Zo organiseer je een zombie run

Begin niet met de zombieacteurs of hindernissen, maar met de route, locatie en veiligheidskaders. Leg eerst datum, startpunt en deelnemersaantal vast en controleer welke vergunningen, meldingen en verzekeringen nodig zijn. Daarna bouw je het draaiboek op: routezones, obstakels, vrijwilligers, zombiebriefing en startgroepen. Plan registratie, communicatie en materiaalcontrole ruim vóór de wedstrijddag; vooral portofoons, afzetting, EHBO en duidelijke routeborden worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Locatie en startpunt reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
4
Verzekering controleren
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Route inspecteren
3 personen
7
Obstakels en zones bepalen
3 personen
8
Hulpdiensten informeren
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Zombieacteurs selecteren
2 personen
15
Startgroepen indelen
2 personen
16
Vrijwilligersbriefing maken
17
Zombiebriefing maken
18
Startnummers ontwerpen
19
Routeborden ontwerpen
20
Polsbandjes en nummers bestellen
21
Prijzen en medailles bestellen
22
Catering bestellen
23
Materialen controleren
2 personen
24
Routecommunicatie versturen
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Startnummers sorteren
2 personen
28
Routepakketten klaarzetten
3 personen
29
Zombieoutfits klaarleggen
3 personen

Event

30
Locatie afzetten
4 personen
31
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
32
Registratietafels opstellen
3 personen
33
Cateringpunt opbouwen
3 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Routeborden plaatsen
5 personen
36
Obstakels veilig opstellen
5 personen
37
Verlichting plaatsen
3 personen
38
EHBO-punt inrichten
2 personen
39
Zombiegrime aanbrengen
5 personen
40
Zombieacteurs aankleden
4 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen
42
Zombieacteurs instrueren
2 personen
43
Registratiebalie openen
4 personen
44
Startnummers uitdelen
4 personen
45
Deelnemers ontvangen
3 personen
46
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
47
Startgroepen begeleiden
4 personen
48
Startschoten verzorgen
2 personen
49
Zombiezones bemannen
12 personen
50
Routeposten bemannen
8 personen
51
Deelnemers tellen
3 personen
52
Water uitdelen
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Finishers registreren
3 personen
56
Medailles uitdelen
2 personen
57
Fotopunt begeleiden
2 personen
58
Muziek verzorgen
59
Verloren spullen registreren
60
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
61
Finishgebied sluiten
3 personen
62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Route vrijmaken
5 personen
64
Obstakels afbreken
5 personen
65
Meubilair afbreken
4 personen
66
Geluidsinstallatie opruimen
2 personen
67
Afval inzamelen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Kostuums reinigen
2 personen
72
Restanten opruimen
2 personen
73
Gevonden spullen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Registratiebalieaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 16
Megafoonaantal 2
Stopwatchesaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Medaillesaantal 250
Startpistool
Pionnenaantal 80
Lintenaantal 20
Hindernisrekkenaantal 12
Springtouwenaantal 10
Klimnettenaantal 2
Schuimmattenaantal 12
Watertonnenaantal 6
Emmersaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 35
Afzethekkenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 30
Zaklampenaantal 12
Nooddekensaantal 10
Waarschuwingsbordenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Start- en finishboog
Routebordenaantal 25
Zombieversieringaantal 30
Kunststof spinnenwebbenaantal 10
Kunstbloedaantal 12
Fotowand
Pijlenstickersaantal 50

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmers voor schoonmaakaantal 4
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route-inspectie minimaal 6 weken vooraf. Markeer start, finish, kruisingen, zombiezones en hindernissen met pionnen of linten en noteer waar afzethekken nodig zijn.
Maak startgroepen van vaste omvang en zet de starttijden op de routecommunicatie. Houd per groep een startnummer en polsbandje bij, zodat registratie en tijdwaarneming niet door elkaar lopen.
Geef vrijwilligers en zombieacteurs een aparte briefing van 30 tot 45 minuten. Bespreek hun zone, portofoonkanaal, stopteken, omgang met deelnemers en wat ze doen bij een ongeval.
Test geluid en communicatie uiterlijk één week vooraf. Controleer luidsprekers, microfoons, verlengkabels, stekkerdozen, portofoons en de megafoon op de plekken waar mobiel bereik onzeker is.
Leg veiligheidsmateriaal niet alleen bij de start. Plaats EHBO-koffers en reddingsdekens op afgesproken punten, laat veiligheidsvesten dragen en controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 4 uur voor de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zombie run organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer daarna vrijwilligers, acteurs, materialen en catering; wacht niet tot de laatste twee weken met de route-inspectie.
Hoeveel zombieacteurs heb je nodig voor een zombie run?: Reken per opvallende routezone op minimaal 2 acteurs, zodat één acteur niet alleen staat en er gewisseld kan worden. Bij 6 zones betekent dat ongeveer 12 acteurs, naast vrijwilligers voor registratie, veiligheid en startbegeleiding.
Wanneer moet je de deelnemers van een zombie run informeren?: Stuur de eerste praktische routecommunicatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin starttijd, startpunt, groepsindeling, kledingadvies, bereikbaarheid, dieetwensen en wat deelnemers bij slecht weer moeten doen.
Wat moet je regelen voor de veiligheid van een zombie run?: Regel vergunningen of meldingen, controleer de verzekering en maak een veiligheidsplan vóór je inschrijvingen opent. Plan bovendien minimaal één route-inspectie, informeer hulpdiensten en leg EHBO-koffers, reddingsdekens, afzetting en veiligheidsvesten klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.