Cómo organizar una cena de negocios sin contratiempos
Una cena de negocios necesita más coordinación que una cena informal: debes controlar las confirmaciones, las preferencias dietéticas, la distribución de las mesas y el ritmo del servicio. Empieza por cerrar invitados, lugar y menú; después prepara la información de cada asistente y deja el montaje para una comprobación final. Reserva tiempo específico para enfriar bebidas, probar el micrófono y revisar vajilla, porque son detalles que suelen descubrirse demasiado tarde. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo desde la primera invitación hasta la cena.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Reservar el lugar
- 6
Fijar el menú de catering
2 personas
- 7
Confirmar acuerdos con proveedores
- 8
Hacer la distribución de las mesas
- 9
Hacer tarjetas de asiento
- 10
Imprimir menús
- 11
Imprimir la lista de asistencia
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Lavar las verduras
2 personas
- 15
Preparar el postre
2 personas
- 16
Comprobar la vajilla
- 17
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 18
Montar mesas
3 personas
- 19
Colocar las sillas
2 personas
- 20
Preparar las mesas
3 personas
- 21
Colocar la decoración
2 personas
- 22
Montar la mesa de registro
- 23
Probar la técnica
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
2 personas
- 25
Preparar la cena
3 personas
- 26
Preparar la mesa de recepción
Evento
- 27
Recibir a los invitados
2 personas
- 28
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
- 29
Registrar la asistencia
- 30
Servir aperitivos
2 personas
- 31
Guiar a los invitados a su mesa
2 personas
- 32
Servir el entrante
3 personas
- 33
Servir el plato principal
3 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Servir el postre
3 personas
- 36
Servir café y té
2 personas
- 37
Despedirse de los invitados
2 personas
Seguimiento
- 38
Recoger la vajilla
3 personas
- 39
Clasificar residuos
2 personas
- 40
Lavar la vajilla
3 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 42
Limpiar el lugar
2 personas
- 43
Devolver los materiales
2 personas
- 44
Recoger las compras sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 5
- Sillascant. 36
- Mesa del bufécant. 2
- Mesa de registro
- Perchero
Vajilla
- Platos de cenacant. 36
- Platos hondoscant. 36
- Platos de postrecant. 36
- Tazas de cafécant. 36
- Vasos para aguacant. 40
- Copas de vinocant. 40
- Cucharillas de cafécant. 36
- Juegos de cubiertos para cenacant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono
- Altavozcant. 2
- Pegatinas con nombrecant. 40
- Bolígrafoscant. 10
Decoración
- Manteles runnerscant. 5
- Portavelascant. 20
- Velitas LEDcant. 20
- Arreglos floralescant. 5
- Portatarjetas de mesacant. 36
- Soportes para cartas del menúcant. 5
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitados antes de fijar el menú definitivo. Recoge las preferencias dietéticas con la inscripción y vuelve a comprobarlas al menos 7 días antes, para que el catering pueda preparar alternativas reales.
- Distribuye las mesas pensando en la conversación, no solo en el espacio disponible. Prepara las tarjetas de asiento y la lista de asistencia como mínimo 24 horas antes; hacerlas el mismo día provoca errores de nombres y cambios de última hora.
- Calcula la vajilla por servicio y añade un margen del 10 %: platos llanos, hondos y de postre, cubiertos, vasos de agua y copas de vino. Comprueba también las bandejas para mantener caliente y los utensilios de servir antes de montar las mesas.
- Enfría las bebidas con suficiente antelación y no dejes esta tarea para la llegada de los invitados. Coloca neveras portátiles o termos donde el equipo pueda reponer sin interrumpir el servicio de la cena.
- Prueba el micrófono, el altavoz, los cables alargadores y las regletas antes de montar la decoración. Haz la prueba completa al menos 60 minutos antes del comienzo y confirma que el registro, las mesas y el acceso del servicio siguen despejados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena de negocios?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para cerrar invitados, lugar y menú. Deja la última semana para confirmar dietas, proveedores, distribución de mesas y asistencia.
- ¿Cuándo debo pedir las preferencias dietéticas?
- Pídelas al enviar la invitación o durante la inscripción. Recógelas de nuevo y pásalas al catering al menos 7 días antes de la cena.
- ¿Cuándo se prepara la distribución de las mesas?
- Haz una primera distribución cuando tengas confirmada la mayoría de asistentes y ciérrala 24 horas antes. Imprime las tarjetas de asiento y la lista de asistencia después de esa última revisión.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?
- Prueba el micrófono, el altavoz y las conexiones al menos 60 minutos antes de recibir a los invitados. Comprueba también que los cables no bloqueen el paso ni la mesa de registro.
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