Zo organiseer je een zomeravondconcert

Begin met de datum en locatie, leg daarna artiesten, vergunningen, verzekering en geluidsafspraken vast. Werk vervolgens het programma, de uitnodigingen en de aanmeldingen uit, zodat je weet hoeveel publiek, eten en drinken je voorbereidt. Test de techniek ruim voor aanvang en maak een draaiboek met tijden, contactpersonen en leveringen. Op de dag zelf draait alles om een heldere opbouwvolgorde: locatie controleren, materialen uitladen, techniek testen, vrijwilligers briefen en pas daarna gasten ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Artiesten vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Geluidsafspraken vastleggen
2 personen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Artiesteninformatie verzamelen
12
Reserveringen maken
13
Menukaart samenstellen
2 personen
14
Techniek testen
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Draaiboek printen
17
Leveringen bevestigen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Contactlijst delen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
24
Locatie controleren
2 personen
25
Materialen uitladen
4 personen
26
Partytenten opzetten
4 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Podiumzone afzetten
2 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
31
Microfoons aansluiten
2 personen
32
Verlichting aansluiten
2 personen
33
Techniek soundchecken
3 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Drankpunt inrichten
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
38
Versiering ophangen
2 personen
39
Informatieborden plaatsen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Toiletten controleren

Event

42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Publiek ontvangen
3 personen
44
Programma aankondigen
45
Achtergrondmuziek starten
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet bijvullen
2 personen
51
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Artiesten begeleiden
54
Optredens begeleiden
2 personen
55
Licht bedienen
56
Geluidsniveau controleren
57
Pauzemuziek afspelen
58
Laatste optreden aankondigen
59
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
60
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
62
Verlichting uitschakelen
2 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Restanten koelen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Artiestentafel
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12
Reservebatterijenaantal 16
Batterijladersaantal 4
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Steekwagensaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 6
Regenschermenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 4
Lantaarnsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Voorraadbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen
Koelkrattenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Prijskaartenaantal 12
Thermosbekersaantal 80

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Menubordenaantal 3
Pijlbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 120
Tafeldecoratieaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdoekenaantal 12

Tips

Regel vergunningen, verzekering en geluidsafspraken voordat je artiesten definitief vastlegt. Controleer ook welke eindtijd en geluidsbeperkingen voor de locatie gelden; dat voorkomt last-minute wijzigingen in het programma.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk een week vooraf. Gebruik de aantallen om hapjes, drank, herbruikbare drinkglazen, wijnglazen, borden en besteksets klaar te zetten in plaats van op gevoel in te kopen.
Plan de techniek als een aparte test: actieve speakers, subwoofers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen en kabels moeten aangesloten en gecontroleerd zijn voordat het publiek binnenkomt. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig onder kabelmatten en houd reservebatterijen bij de hand.
Maak voor buiten een weerbesluit met een vast moment, bijvoorbeeld 24 uur vooraf. Zet partytenten, weersbescherming, buitenlampen en lantaarns klaar voordat regen of wind wordt voorspeld, en controleer of tafels, stoelen en lichtstatieven stabiel staan.
Print het draaiboek en deel de contactlijst vóór de opbouw met alle vrijwilligers. Plan per taak één verantwoordelijke en noteer tijden voor materialen uitladen, dranken koelen, hapjes voorbereiden, artiesten ontvangen en het afsluiten van de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een zomeravondconcert?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Controleer vergunningen en verzekering meteen, omdat die langer kunnen duren dan het regelen van uitnodigingen of catering.
Wanneer moet je de techniek van een zomeravondconcert testen?: Doe een volledige test uiterlijk 2 uur voor de eerste gast arriveert. Controleer niet alleen speakers en microfoons, maar ook mengpaneel, DI-boxen, kabels, stroomvoorziening en verlichting.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een zomeravondconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water mee bij warm weer en gebruik de definitieve aanmeldingen om verspilling te beperken.
Wanneer maak je het draaiboek voor een zomeravondconcert?: Maak een eerste versie ongeveer 2 weken vooraf en werk die uiterlijk 3 dagen voor het concert bij. Print op de dag zelf een exemplaar voor iedere verantwoordelijke en deel de contactlijst met de vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.