Cómo organizar una feria de voluntariado sanitario
Una feria de voluntariado sanitario funciona cuando las organizaciones, los talleres y los visitantes siguen un mismo plan horario. Empieza por reservar el lugar, fijar la fecha y confirmar qué entidades participarán; después abre las inscripciones y distribuye puestos, materiales y turnos. No dejes la accesibilidad, la técnica ni la recogida de preferencias dietéticas para la última semana. Este plan te ayuda a coordinar 70 tareas y 58 elementos sin perder de vista lo que ocurre el día de la feria.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 3
Invitar a organizaciones de atención
2 personas
- 4
Reclutar voluntarios
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar el texto promocional
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 11
Planificar talleres
2 personas
- 12
Confirmar a los responsables del taller
- 13
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 14
Crear el horario de voluntarios
2 personas
- 15
Pedir el catering
- 16
Reservar técnica
- 17
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 18
Desarrollar el plano
- 19
Diseñar la señalización
- 20
Imprimir el programa
2 personas
- 21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 22
Imprimir la lista de visitantes
- 23
Preparar los paquetes de información
3 personas
- 24
Agrupar materiales de expositores
2 personas
- 25
Probar la técnica
2 personas
- 26
Comprobar el inventario
2 personas
- 27
Hacer la compra
2 personas
- 28
Enfriar bebidas
2 personas
- 29
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
- 30
Abrir la ubicación
2 personas
- 31
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 32
Instalar los paneles del stand
3 personas
- 33
Recibir a los expositores
3 personas
- 34
Repartir materiales del stand
2 personas
- 35
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 36
Montar el punto de café
2 personas
- 37
Montar las salas del taller
3 personas
- 38
Colgar señalización
2 personas
- 39
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 40
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 41
Atender la recepción
2 personas
- 42
Registrar a los visitantes
2 personas
- 43
Presentar el programa
- 44
Apoyar a los expositores
2 personas
- 45
Servir café y té
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Reponer los aperitivos
2 personas
- 48
Coordinar la sala del taller
2 personas
- 49
Apoyar el material de presentación
- 50
Indicar a los visitantes los talleres
- 51
Ejecutar la planificación de las pausas
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Comprobar los baños
- 54
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 55
Reunir material fotográfico
- 56
Guiar el último taller
2 personas
- 57
Despedir a los visitantes
2 personas
- 58
Registrar la salida de los expositores
2 personas
- 59
Recoger materiales del stand
3 personas
Seguimiento
- 60
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 61
Retirar la decoración
2 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Limpiar la cocina
2 personas
- 64
Recoger la basura
3 personas
- 65
Dejar el recinto limpio
4 personas
- 66
Apagar el equipo
2 personas
- 67
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 68
Guardar el stock restante
2 personas
- 69
Enviar mensaje de agradecimiento
- 70
Compartir fotos con los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 18
- Sillascant. 120
- Mesa de registro
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
- Carpas de fiestacant. 2
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Estaciones de cargacant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 3
- Termoscant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 130
- Cuchilloscant. 130
- Tenedorescant. 130
- Cucharascant. 130
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Contenedores frigoríficoscant. 4
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Pinzascant. 6
Decoración
- Paredes para standscant. 12
- Mantelescant. 18
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 8
- Pizarrascant. 10
- Bolígrafoscant. 60
- Tarjetas de nombrecant. 140
- Portabadgescant. 140
- Portapapelescant. 8
- Carteles direccionalescant. 20
- Atriles para programascant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 6
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sede y el programa antes de invitar a las organizaciones. Necesitas saber cuántos puestos caben, dónde irá la mesa de registro y si hay espacio para talleres, carpas y circulación accesible.
- Confirma a cada responsable de taller con al menos 14 días de antelación. Pide el título, la duración, las necesidades de proyección o micrófono y el número máximo de asistentes para encajarlo en el horario.
- Abre el formulario de inscripción cuando ya estén definidos la fecha, el programa provisional y las organizaciones participantes. Incluye las preferencias dietéticas y fija una fecha límite de respuesta, idealmente 7 días antes.
- Haz el plano de puestos y asigna los materiales por expositor antes del montaje. Agrupa mesas, sillas, taburetes, señalización y paquetes informativos para que cada puesto pueda instalarse sin buscar elementos por todo el recinto.
- Prueba portátil, proyector, pantallas, altavoces, micrófonos, cables y regletas el día anterior. Reserva también estaciones de carga, termos, cafeteras y neveras portátiles: suelen faltar conexiones, agua caliente o un lugar claro para reponer bebidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de voluntariado sanitario?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero la sede y la fecha; intenta tener confirmadas las organizaciones, los talleres y el programa provisional al menos 4 semanas antes.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para la feria?
- Ábrelas cuando el programa provisional y las entidades participantes estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el formulario unos 7 días antes para poder preparar la lista de visitantes, las tarjetas de nombre y el catering.
- ¿Cómo organizo los turnos de voluntarios?
- Divide la jornada en turnos de 2 a 3 horas y asigna siempre una persona a registro, una de apoyo a talleres y una de coordinación. Publica el horario definitivo al menos 5 días antes y deja un pequeño equipo de reserva.
- ¿Qué debo comprobar antes de abrir las puertas?
- Haz una revisión final entre 60 y 90 minutos antes: accesibilidad, plano y señalización, puestos montados, programa impreso, paquetes informativos, bebidas y técnica probada. Comprueba también que cada taller tenga responsable y que los cables no bloqueen los recorridos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!