Organiser un concert en salle : l’ordre des étapes

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloque d’abord les horaires : prévois un créneau distinct pour la récupération des clés, l’installation, les balances et l’ouverture des portes. Sans cette séparation, le test des microphones et de la table de mixage est souvent repoussé trop tard.
• Demande aux groupes leurs fichiers musicaux, partitions et besoins techniques au moins 7 jours avant le concert. Regroupe ces informations dans un seul document afin de définir l’agencement de la scène et les branchements avant l’installation.
• Traite les inscriptions et les besoins alimentaires dès leur réception, puis fixe une date limite claire. Pour le catering, vérifie les quantités de boissons, de vaisselle et de repas avant de faire les courses, plutôt que le jour du concert.
• Répartis les bénévoles par créneau et par poste : billetterie, accueil, coulisses et surveillance de la scène. Prévois au moins une personne de remplacement pour les absences de dernière minute.
• Avant l’ouverture, contrôle les issues de secours, les toilettes, le plancher de scène et les circulations entre les chaises et les tables. Fais ensuite un test complet avec microphones, haut-parleurs, projecteurs, rallonges et multiprises, puis garde quelques minutes pour corriger un câble ou un éclairage mal placé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en salle ?

Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer les groupes, finaliser le programme, lancer la billetterie et organiser les bénévoles. Réserve la dernière semaine aux fichiers musicaux, aux partitions, au catering et aux besoins techniques.

Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert ?

Ouvre-la dès que la date, la salle, les tarifs d’entrée et le programme sont suffisamment confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Garde une date limite pour traiter les inscriptions et ajuster l’accueil.

Quand faire les balances avant un concert en salle ?

Planifie les balances après l’installation de la scène et avant l’ouverture des portes, avec au moins 60 à 90 minutes disponibles. Teste chaque microphone, les boîtiers DI, les retours, la table de mixage et les haut-parleurs avec les groupes concernés.

Que vérifier dans la salle le jour du concert ?

Vérifie les clés, les issues de secours, les toilettes, le plancher de scène, les chaises et les circulations avant l’arrivée du public. Termine par un contrôle des branchements, de l’éclairage, du projecteur et de l’écran, puis garde 30 minutes de marge avant l’ouverture.

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