controleren
2 personen
18
Plattegrond uitwerken
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Programma afdrukken
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Bezoekerslijst afdrukken
23
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
24
Materialen standhouders bundelen
2 personen
25
Techniek testen
2 personen
26
Voorraad controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
32
Standwanden plaatsen
3 personen
33
Standhouders ontvangen
3 personen
34
Standmaterialen uitdelen
2 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Workshopruimtes inrichten
3 personen
38
Bewegwijzering ophangen
2 personen
39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
42
Bezoekers registreren
2 personen
43
Programma toelichten
44
Standhouders ondersteunen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes aanvullen
2 personen
48
Workshopzaal begeleiden
2 personen
49
Presentatiemateriaal ondersteunen
50
Bezoekers naar workshops wijzen
51
Pauzeplanning uitvoeren
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
55
Fotomateriaal verzamelen
56
Laatste workshop begeleiden
2 personen
57
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
58
Standhouders uitchecken
2 personen
59
Standmaterialen inzamelen
3 personen

Nazorg

60
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Keuken schoonmaken
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoon opleveren
4 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
69
Bedankbericht versturen
70
Foto's delen met standhouders

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 130
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Koelcontainersaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 6
Tangenaantal 6

Decoratie

Standwandenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 10
Pennenaantal 60
Naamkaartjesaantal 140
Badgehoudersaantal 140
Clipboardsaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Programmastandaardsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, datum en programma eerst vast. Reserveer daarnaast meteen techniek en controleer of bezoekers met een rolstoel of rollator alle stands, workshops en sanitaire voorzieningen kunnen bereiken.
Nodig zorgorganisaties uit met een vaste reactietermijn, bijvoorbeeld twee weken. Bevestig daarna per organisatie de standruimte, benodigde materialen en eventuele workshopbijdrage, zodat je standindeling niet tot het laatste moment verandert.
Open het aanmeldformulier zodra het programma staat en vraag direct naar dieetwensen. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs, zodat catering en naamkaartjes op aantallen kunnen worden afgestemd.
Plan workshops met begin- en eindtijd en bevestig elke begeleider afzonderlijk. Test beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoons minimaal één dag vooraf; controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en oplaadpunten.
Maak in de laatste week een plattegrond, bewegwijzering, programma, bezoekerslijst en naamkaartjes. Bundel informatiepakketten en materialen per standhouder en geef vrijwilligers een rooster met ontvangst, registratie, zaalwissels en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een zorgvrijwilligersbeurs?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met locatie, datum en programma. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, drukwerk, catering, standindeling en een volledige techniektest.
Hoeveel tijd kost het om een zorgvrijwilligersbeurs op te bouwen?: Reserveer op de beursdag minstens 3 uur voor tafels, stoelen, registratie, bewegwijzering, techniek en standmaterialen. Plan daarnaast 30 minuten voor de ontvangst van standhouders en een korte briefing van vrijwilligers.
Wanneer moet je de catering voor een vrijwilligersbeurs bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn en uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Verzamel dieetwensen niet later dan dat moment, zodat aantallen en alternatieven nog kunnen worden aangepast.
Wanneer test je de techniek voor een zorgvrijwilligersbeurs?: Test laptop, beamer, scherm, luidsprekers en microfoons minimaal 24 uur vooraf op de uiteindelijke plek. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer op de dag zelf nog één keer het geluid en de presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.