Organiser un dîner d’affaires sans rien laisser au hasard
Un dîner d’affaires se prépare dans un ordre précis : d’abord les invités et leurs contraintes, puis le lieu, le menu et les fournisseurs. Le plan de table, les supports imprimés et le matériel doivent être finalisés avant l’installation. Le jour J, prévoyez du temps pour refroidir les boissons, tester le son et dresser les tables. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, la vaisselle de service et les branchements techniques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des invités
- 2
Envoyer les invitations
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Réserver le lieu
- 6
Valider le menu du traiteur
2 personnes
- 7
Confirmer les accords avec les fournisseurs
- 8
Établir le plan de table
- 9
Créer les cartes de placement
- 10
Imprimer les menus
- 11
Imprimer la liste de présence
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Refroidir les boissons
2 personnes
- 14
Laver les légumes
2 personnes
- 15
Préparer le dessert
2 personnes
- 16
Vérifier la vaisselle
- 17
Inspecter le lieu
2 personnes
- 18
Installer les tables
3 personnes
- 19
Installer les chaises
2 personnes
- 20
Dresser les tables
3 personnes
- 21
Installer la décoration
2 personnes
- 22
Installer la table d'inscription
- 23
Tester la technique
2 personnes
- 24
Préparer les en-cas
2 personnes
- 25
Préparer le dîner
3 personnes
- 26
Installer la table d’accueil
Événement
- 27
Accueillir les invités
2 personnes
- 28
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
- 29
Enregistrer la présence
- 30
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 31
Accompagner les invités à table
2 personnes
- 32
Servir l’entrée
3 personnes
- 33
Servir le plat principal
3 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Servir le dessert
3 personnes
- 36
Servir le café et le thé
2 personnes
- 37
Dire au revoir aux invités
2 personnes
Suivi
- 38
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 39
Trier les déchets
2 personnes
- 40
Faire la vaisselle
3 personnes
- 41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 42
Nettoyer le lieu
2 personnes
- 43
Retourner les matériels
2 personnes
- 44
Ranger les provisions restantes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 5
- Chaisesqté 36
- Table de buffetqté 2
- Table d'inscription
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 36
- Assiettes creusesqté 36
- Assiettes à dessertqté 36
- Tasses à caféqté 36
- Verres à eauqté 40
- Verres à vinqté 40
- Cuillères à caféqté 36
- Sets de couverts pour le dînerqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Verres doseursqté 2
- Saladiersqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
Équipement
- Glacièresqté 3
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Microphone
- Haut-parleurqté 2
- Étiquettes nominativesqté 40
- Stylosqté 10
Décoration
- Chemins de tableqté 5
- Porte-bougies chauffe-platqté 20
- Bougies chauffe-plat LEDqté 20
- Compositions floralesqté 5
- Porte-cartes de tableqté 36
- Présentoirs de menuqté 5
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seau de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la liste des invités au moins 3 semaines avant le dîner et envoyez les invitations dès que le lieu est réservé. Prévoyez une date limite d’inscription pour obtenir à temps les allergies, régimes et préférences alimentaires.
- Validez le menu et les accords avec les fournisseurs 10 à 14 jours avant l’événement. Demandez une confirmation écrite des horaires de livraison, du nombre de portions et des adaptations alimentaires.
- Préparez le plan de table 3 à 5 jours avant, après avoir traité les inscriptions. Imprimez ensuite les cartes de placement, les menus et la liste de présence afin d’éviter les modifications de dernière minute.
- Contrôlez la vaisselle avant l’installation : comptez au minimum une assiette, un couvert et un verre par invité, puis ajoutez 10 % de réserve. Vérifiez aussi les assiettes creuses, les tasses à café, les plateaux et les louches nécessaires au service.
- Le jour J, commencez l’installation plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Testez le microphone et le haut-parleur avant de dresser les tables, puis refroidissez les boissons et préparez le café suffisamment tôt pour ne pas interrompre le dîner.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un dîner d’affaires ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le traiteur, recueillir les besoins alimentaires et finaliser le plan de table sans urgence.
- Quand envoyer les invitations pour un dîner d’affaires ?
- Envoyez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 3 semaines avant le dîner. Fixez la date limite de réponse 7 à 10 jours avant l’événement.
- Combien de verres et d’assiettes prévoir par invité ?
- Comptez au moins une unité de chaque élément nécessaire par personne et ajoutez 10 % de réserve. Pour un dîner avec eau, vin, entrée, plat et dessert, vérifiez séparément les verres à eau, les verres à vin et les trois types d’assiettes.
- Quand préparer le plan de table d’un dîner d’affaires ?
- Finalisez-le 3 à 5 jours avant, une fois les inscriptions et les contraintes alimentaires vérifiées. Imprimez les cartes de placement le même jour pour conserver une liste stable le jour du dîner.
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