Cómo organizar un concierto de verano al aire libre
Un concierto de verano al aire libre se organiza en este orden: fecha y ubicación, permisos y seguro, artistas y sonido, programa, invitados y después la logística del día. No dejes la parte técnica para la última semana: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables y pruebas necesitan coordinación. También tendrás que prever sombra, iluminación, bebidas frías y un plan de lluvia. El plan completo reúne 73 tareas y 72 elementos para que el montaje no dependa de improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Confirmar a los artistas
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Registrar los acuerdos de sonido
2 personas
- 6
Elaborar el programa
2 personas
- 7
Diseñar invitaciones
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Recopilar información de los artistas
- 12
Hacer reservas
- 13
Elaborar la carta
2 personas
- 14
Probar la técnica
2 personas
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Imprimir el plan de trabajo
- 17
Confirmar entregas
- 18
Asignar voluntarios
2 personas
- 19
Compartir la lista de contactos
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
- 24
Comprobar el lugar
2 personas
- 25
Descargar el material
4 personas
- 26
Montar carpas
4 personas
- 27
Montar mesas
3 personas
- 28
Colocar las sillas
3 personas
- 29
Delimitar la zona del escenario
2 personas
- 30
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 31
Conectar los micrófonos
2 personas
- 32
Conectar la iluminación
2 personas
- 33
Hacer prueba de sonido del equipo
3 personas
- 34
Montar el buffet de catering
3 personas
- 35
Montar el punto de bebidas
2 personas
- 36
Preparar café y té
2 personas
- 37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 38
Colgar la decoración
2 personas
- 39
Colocar los paneles informativos
- 40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 41
Comprobar los baños
Evento
- 42
Recibir a los artistas
2 personas
- 43
Recibir al público
3 personas
- 44
Anunciar el programa
- 45
Poner música de fondo
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Servir las bebidas
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer el bufé
2 personas
- 51
Mantener limpia la zona del público
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Acompañar a los artistas
- 54
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 55
Controlar la iluminación
- 56
Comprobar el nivel de sonido
- 57
Poner música de pausa
- 58
Anunciar la última actuación
- 59
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 60
Despedir a los artistas
2 personas
Seguimiento
- 61
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
- 62
Apagar la iluminación
2 personas
- 63
Recoger la vajilla
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Refrigerar los sobrantes
2 personas
- 66
Recoger la basura
3 personas
- 67
Limpiar el lugar
4 personas
- 68
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 69
Desmontar las carpas
4 personas
- 70
Retirar la decoración
2 personas
- 71
Inventariar materiales
2 personas
- 72
Devolver el material prestado
2 personas
- 73
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 100
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 6
- Mesa para artistas
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cajas DIcant. 2
- Cables XLRcant. 8
- Cables jackcant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Baterías de repuestocant. 16
- Cargadores de bateríascant. 4
- Linternascant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
- Carros de manocant. 2
- Cajas de herramientascant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta americanacant. 6
- Paraguascant. 4
- Cajas de almacenajecant. 12
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de exteriorcant. 4
- Farolescant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Jarras de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 2
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
Catering
- Compras
- Cajas isotérmicascant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Cajas de cajacant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Tarjetas de precioscant. 12
- Vasos térmicoscant. 80
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles del menúcant. 3
- Carteles direccionalescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Decoración de mesacant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de basuracant. 4
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Toallascant. 12
Consejos
- Cierra primero la fecha, el lugar, los artistas y los permisos. Comprueba también el seguro y deja por escrito los acuerdos sobre el sonido antes de enviar las invitaciones.
- Haz una prueba técnica con todos los artistas y el equipo previsto, incluidos subwoofers, micrófonos, cajas DI, cables y regletas. Programa esta prueba varios días antes del concierto, no durante la llegada del público.
- Envía las invitaciones después de cerrar el programa y registra las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas con antelación para calcular la carta, los aperitivos y la vajilla sin comprar a ciegas.
- Asigna voluntarios y comparte una lista de contactos antes del montaje. Imprime el plan de trabajo y confirma las entregas para que alguien pueda recibir carpas, mesas, sillas, iluminación y material técnico.
- Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a comprobarla el mismo día. Prepara protección contra la lluvia, sombra y bebidas enfriadas; la decisión de trasladar o cubrir el equipo debe estar tomada antes de descargarlo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar ubicación, artistas, permisos, seguro y sonido. Reserva las últimas 2 semanas para invitaciones, inscripciones, compras, voluntarios y coordinación de entregas.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes si el lugar lo permite, y una comprobación final el mismo día antes de que llegue el público. Prueba cada micrófono, caja DI, altavoz, subwoofer y conexión de corriente.
- ¿Cuánta bebida hay que calcular para un concierto de verano?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora siguiente. En días calurosos, añade agua y mantén una parte de las bebidas enfriándose antes de abrir las puertas.
- ¿Cuándo hay que preparar el plan de lluvia?
- Define el plan al menos 48 horas antes y vuelve a decidirlo con la previsión del mismo día. Las carpas, la protección del equipo, los cables y el posible cambio de ubicación deben estar listos antes del montaje.
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