Zo organiseer je een zaalconcert zonder last-minute stress

Begin een zaalconcert niet met stoelen neerzetten, maar met het programma, de zaal en de technische mogelijkheden. Leg daarna kaartverkoop, aanmeldingen, dieetwensen en catering vast, zodat je weet hoeveel publiek en artiesten je ontvangt. Verzamel muziekbestanden, partituren en technische informatie vroeg genoeg en plan een aparte test voor geluid en licht. Op de concertdag werk je van zaalcontrole naar opbouw, techniek, ontvangst en optreden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Reserveringen maken
5
Programma definitief maken
2 personen
6
Optredende groepen informeren
7
Muziekbestanden verzamelen
8
Partituren klaarleggen
2 personen
9
Podiumindeling bepalen
2 personen
10
Technische wensen inventariseren
2 personen
11
Entreeprijzen vastleggen
12
Kaartverkoop openen
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Cateringmenu vaststellen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Materialen verzamelen
3 personen
18
Sleutels ophalen
19
Zaal controleren
2 personen
20
Vluchtroutes controleren
2 personen
21
Toiletten controleren
22
Podiumvloer controleren
2 personen
23
Instrumenten afstemmen
3 personen
24
Techniek testen
3 personen
25
Stoelen opstellen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Podium opbouwen
4 personen
28
Licht ophangen
3 personen
29
Geluid aansluiten
3 personen
30
Kabels veilig afplakken
2 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Entree inrichten
2 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Bar inrichten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Servies klaarzetten
2 personen
39
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
40
Kassa voorbereiden
2 personen
41
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Kaarten controleren
2 personen
45
Garderobe bedienen
2 personen
46
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
47
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
48
Concert openen
49
Optredens begeleiden
2 personen
50
Microfoons bedienen
2 personen
51
Licht bedienen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Pauze aankondigen
56
Zaalrondes uitvoeren
2 personen
57
Afsluiting aankondigen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
59
Garderobe afhandelen
2 personen

Nazorg

60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
63
Podium afbreken
4 personen
64
Licht en geluid afbreken
3 personen
65
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Zaal schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Keuken schoonmaken
2 personen
72
Garderobe opruimen
2 personen
73
Materialen tellen
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Verloren voorwerpen verzamelen
76
Locatie afsluiten
2 personen
77
Sleutels retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 8
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 160
Gebaksvorkjesaantal 160
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podium monitorenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 30
Diaprojector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
DI-boxenaantal 4
Laptop

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Sfeerlampenaantal 12
LED-lampenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoek
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Pijlbordjesaantal 12

Catering

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Koeltassenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Keukenbladenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kur kentrekkersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 4

Overig

Kassa
Geldkist
Pinapparaat
Entreebandjesaantal 150
Programmastandaardsaantal 6
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 150
Gaffer tapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Schaaraantal 6
Gereedschapskistaantal 2
EHBO-koffer

Tips

Maak het programma definitief voordat je de podiumindeling en techniek vastlegt. Noteer per optreden het aantal muzikanten, benodigde microfoons, muziekstandaards, monitoren en eventuele DI-boxen.
Plan de technische test minimaal 2 uur vóór de ontvangst van het publiek. Controleer dan het mengpaneel, de luidsprekers, microfoons, kabels, podiumspots en aansluitingen; een laptop of muziekbestand dat pas tijdens het concert niet werkt, kost onnodig tijd.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef de cateraar één definitief overzicht. Tel stoelen en servies pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, zodat je niet met te weinig zitplaatsen, drinkglazen of koffiekopjes begint.
Controleer vóór de opbouw de sleutels, vluchtroutes, toiletten en podiumvloer. Doe dit minstens 90 minuten voor de zaal open gaat; problemen met een losse vloer, afgesloten route of ontbrekende sleutel zijn dan nog oplosbaar.
Werk met een korte overdracht voor vrijwilligers: wie doet entree, garderobe, artiestenbegeleiding, catering en opruimen. Plan ten minste 2 mensen bij de ontvangst tijdens het eerste halfuur, wanneer kaartcontrole en vragen meestal tegelijk binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zaalconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, het programma en de optredende groepen. Open de kaartverkoop zodra prijs, programma en zaalcapaciteit definitief zijn; zo houd je nog minimaal 4 weken voor de verkoop.
Wanneer moet je de techniek van een zaalconcert testen?: Plan de volledige soundcheck en lichttest minimaal 2 uur vóór publieksontvangst. Houd daarna nog 30 minuten vrij voor het oplossen van brom, kabelproblemen, verkeerde aansluitingen of ontbrekende muziekbestanden.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een zaalconcert?: Zet voor iedere bevestigde bezoeker één stoel klaar en reserveer 5 tot 10 procent extra als marge voor late wijzigingen. Controleer tegelijk de looppaden en vluchtroutes; een volle zaal mag de doorgangen niet blokkeren.
Wanneer moet je dieetwensen voor een zaalconcert verzamelen?: Vraag dieetwensen direct uit bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vóór het concert. Geef de definitieve aantallen daarna aan de catering door, zodat alternatieve maaltijden en passend servies op tijd geregeld zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.