Organiser un salon des bénévoles en soins, étape par étape

Un salon des bénévoles en soins se prépare d’abord autour du lieu, de la date et du programme, puis des organisations invitées et des bénévoles. Ouvrez rapidement les inscriptions afin d’estimer les visiteurs, les besoins alimentaires et le nombre de badges. Les dernières semaines servent à confirmer les exposants, les animateurs, le traiteur et la technique. Prévoyez enfin un plan clair des stands, une signalétique lisible et un accueil capable de gérer les arrivées dès la première heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Inviter des organisations de soins
2 personnes
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le texte promotionnel
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les exposants
2 personnes
11
Planifier les ateliers
2 personnes
12
Confirmer les animateurs d’atelier
13
Préparer le plan du stand
2 personnes
14
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
15
Commander le catering
16
Réserver la technique
17
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
18
Élaborer le plan
19
Concevoir la signalétique
20
Imprimer le programme
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer la liste des visiteurs
23
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
24
Rassembler le matériel des exposants
2 personnes
25
Tester la technique
2 personnes
26
Vérifier les stocks
2 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
5 personnes
32
Installer les parois des stands
3 personnes
33
Accueillir les exposants
3 personnes
34
Distribuer les supports de stand
2 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
38
Installer la signalétique
2 personnes
39
Raccorder la sonorisation
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes
41
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
43
Présenter le programme
44
Soutenir les exposants
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
48
Encadrer la salle d’atelier
2 personnes
49
Soutenir le matériel de présentation
50
Orienter les visiteurs vers les ateliers
51
Établir le planning des pauses
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
55
Rassembler le matériel photo
56
Animer le dernier atelier
2 personnes
57
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
58
Faire le check-out des exposants
2 personnes
59
Récupérer le matériel de stand
3 personnes

Suivi

60
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer la cuisine
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Remettre le lieu propre
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement
70
Partager les photos avec les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8
Tentes de réceptionqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 150
Assiettesqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4
Plats de service avec couvercleqté 6
Pincesqté 6

Décoration

Panneaux de standqté 12
Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Stylosqté 60
Badges nominatifsqté 140
Porte-badgesqté 140
Presse-papiersqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Pupitres de programmeqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de lancer les invitations : vérifiez la capacité, les accès, les espaces pour les ateliers et la possibilité d’installer les tables, chaises et stands. Faites aussi le contrôle d’accessibilité avant de finaliser le plan.
Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 4 semaines avant le salon. Demandez le nom, l’organisation, les besoins alimentaires et, si nécessaire, les contraintes d’accessibilité afin d’éviter les corrections de dernière minute.
Confirmez les exposants et les animateurs d’atelier environ 2 semaines avant l’événement. À ce moment-là, récupérez leurs besoins matériels et préparez le plan des stands plutôt que de les placer le jour même.
Établissez le planning des bénévoles avec des créneaux de 2 à 3 heures. Gardez au moins une personne à l’inscription, une personne disponible pour les ateliers et un renfort pour les pauses et les imprévus.
Testez la technique la veille ou quelques heures avant l’ouverture : ordinateur, vidéoprojecteur, écrans, haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises. Préparez aussi les badges, le programme imprimé, la liste des visiteurs et les dossiers d’information dans des piles séparées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des bénévoles en soins ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à réserver le lieu et fixer le programme, puis il faut encore 2 à 3 semaines pour les invitations, les inscriptions, les exposants et la logistique.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des bénévoles ?: Ouvrez-les au moins 4 semaines avant la date. Fermez-les 5 à 7 jours avant le salon pour traiter les besoins alimentaires, imprimer la liste des visiteurs et préparer les badges nominatifs.
Quand confirmer le traiteur et les besoins alimentaires ?: Recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le décompte au traiteur 7 à 10 jours avant l’événement. Gardez ensuite une petite marge pour les dernières confirmations et les intervenants.
Que faut-il tester avant un atelier ou une présentation ?: Testez toute la chaîne technique au plus tard la veille : ordinateur, vidéoprojecteur, écrans, son, microphones et alimentation électrique. Réservez 30 minutes avant l’ouverture pour un second contrôle sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.