Organiser un salon des technologies de soins, étape par étape

Un salon des technologies de soins se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une succession de rendez-vous avec les exposants et les intervenants. Commencez par fixer la date, le programme et le profil des visiteurs avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les emplacements, les besoins alimentaires, les présentations et les badges. Les derniers jours servent surtout à contrôler le lieu, la signalétique, les stocks et le matériel audiovisuel, plutôt qu’à prendre de nouvelles décisions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Définir le profil des visiteurs
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Inviter les exposants
2 personnes
8
Attribuer les emplacements
2 personnes
9
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les intervenants
2 personnes
13
Rassembler les présentations
14
Publier le programme
2 personnes
15
Vérifier la liste des participants
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Préparer les badges exposants
2 personnes
18
Imprimer le plan du parcours et des stands
2 personnes
19
Vérifier la signalisation
2 personnes
20
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Charger le matériel technique
2 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
24
Vérifier le lieu et les salles
3 personnes
25
Mettre en place l’agencement du stand
4 personnes
26
Installer les panneaux de stand
4 personnes
27
Installer les tables des exposants
4 personnes
28
Installer les chaises et les espaces lounge
3 personnes
29
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
30
Monter le buffet traiteur
3 personnes
31
Aménager les points café
2 personnes
32
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
33
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Tester le Wi-Fi et les points de recharge
2 personnes
36
Vérifier le matériel de démonstration
3 personnes
37
Préparer le matériel du stand
4 personnes
38
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

39
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
44
Accompagner l'ouverture
2 personnes
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Accueillir les intervenants
47
Lancer les présentations
48
Gérer le micro pour les questions
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Laisser les espaces de stand dégagés
2 personnes
56
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

59
Éteindre le matériel de démonstration
3 personnes
60
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
61
Démonter les panneaux de stand
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Réfrigérer les restes du catering
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer les salles
3 personnes
67
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés
72
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
73
Archiver les données de présence
74
Classer les factures et les reçus
75
Enregistrer les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux de standqté 24
Tables des exposantsqté 20
Chaises pour les visiteursqté 120
Tabourets de barqté 12
Canapés de salonqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Tables d'appointqté 8
Bureaux d’inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Tablettesqté 6
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Chargeurs USBqté 12
Batteries externesqté 6
Répéteurs Wi-Fiqté 3
Cliques de présentationqté 2
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Imprimantes d’étiquettesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8

Décoration

Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 20
Panneaux numérotés des standsqté 20
Panneaux directionnelsqté 12
Bannières d’informationqté 8
Nappesqté 24
Plantesqté 20
Pots à stylosqté 20

Éclairage

Panneaux lumineux LEDqté 12
Lampadairesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’inviter les exposants. Gardez au moins 8 semaines entre l’envoi des invitations et le salon pour obtenir les confirmations, les besoins techniques et les informations de stand.
Définissez le profil des visiteurs avant de rédiger le formulaire d’inscription. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et les informations nécessaires aux badges afin d’éviter les corrections la veille.
Attribuez les emplacements dès que la liste des exposants est suffisamment stable, puis envoyez un document récapitulatif à chacun. Indiquez clairement l’emplacement, les horaires d’installation, le parcours et le matériel attendu sur place.
Rassemblez les présentations au plus tard 7 jours avant le salon et testez chaque ordinateur, vidéoprojecteur, écran et microphone. Prévoyez les rallonges, multiprises, chargeurs et serre-câbles avant le chargement du matériel.
Faites une visite technique du lieu 2 à 3 jours avant l’ouverture. Vérifiez les salles, la circulation, la signalisation, le Wi-Fi, les prises électriques, les stocks et l’agencement des stands avant d’acheminer le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des technologies de soins ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions, confirmer les intervenants et préparer les stands sans tout concentrer sur les 7 derniers jours.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants et aux visiteurs ?: Envoyez les invitations aux exposants environ 8 semaines avant le salon, puis celles aux visiteurs dès que le programme est suffisamment défini. Faites un rappel 10 à 14 jours avant l’événement avec les horaires, l’adresse et les modalités d’inscription.
Quand préparer les badges et le plan des stands ?: Préparez les badges nominatifs et exposants après la clôture ou la vérification de la liste des participants, idéalement 2 à 3 jours avant l’ouverture. Imprimez aussi le plan du parcours et des stands après la dernière modification des emplacements.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des technologies de soins ?: La veille, contrôlez les stocks, les badges, la signalisation, les présentations, les microphones, le vidéoprojecteur, le Wi-Fi et les câbles. Gardez une liste de contrôle finale et terminez l’installation des stands plusieurs heures avant l’arrivée des premiers visiteurs.

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