Cómo organizar una feria de tecnología asistencial

Una feria de tecnología asistencial necesita dos recorridos bien coordinados: el de los visitantes y el de los expositores. Empieza por fijar la fecha, el programa y el perfil del público; después confirma quién participa y cómo se distribuirán los puestos. Las inscripciones, las presentaciones y las preferencias dietéticas deben cerrarse antes de preparar acreditaciones y señalización. En los últimos días, comprueba la sala, la ruta, el inventario y todo el equipo técnico en el propio lugar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Preparar la lista de expositores
2 personas
3
Definir el perfil de visitantes
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Invitar a los expositores
2 personas
8
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
9
Enviar información a los expositores
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar ponentes
2 personas
13
Recopilar las presentaciones
14
Publicar el programa
2 personas
15
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
17
Preparar las acreditaciones de los expositores
2 personas
18
Imprimir el plano de la ruta y de los puestos
2 personas
19
Comprobar la señalización
2 personas
20
Comprobar la lista de inventario
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Cargar el equipo técnico
2 personas
23
Llevar materiales al lugar
3 personas
24
Comprobar el lugar y las salas
3 personas
25
Trazar la distribución de los stands
4 personas
26
Colocar los paneles del stand
4 personas
27
Montar las mesas de los expositores
4 personas
28
Colocar sillas y zonas de lounge
3 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Montar el bufé de catering
3 personas
31
Montar puntos de café
2 personas
32
Preparar el espacio de presentación
3 personas
33
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
34
Probar los micrófonos
2 personas
35
Probar el wifi y los puntos de carga
2 personas
36
Comprobar el equipo de demostración
3 personas
37
Preparar el material del stand
4 personas
38
Colgar señalización
2 personas

Evento

39
Atender la mesa de registro
2 personas
40
Recibir a los expositores
3 personas
41
Registrar a los visitantes
3 personas
42
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
43
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
44
Acompañar la inauguración
2 personas
45
Coordinar presentaciones
2 personas
46
Recibir a los ponentes
47
Iniciar presentaciones
48
Manejar micrófono de preguntas
49
Servir café y té
3 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Mantener el buffet ordenado
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Mantener libres los suelos del stand
2 personas
56
Resolver incidencias técnicas
2 personas
57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
58
Despedir a los expositores
2 personas

Seguimiento

59
Apagar el equipo de demostración
3 personas
60
Reunir materiales del stand
4 personas
61
Desmontar los paneles del stand
4 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Enfriar los restos del catering
2 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Limpiar las salas
3 personas
67
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
68
Devolver los materiales
3 personas
69
Devolver el material alquilado
2 personas
70
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
71
Registrar objetos perdidos
72
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
73
Archivar los datos de asistencia
74
Ordenar facturas y recibos
75
Guardar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paneles del stand de la feriacant. 24
Mesas de expositorescant. 20
Sillas para visitantescant. 120
Taburetes de barcant. 12
Sofás loungecant. 4
Butacas loungecant. 8
Mesas auxiliarescant. 8
Mostradores de registrocant. 2
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 6
Tabletscant. 6
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Cargadores USBcant. 12
Baterías externascant. 6
Amplificadores wificant. 3
Pulsadores de presentacióncant. 2
Canaletas para cablescant. 20
Bridascant. 100
Impresoras de etiquetascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 180
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 8

Decoración

Carteles con el nombre de la empresacant. 20
Carteles con número de standcant. 20
Señales direccionalescant. 12
Banners informativoscant. 8
Mantelescant. 24
Plantascant. 20
Portalápicescant. 20

Iluminación

Paneles de luz LEDcant. 12
Lámparas de piecant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Define el programa antes de abrir las inscripciones. Reserva bloques concretos para demostraciones, ponencias y preguntas, y pide las presentaciones a los ponentes con al menos 7 días de antelación.
Cierra la distribución de los puestos cuando tengas la lista de expositores confirmada. Entrega a cada expositor su espacio, horario de montaje y necesidades técnicas entre 5 y 7 días antes de la feria.
Abre el formulario de inscripción con campos para datos de contacto y preferencias dietéticas. Revisa la lista de visitantes 48 horas antes y prepara las tarjetas de nombre y acreditaciones con los cambios de última hora.
Haz una prueba técnica completa en la sala, no solo en la oficina. Comprueba proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, wifi, regletas y cables; lleva canaletas y bridas para evitar cables sueltos en las zonas de paso.
Imprime el plano de la ruta y de los puestos antes del día del evento y colócalo junto al registro. Cuenta mesas, sillas, paneles, mostradores y equipos contra el inventario al cargar y al descargar, porque los faltantes suelen detectarse demasiado tarde.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de tecnología asistencial?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, definir el público, contactar con expositores y preparar el programa. Reserva la última semana para confirmar ponentes, cerrar inscripciones y revisar la logística.
¿Cuándo debo enviar la información a los expositores?: Envía una primera confirmación cuando acepten participar y la información definitiva entre 5 y 7 días antes. Incluye el espacio asignado, horarios, plano, necesidades técnicas y procedimiento de montaje.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de los visitantes?: Cierra el formulario entre 24 y 48 horas antes si necesitas preparar acreditaciones, tarjetas de nombre o catering. Revisa la lista de nuevo la mañana anterior para incorporar cancelaciones y registros tardíos.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a la feria?: Comprueba la sala, las rutas, los puestos, la señalización, el inventario y todo el equipo técnico entre 2 y 4 horas antes del montaje final. Haz también una prueba de sonido, proyección, conexión wifi y carga de los portátiles, tablets y baterías externas.

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