Organiser un concert de soirée d’été sans improviser

Un concert en plein air se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date, les artistes et les autorisations, puis la technique, l’accueil et la météo. Prévoyez une équipe clairement répartie, car le déchargement, les balances et l’installation des tentes prennent plus de temps que prévu. Le déroulé doit aussi inclure les repas des artistes, les livraisons et les besoins alimentaires des invités. Cette méthode vous aide à avancer étape par étape jusqu’au jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver les artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Fixer les consignes sonores
2 personnes
6
Établir le programme
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les artistes
12
Faire les réservations
13
Composer le menu
2 personnes
14
Tester la technique
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Imprimer le déroulé
17
Confirmer les livraisons
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Partager la liste de contacts
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
24
Vérifier le lieu
2 personnes
25
Décharger le matériel
4 personnes
26
Installer les tentes de fête
4 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Balisage de la zone de scène
2 personnes
30
Installer le système de sonorisation
3 personnes
31
Brancher les microphones
2 personnes
32
Brancher l’éclairage
2 personnes
33
Faire la balance son de la technique
3 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Installer le point boissons
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Suspendre la décoration
2 personnes
39
Placer les panneaux d’information
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier les toilettes

Événement

42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Accueillir le public
3 personnes
44
Annoncer le programme
45
Lancer la musique d’ambiance
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Accompagner les artistes
54
Accompagner les spectacles
2 personnes
55
Gérer l’éclairage
56
Vérifier le niveau sonore
57
Diffuser la musique de pause
58
Annoncer le dernier numéro
59
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
60
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

61
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
62
Éteindre l’éclairage
2 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Réfrigérer les restes
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Table des artistes
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 16
Chargeurs de batterieqté 4
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Parapluiesqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 4
Lanternesqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs de stockageqté 12

Catering

Courses
Caisses réfrigéréesqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Cartes de prixqté 12
Mugs isothermesqté 80

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Panneaux de menuqté 3
Panneaux indicateursqté 6
Badges nominatifsqté 120
Décoration de tableqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Serviettesqté 12

Conseils

Bloquez le lieu, les artistes, l’assurance et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant la soirée. Vérifiez aussi les règles de niveau sonore avant de confirmer les horaires.
Programmez les balances et les tests techniques plusieurs heures avant l’arrivée du public. Contrôlez la table de mixage, les microphones, les câbles, les rallonges et prévoyez des piles de rechange.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Les tentes, les protections contre les intempéries et les lampes extérieures doivent être prêtes avant le déchargement du matériel.
Pour les invitations, fixez une date limite d’inscription 7 jours avant le concert. Utilisez cette liste pour estimer les assiettes, couverts, verres, places assises et besoins alimentaires.
Imprimez le déroulé et répartissez les bénévoles avant le jour J, avec un responsable pour les artistes, un pour l’accueil et un pour la technique. Partagez la liste de contacts au plus tard la veille afin d’éviter les appels à la dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de soirée d’été ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les artistes, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, envoyer les invitations et coordonner la technique.
Quand faut-il faire les balances et tester la sonorisation ?: Planifiez les balances au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Gardez ensuite 30 minutes de marge pour résoudre un problème de câble, de microphone ou d’alimentation.
Quand vérifier la météo pour un concert en plein air ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une seconde le matin du concert. Décidez avant midi si les tentes et les protections contre les intempéries doivent être renforcées ou installées autrement.
Combien de boissons prévoir pour une soirée concert ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Refroidissez une première réserve avant l’ouverture et gardez le reste accessible pour les réassorts.

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