Cómo organizar una zombie run sin perder el control

Una zombie run necesita mucho más que una ruta y personas disfrazadas. Empieza cerrando la fecha, el recorrido y el punto de salida; después resuelve permisos, seguro y seguridad antes de abrir las inscripciones. Cuando conozcas el número de participantes, podrás dividir las salidas, asignar voluntarios y encargar dorsales, pulseras y medallas. La última semana sirve para revisar materiales, confirmar el catering y enviar las instrucciones definitivas de la ruta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Reservar el lugar y el punto de salida
3
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
4
Comprobar el seguro
5
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
6
Inspeccionar la ruta
3 personas
7
Definir obstáculos y zonas
3 personas
8
Informar a los servicios de emergencia
9
Publicar el formulario de inscripción
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Reclutar voluntarios
2 personas
14
Seleccionar actores zombi
2 personas
15
Dividir los grupos de salida
2 personas
16
Preparar la sesión informativa para voluntarios
17
Preparar briefing de zombies
18
Diseñar los dorsales
19
Diseñar carteles de ruta
20
Encargar pulseras y números
21
Encargar premios y medallas
22
Pedir el catering
23
Comprobar los materiales
2 personas
24
Enviar la comunicación de ruta
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Hacer la compra
3 personas
27
Ordenar los dorsales
2 personas
28
Preparar los paquetes de ruta
3 personas
29
Preparar los disfraces de zombie
3 personas

Evento

30
Delimitar el recinto
4 personas
31
Montar el arco de salida y meta
4 personas
32
Montar las mesas de registro
3 personas
33
Montar el punto de catering
3 personas
34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
35
Colocar señales de ruta
5 personas
36
Colocar los obstáculos de forma segura
5 personas
37
Instalar la iluminación
3 personas
38
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
39
Aplicar maquillaje de zombie
5 personas
40
Vestir a los actores zombi
4 personas
41
Instruir a los voluntarios
2 personas
42
Instruir a los actores zombi
2 personas
43
Abrir el mostrador de registro
4 personas
44
Repartir dorsales
4 personas
45
Recepción de participantes
3 personas
46
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
47
Guiar a los grupos de salida
4 personas
48
Gestionar las salidas
2 personas
49
Asignar personal a las zonas de zombis
12 personas
50
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
51
Contar participantes
3 personas
52
Repartir agua
4 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Registrar a los finalistas
3 personas
56
Repartir las medallas
2 personas
57
Coordinar el punto de fotos
2 personas
58
Proporcionar la música
59
Registrar objetos perdidos
60
Recibir a los últimos participantes
3 personas
61
Cerrar la zona de meta
3 personas
62
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

63
Despejar la ruta
5 personas
64
Desmontar los obstáculos
5 personas
65
Desmontar el mobiliario
4 personas
66
Recoger el equipo de sonido
2 personas
67
Recoger la basura
4 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Limpiar los disfraces
2 personas
72
Recoger los restos
2 personas
73
Gestionar objetos encontrados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mostrador de registrocant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Walkie-talkiescant. 16
Megáfonocant. 2
Cronómetroscant. 4

Material deportivo

Dorsalescant. 250
Pulserascant. 250
Medallascant. 250
Pistola de salida
Conoscant. 80
Cintascant. 20
Vallas de obstáculoscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 10
Redes de escaladacant. 2
Colchonetas de espumacant. 12
Barriles de aguacant. 6
Cuboscant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 20
Chalecos reflectantescant. 35
Vallas de separacióncant. 30
Cinta de balizamientocant. 8
Conos de tráficocant. 30
Linternascant. 12
Mantas de emergenciacant. 10
Señales de advertenciacant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Arco de salida y meta
Señales de rutacant. 25
Decoración zombicant. 30
Telarañas de plásticocant. 10
Sangre artificialcant. 12
Photowall
Pegatinas de flechascant. 50

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 12

Limpieza

Fregonascant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Inspecciona la ruta completa antes de definir los obstáculos. Marca con claridad las zonas de vallas, cuerdas, redes o colchonetas y calcula cuánto espacio necesita cada grupo para avanzar sin bloquearse.
No abras las inscripciones hasta tener claros el aforo, el punto de salida y el plan de seguridad. Pide las preferencias dietéticas durante el registro para no tener que perseguir esa información después.
Divide las salidas en grupos con antelación y comunica la hora asignada a cada participante. Deja unos minutos entre grupos para que los actores zombi y los voluntarios puedan recolocarse en la ruta.
Prepara dos sesiones informativas distintas: una para voluntarios, con puestos, comunicaciones y emergencias, y otra para los actores zombi, con límites de contacto y zonas permitidas. Entrega walkie-talkies a los responsables de cada sector.
Comprueba el material y el pronóstico del tiempo durante los 7 días anteriores. Ten listos botiquines, mantas térmicas, chalecos reflectantes, cinta de balizamiento y un megáfono antes de que llegue el primer corredor.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una zombie run?: Reserva al menos 8 semanas para cerrar la ruta, conseguir permisos, contratar el seguro y abrir las inscripciones. Las dos últimas semanas deben centrarse en voluntarios, actores, material y comunicación a los participantes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una zombie run?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada zona de obstáculo o cruce y añade responsables para la salida, el registro y las emergencias. Para una ruta con 8 zonas controladas, prepara al menos 10 personas además de los actores zombi.
¿Cuándo hay que enviar la información de la ruta?: Envía las instrucciones definitivas entre 5 y 7 días antes de la carrera. Incluye el punto de salida, la hora del grupo, qué llevar, las normas de seguridad y cómo identificar a los responsables.
¿Qué material de seguridad necesita una zombie run?: Prepara al menos un botiquín por zona principal, mantas térmicas en el punto de llegada y chalecos reflectantes para todo el equipo que trabaje en la ruta. Añade vallas, cinta de balizamiento y medios de comunicación antes de montar los obstáculos.

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