Sommerabendkonzert organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Genehmigungen, Versicherung und Soundabsprachen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Prüfe dabei auch, ob für Außenbeleuchtung, Stromversorgung oder Musik besondere Vorgaben gelten.
• Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Frage dabei zugleich Ernährungswünsche und die Zahl der Gäste ab, damit Speisen, Gläser und Sitzplätze nicht geschätzt werden müssen.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Konzertbeginn: Für Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative und Kabel solltest du mindestens 3 Stunden einrechnen. Teste jedes Signal vollständig und lege Ersatzbatterien sowie Kabelmatten vor dem Eintreffen der Gäste bereit.
• Bereite einen echten Wetterplan vor, statt nur die Vorhersage zu prüfen. Stelle Partyzelte und Wetterschutz spätestens am Vortag bereit und entscheide vorab, wann Sitzplätze, Buffet und Technik in den geschützten Bereich wechseln.
• Teile Freiwillige mit klaren Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für Künstlerkontakt, eine für Getränke und eine für den Einlass. Drucke Ablaufplan und Kontaktliste aus und teile sie spätestens am Veranstaltungstag an alle Beteiligten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Sommerabendkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Künstler und Versicherung sollten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin geklärt sein; Einladungen gehen etwa 4 Wochen vorher raus.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Sommerabendkonzert?

Plane mindestens 3 Stunden für Mobiliar, Beleuchtung und Tontechnik ein. Der vollständige Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Wie viele Getränke braucht man für ein Sommerabendkonzert?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 Getränken je weiterer Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Wasser einplanen und Getränke mindestens 3 Stunden vorher kühlen.

Wann sollte man das Wetter für ein Open-Air-Konzert prüfen?

Prüfe die Vorhersage 7 Tage, 48 Stunden und am Veranstaltungstag erneut. Die endgültige Entscheidung zu Wetterschutz, Aufbau und möglicher Verlegung sollte spätestens 24 Stunden vorher fallen.

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