Eine Messe für Pflegefreiwillige Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Ort, Datum und Programm zuerst fest. Plane für Einladungen, Anmeldungen und die Bestätigung der Standbetreiber jeweils mehrere Wochen Vorlauf ein, statt alles in den letzten 14 Tagen zu bündeln.
• Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Zeiten, Workshops und Barrierefreiheit geklärt sind. Frage dabei sofort Ernährungswünsche ab, damit das Catering nicht nachbestellt werden muss.
• Erstelle die Standaufteilung nach der Zahl der Pflegeorganisationen und der verfügbaren Klapptische. Verschicke den Lageplan spätestens eine Woche vorher und markiere Registrierung, Workshops und Ausgänge vor Ort.
• Plane Workshops mit festen Beginn- und Endzeiten und bestätige die Workshopleiter frühzeitig. Für jeden Workshop sollten Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofone mindestens einen Tag vorher getestet werden.
• Bereite am Vortag Namensschilder, Besucherliste, Informationspakete und gebündelte Materialien der Standbetreiber vor. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Ladestationen, Kaffeemaschinen und Thermoskannen, damit Aufbau und Empfang nicht gleichzeitig improvisiert werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Messe für Pflegefreiwillige planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum und Programm. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 4 bis 6 Wochen vorher starten, damit Organisationen und Freiwillige verbindlich planen können.

Wann sollte das Anmeldeformular für die Messe geöffnet werden?

Öffne es, sobald Programm, Workshopzeiten und Zugangsbedingungen feststehen, meist 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Schließe die Anmeldung etwa 5 bis 7 Tage vorher, damit Besucherliste, Namensschilder und Cateringzahl rechtzeitig vorbereitet werden können.

Wie plant man die Workshops auf einer Messe für Pflegefreiwillige?

Lege pro Workshop einen festen Zeitraum von etwa 45 bis 60 Minuten fest und bestätige die Workshopleiter spätestens 3 Wochen vorher. Plane zwischen zwei Einheiten mindestens 15 Minuten für Wechsel, Fragen und Technikcheck ein.

Wann sollte die Technik für die Messe getestet werden?

Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone spätestens am Vortag mit dem tatsächlichen Veranstaltungsraum. Am Veranstaltungstag genügt dann ein kurzer Funktionstest etwa 60 Minuten vor dem Einlass.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst