Geschäftsessen Schritt für Schritt organisieren
Ein gelungenes Geschäftsessen beginnt nicht mit der Dekoration, sondern mit einer belastbaren Gästeliste und klaren Fristen. Plane zuerst Ort, Menü und Rückmeldungen, bevor du Sitzordnung, Einkauf und Ausstattung festlegst. Berücksichtige Ernährungswünsche frühzeitig und prüfe am Veranstaltungstag Raum, Geschirr, Technik und Getränke. Der Ablauf unten hilft dir, die Vorbereitung so zu staffeln, dass am Abend selbst nur noch aufgebaut, angerichtet und begrüßt werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste zusammenstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Location reservieren
- 6
Cateringmenü festlegen
2 Personen
- 7
Lieferantenabsprachen bestätigen
- 8
Tischordnung erstellen
- 9
Platzkarten erstellen
- 10
Menükarten drucken
- 11
Anwesenheitsliste drucken
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Gemüse waschen
2 Personen
- 15
Dessert vorbereiten
2 Personen
- 16
Geschirr prüfen
- 17
Location inspizieren
2 Personen
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
2 Personen
- 20
Tische eindecken
3 Personen
- 21
Dekoration anbringen
2 Personen
- 22
Registrierungstisch einrichten
- 23
Technik testen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 25
Abendessen vorbereiten
3 Personen
- 26
Empfangstisch bereitstellen
Event
- 27
Gäste empfangen
2 Personen
- 28
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
- 29
Anwesenheit erfassen
- 30
Snacks servieren
2 Personen
- 31
Gäste zum Tisch begleiten
2 Personen
- 32
Vorspeise servieren
3 Personen
- 33
Hauptgericht servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Dessert servieren
3 Personen
- 36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 37
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Geschirr sammeln
3 Personen
- 39
Abfall trennen
2 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 42
Location reinigen
2 Personen
- 43
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 44
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 5
- StühleAnz. 36
- Buffet-TischAnz. 2
- Registrierungstisch
- Kleiderständer
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 36
- Tiefe TellerAnz. 36
- DesserttellerAnz. 36
- KaffeetassenAnz. 36
- WassergläserAnz. 40
- WeingläserAnz. 40
- KaffeelöffelAnz. 36
- Abendbesteck-SetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
- RührschüsselnAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- NamensaufkleberAnz. 40
- StifteAnz. 10
Dekoration
- TischläuferAnz. 5
- TeelichthalterAnz. 20
- LED-TeelichterAnz. 20
- BlumenarrangementsAnz. 5
- PlatzkartenhalterAnz. 36
- MenükartenständerAnz. 5
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Reinigungs-EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens drei bis vier Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist etwa zehn Tage vor dem Essen. So bleiben dir noch mehrere Tage, um Absagen, Allergien und besondere Ernährungswünsche an Catering oder Küche weiterzugeben.
- Lege das Menü erst fest, wenn die Anmeldungen ausgewertet sind. Plane pro Person die passenden Dinner-, tiefen und Dessertteller sowie Besteck ein und halte für mindestens fünf Prozent der Gäste zusätzliches Geschirr bereit.
- Erstelle Tischordnung, Platzkarten und Menükarten spätestens drei Tage vor dem Termin. Eine gedruckte Anwesenheitsliste am Registrierungstisch verhindert, dass verspätete oder unangekündigte Gäste die Sitzordnung durcheinanderbringen.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und stelle für Wasser, Wein und Kaffee getrennte Servierbereiche bereit. Prüfe außerdem, ob Kühlboxen, Thermoskannen, Kaffeemaschine und Wasserkocher dort stehen, wo die Stromanschlüsse erreichbar sind.
- Plane den Aufbau mit mindestens zwei Stunden Puffer vor dem Eintreffen der Gäste. Tische und Stühle zuerst stellen, danach eindecken und dekorieren; teste Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel, bevor das Abendessen vorbereitet wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Geschäftsessen organisieren?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Gästeliste und Location. Einladungen sollten drei bis vier Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Menü und Mengen rechtzeitig feststehen.
- Wann muss die Sitzordnung für ein Geschäftsessen fertig sein?
- Erstelle die Sitzordnung spätestens drei Tage vor dem Essen, sobald die Rückmeldefrist abgelaufen ist. Drucke Platzkarten und Anwesenheitsliste anschließend mit mindestens einem Tag Abstand zum Termin.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Geschäftsessen?
- Plane mindestens zwei Stunden für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Geschirr, Dekoration und Technik ein. Für ein Menü mit mehreren vorbereiteten Gängen solltest du zusätzlich Zeit für das Anrichten und Erwärmen einplanen.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Geschäftsessen?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser für den gesamten Abend bereit. Getränke sollten mehrere Stunden vorher gekühlt werden, besonders wenn nur begrenzter Stauraum vorhanden ist.
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