Zo organiseer je een zorgtechnologiebeurs

Begin met het doel en bezoekersprofiel van de beurs: wie moet elkaar ontmoeten en welke zorgtechnologie staat centraal? Leg daarna datum, programma en exposanten vast, zodat je standplaatsen, presentaties en communicatie op elkaar kunt afstemmen. Open vervolgens de aanmelding en verzamel dieetwensen, terwijl je techniek en inrichting reserveert. In de laatste week controleer je bezoekerslijsten, badges, bewegwijzering en de standindeling. Plan de opbouw niet op de beursdag zelf: controleer zalen, aansluitingen en materialen vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
3
Bezoekersprofiel bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Exposanten uitnodigen
2 personen
8
Standplaatsen toewijzen
2 personen
9
Exposanteninformatie versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Sprekers bevestigen
2 personen
13
Presentaties verzamelen
14
Programma publiceren
2 personen
15
Bezoekerslijst controleren
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Exposantenbadges voorbereiden
2 personen
18
Route- en standschema drukken
2 personen
19
Bewegwijzering controleren
2 personen
20
Voorraadlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Techniek opladen
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Locatie en zalen controleren
3 personen
25
Standindeling uitzetten
4 personen
26
Standpanelen plaatsen
4 personen
27
Exposantentafels opstellen
4 personen
28
Stoelen en loungeplekken plaatsen
3 personen
29
Registratiebalie opbouwen
2 personen
30
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
31
Koffiepunten inrichten
2 personen
32
Presentatieruimte inrichten
3 personen
33
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Wifi en laadpunten testen
2 personen
36
Demoapparatuur controleren
3 personen
37
Standmaterialen klaarzetten
4 personen
38
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

39
Registratietafel bemannen
2 personen
40
Exposanten ontvangen
3 personen
41
Bezoekers registreren
3 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
43
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
44
Opening begeleiden
2 personen
45
Presentaties begeleiden
2 personen
46
Sprekers ontvangen
47
Presentaties starten
48
Vragenmicrofoon bedienen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet netjes houden
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Standvloeren vrijhouden
2 personen
56
Technische storingen oplossen
2 personen
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Exposanten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Demoapparatuur uitschakelen
3 personen
60
Standmaterialen verzamelen
4 personen
61
Standpanelen demonteren
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Cateringrestanten koelen
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Zalen schoonmaken
3 personen
67
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
71
Gevonden voorwerpen registreren
72
Bedankbericht versturen
2 personen
73
Aanwezigheidsgegevens archiveren
74
Facturen en bonnen ordenen
75
Foto's en documenten opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandpanelenaantal 24
Exposantentafelsaantal 20
Bezoekersstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Loungebankenaantal 4
Loungefauteuilsaantal 8
Bijzettafelsaantal 8
Registratiebaliesaantal 2
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Tabletsaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
USB-opladersaantal 12
Powerbanksaantal 6
Wifi-versterkersaantal 3
Presentatieklikkersaantal 2
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100
Labelprintersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 8

Decoratie

Bedrijfsnaambordenaantal 20
Standnummerbordenaantal 20
Richtingsbordenaantal 12
Informatiebannersaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Plantenaantal 20
Pennenbakjesaantal 20

Verlichting

Led-lichtpanelenaantal 12
Staande lampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst met een exposantenlijst en bezoekersprofiel voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je de inhoud van het programma en de standverdeling gericht maken in plaats van achteraf wijzigingen door te voeren.
Vraag presentaties uiterlijk één week voor de beurs op. Controleer daarna beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en presentatieklikkers per sessie; een ontbrekende adapter of lege accu valt anders pas tijdens de eerste presentatie op.
Geef exposanten hun standplaats, opbouwinformatie en aanlevertijd tegelijk door. Zet de standindeling vooraf uit met beurstandpanelen en exposantentafels, zodat kabels, looproutes en registratiebalies niet op het laatste moment botsen.
Sluit de aanmelding enkele dagen voor de beurs en controleer de bezoekerslijst op dubbele of ontbrekende gegevens. Maak naamkaartjes en exposantenbadges daarna in één ronde; leg ook een labelprinter klaar voor wijzigingen aan de balie.
Plan de locatiecontrole minimaal één dag voor opening. Test wifi, stroompunten en verlengkabels, laad laptops en tablets op en leg route- en standschema’s bij de ingang en registratiebalie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een zorgtechnologiebeurs?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In die periode kun je exposanten uitnodigen, sprekers bevestigen, het programma publiceren en bezoekersregistratie openen. Reserveer de laatste week voor controles en afstemming, niet voor het vastleggen van de basis.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een zorgtechnologiebeurs?: Nodig exposanten ongeveer 10 tot 12 weken vooraf uit. Vraag bij hun bevestiging meteen bedrijfsgegevens, gewenste standinformatie en technische behoeften op. Verdeel de standplaatsen zodra de eerste definitieve lijst beschikbaar is en stuur alle praktische informatie uiterlijk twee weken voor de beurs.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een zorgtechnologiebeurs?: Reken minimaal 4 tot 6 uur voor de opbouw, afhankelijk van het aantal stands en zalen. Controleer daarna nog minstens 1 uur de registratie, techniek, bewegwijzering en looproutes. Plan deze werkzaamheden de dag vóór opening als dat mogelijk is.
Wanneer sluit je de bezoekersaanmelding voor een zorgtechnologiebeurs?: Sluit de online aanmelding bij voorkeur 2 tot 3 werkdagen voor de beurs. Gebruik die tijd om de bezoekerslijst te controleren, badges te maken en dieetwensen aan de catering door te geven. Houd aan de registratiebalie een oplossing voor late aanmeldingen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.