Eine Messe für Pflegetechnologie Schritt für Schritt organisieren

Beginne mit Zielgruppe, Datum und Programm, bevor du Aussteller oder Technik planst. Danach folgen Ausstellerliste, Standaufteilung, Einladungen und ein Anmeldeformular. In den letzten Wochen müssen Präsentationen, Ernährungswünsche, Namensschilder und die Besucherführung zusammenpassen. Plane außerdem einen festen Technik- und Aufbautermin ein: Funkmikrofone, Beamer, WLAN und Stromanschlüsse werden häufig erst vor Ort geprüft – dann ist es zu spät für Änderungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
3
Besucherprofil festlegen
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Aussteller einladen
2 Personen
8
Standplätze zuweisen
2 Personen
9
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Referenten bestätigen
2 Personen
13
Präsentationen sammeln
14
Programm veröffentlichen
2 Personen
15
Besucherliste prüfen
2 Personen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Ausstellerbadges vorbereiten
2 Personen
18
Routen- und Standplan drucken
2 Personen
19
Wegweisung kontrollieren
2 Personen
20
Bestandsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Technik aufladen
2 Personen
23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
24
Location und Räume prüfen
3 Personen
25
Standaufteilung festlegen
4 Personen
26
Standwände aufstellen
4 Personen
27
Ausstellertische aufstellen
4 Personen
28
Stühle und Lounge-Bereiche aufstellen
3 Personen
29
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
30
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
31
Kaffee-Stationen einrichten
2 Personen
32
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
33
Beamer und Leinwand anschließen
2 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
WLAN und Ladestationen testen
2 Personen
36
Demoausrüstung kontrollieren
3 Personen
37
Standmaterialien bereitstellen
4 Personen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

39
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
40
Aussteller empfangen
3 Personen
41
Besucher registrieren
3 Personen
42
Namensschilder verteilen
2 Personen
43
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
44
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
45
Präsentationen betreuen
2 Personen
46
Referenten empfangen
47
Präsentationen starten
48
Fragemikrofon bedienen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet ordentlich halten
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
55
Standflächen freihalten
2 Personen
56
Technische Störungen beheben
2 Personen
57
Letzte Besucher informieren
2 Personen
58
Ausstellende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

59
Demoausrüstung ausschalten
3 Personen
60
Standmaterial sammeln
4 Personen
61
Standwände abbauen
4 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
63
Cateringreste kühlen
2 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Räume reinigen
3 Personen
67
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
68
Materialien zurückbringen
3 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
70
Unbenutzte Einkäufe verstauen
2 Personen
71
Fundgegenstände registrieren
72
Dankesnachricht versenden
2 Personen
73
Anwesenheitsdaten archivieren
74
Rechnungen und Belege sortieren
75
Fotos und Dokumente speichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Messestand-PaneeleAnz. 24
Aussteller-TischeAnz. 20
Besucher-StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 12
LoungebänkeAnz. 4
Lounge-SesselAnz. 8
BeistelltischeAnz. 8
RegistrierungsschalterAnz. 2
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
TabletsAnz. 6
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
USB-LadegeräteAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
WLAN-VerstärkerAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
KabelkanäleAnz. 20
KabelbinderAnz. 100
EtikettendruckerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
GläserAnz. 180
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 8

Dekoration

FirmenschilderAnz. 20
StandnummernschilderAnz. 20
WegweiserAnz. 12
InformationsbannerAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
PflanzenAnz. 20
StiftehalterAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichtpaneeleAnz. 12
StehlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
PutzeimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Besucherprofil zuerst fest. Plane für jeden Programmpunkt eine konkrete Uhrzeit und sammle die Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Messe, damit sie auf dem Laptop getestet werden können.
Schließe die Ausstellerplanung nicht mit der Einladung ab. Weise die Standplätze mindestens 14 Tage vorher zu und sende Standplan, Aufbauzeiten sowie technische Hinweise in einer gemeinsamen Ausstellerinformation.
Öffne die Anmeldung früh und prüfe sie täglich. Erfasse neben Name und Organisation auch Ernährungswünsche; bestelle Speisen und Getränke erst nach einer verbindlichen Zwischenbilanz, spätestens 5 Tage vor der Messe.
Bereite die Einlassunterlagen am Vortag vollständig vor. Drucke Besucher- und Ausstellerbadges, kontrolliere die Namensschilder und lege Etikettendrucker, Tablets und Registrierungsliste am Registrierungsschalter bereit.
Mache am Aufbauort einen Technikrundgang mit einer Checkliste. Teste Beamer, Projektionsleinwand, Mischpult, Funkmikrofone, Lautsprecher, WLAN und jedes Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor Beginn; Kabelkanäle und Kabelbinder verhindern Stolperstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Messe für Pflegetechnologie planen?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Termin. Die Ausstellerliste und das Besucherprofil sollten in den ersten 2 Wochen stehen, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig starten.
Wann sollten Aussteller ihre Standplätze erhalten?: Versende die Standzuweisung mindestens 14 Tage vor der Messe. So bleiben den Ausstellern noch 7 bis 10 Tage für Rückfragen, Exponate, Präsentationen und besondere Strom- oder Technikbedarfe.
Wann muss das Programm einer Pflegetechnologie-Messe veröffentlicht werden?: Veröffentliche das vorläufige Programm spätestens 3 Wochen vorher und bestätige Referenten bis dahin. Die endgültige Version mit Uhrzeiten und Räumen sollte 7 Tage vor Beginn feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck am Messetag?: Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für den Technikcheck ein. Prüfe dabei jedes Mikrofon, den Beamer, die Präsentationen, Lautsprecher, WLAN und die Stromversorgung an den Ständen.

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