Zo organiseer je een zakelijk diner

Begin met het aantal gasten, het doel van de avond en de gewenste timing. Leg daarna de locatie, catering en leveranciers vast, zodat je weet welke ruimte, keukenvoorzieningen en techniek nodig zijn. Verzamel dieetwensen direct met de aanmelding en vertaal die naar de tafelindeling en menukaarten. In de laatste week controleer je aantallen, servies, dranken en aansluitingen; op de dag zelf werk je van locatie-inspectie naar opbouw, ontvangst en diner.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Locatie reserveren
6
Cateringmenu vastleggen
2 personen
7
Leveranciersafspraken bevestigen
8
Tafelindeling maken
9
Plaatskaarten maken
10
Menukaarten printen
11
Aanwezigheidslijst printen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Groenten wassen
2 personen
15
Dessert voorbereiden
2 personen
16
Servies controleren
17
Locatie inspecteren
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
2 personen
20
Tafels indekken
3 personen
21
Decoratie plaatsen
2 personen
22
Registratietafel inrichten
23
Techniek testen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
2 personen
25
Diner voorbereiden
3 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Welkomstdrank serveren
2 personen
29
Aanwezigheid registreren
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
32
Voorgerecht serveren
3 personen
33
Hoofdgerecht serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Dessert serveren
3 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

38
Servies verzamelen
3 personen
39
Afval sorteren
2 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
2 personen
43
Materialen retourneren
2 personen
44
Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 36
Buffettafelaantal 2
Registratietafel
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 36
Diepe bordenaantal 36
Dessertbordenaantal 36
Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 36
Dinerbesteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Microfoon
Luidsprekeraantal 2
Naamstickersaantal 40
Pennenaantal 10

Decoratie

Tafellopersaantal 5
Theelichthoudersaantal 20
LED-theelichtjesaantal 20
Bloemstukkenaantal 5
Plaatskaarthoudersaantal 36
Menukaartstandaardsaantal 5

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de gastenlijst en uitnodigingen minimaal 4 weken vooraf vast. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en sluit de verwerking 10 tot 14 dagen voor het diner, zodat de cateraar het menu en de aantallen kan aanpassen.
Reserveer de locatie voordat je het menu definitief maakt. Controleer daarbij of er ruimte is voor een registratietafel, buffettafel, kledingrek en voldoende stroompunten voor warmhoudbakken, koffiezetapparaat en geluidsapparatuur.
Maak de tafelindeling uiterlijk 5 dagen vooraf en print daarna de plaatskaarten, menukaarten en aanwezigheidslijst. Houd een paar lege plaatsen of een wijzigbare indeling achter de hand voor afmeldingen en last-minute gasten.
Plan de opbouw achteruit vanaf het geplande ontvangstuur: tafels en stoelen eerst, daarna tafellopers en servies, vervolgens decoratie en techniek. Test microfoon en luidspreker minstens 60 minuten voor binnenkomst en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig buiten looproutes.
Bereid dessert, hapjes en gekoelde dranken zo veel mogelijk vooraf, maar controleer de temperatuur en presentatie opnieuw vlak voor het serveren. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet waterglazen al op tafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zakelijk diner organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met gastenlijst, locatie en catering. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het diner en bevestig aantallen en dieetwensen 10 tot 14 dagen vooraf.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een zakelijk diner?: Vraag dieetwensen mee bij de uitnodiging of aanmelding, dus minimaal 4 weken vooraf. Sluit de inventarisatie 10 tot 14 dagen voor het diner, zodat menu en boodschappen nog aangepast kunnen worden.
Wanneer maak je de tafelindeling voor een zakelijk diner?: Maak een eerste indeling ongeveer 2 weken vooraf en definitieve plaatskaarten 5 dagen voor het diner. Gebruik de laatste aanwezigheidslijst om afmeldingen en wijzigingen nog te verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een zakelijk diner?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, indekken, registratie, decoratie en techniek. Laat microfoon en luidspreker minstens 60 minuten voor ontvangst testen, zodat er tijd is om storingen op te lossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.