Saalkonzert organisieren: von der Planung bis zum Einlass

Ein Saalkonzert gelingt, wenn Programm, Technik und Saal nicht getrennt, sondern in einer festen Reihenfolge geplant werden. Beginne mit Termin, Auftrittsgruppen und Programm und öffne erst danach den Ticketverkauf. In den letzten 24 Stunden zählen praktische Kontrollen: Fluchtwege, Toiletten, Bühnenboden, Instrumente und Technik. Dieser Ablauf hilft dir außerdem, vergessene Details wie Notenständer, Verlängerungskabel, Ernährungswünsche und die Einteilung der Freiwilligen rechtzeitig zu erledigen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Reservierungen vornehmen
5
Programm finalisieren
2 Personen
6
Auftrittsgruppen informieren
7
Musikdateien sammeln
8
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
9
Bühnenaufbau festlegen
2 Personen
10
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
11
Eintrittspreise festlegen
12
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Cateringmenü festlegen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Materialien zusammenstellen
3 Personen
18
Schlüssel abholen
19
Saal kontrollieren
2 Personen
20
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
21
Toiletten kontrollieren
22
Bühnenboden prüfen
2 Personen
23
Instrumente stimmen
3 Personen
24
Technik testen
3 Personen
25
Stühle aufstellen
4 Personen
26
Tische aufstellen
3 Personen
27
Bühne aufbauen
4 Personen
28
Licht aufhängen
3 Personen
29
Ton anschließen
3 Personen
30
Kabel sicher abkleben
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
33
Garderobe einrichten
2 Personen
34
Bar einrichten
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Geschirr bereitstellen
2 Personen
39
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
40
Kasse vorbereiten
2 Personen
41
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

42
Künstler empfangen
2 Personen
43
Besucher empfangen
4 Personen
44
Karten kontrollieren
2 Personen
45
Garderobe betreuen
2 Personen
46
Programmhefte verteilen
2 Personen
47
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
48
Konzert eröffnen
49
Auftritte betreuen
2 Personen
50
Mikrofone bedienen
2 Personen
51
Licht steuern
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Pause ankündigen
56
Rundgänge durch den Saal durchführen
2 Personen
57
Abschluss ankündigen
58
Besucher verabschieden
3 Personen
59
Garderobe abwickeln
2 Personen

Nachbereitung

60
Kasse abschließen
2 Personen
61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
63
Bühne abbauen
4 Personen
64
Licht und Ton abbauen
3 Personen
65
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Saal reinigen
4 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Küche reinigen
2 Personen
72
Garderobe aufräumen
2 Personen
73
Materialien zählen
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Fundsachen sammeln
76
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
77
Schlüssel zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
TischeAnz. 12
BühnenelementeAnz. 8
HockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
UmkleidetischeAnz. 4

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 160
GebäckgabelnAnz. 160
TeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
Bühne überwachenAnz. 2
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
NotenständerAnz. 30
Diaprojektor
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
Laptop

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 3
StimmungsleuchtenAnz. 12
LED-LampenAnz. 8

Dekoration

Hintergrundtuch
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 12

Catering

KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 20
KühltaschenAnz. 4
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
KüchenarbeitsplattenAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
WarnschilderAnz. 4

Sonstiges

Kasse
Geldkassette
Kartenterminal
EinlassbänderAnz. 150
ProgrammständerAnz. 6
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 150
Gaffer TapeAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
SchereAnz. 6
WerkzeugkisteAnz. 2
Erste-Hilfe-Koffer

Tipps

Lege das Programm mindestens 4 Wochen vor dem Konzert fest und informiere alle Auftrittsgruppen sofort danach. Sammle Musikdateien und Notenblätter zentral, damit am Veranstaltungstag keine Version fehlt.
Erfasse technische Anforderungen spätestens 3 Wochen vorher. Plane Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen, Laptop, Projektor und Kabel gemeinsam und teste die komplette Signalkette nicht erst beim Einlass.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Eintrittspreise, Sitzplatzkapazität und Saalreservierung geklärt sind. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Catering ab.
Teile Freiwillige mit konkreten Zeiten ein: mindestens 2 Personen für Einlass und Tickets, 1 Person für die Bühne und 1 Ansprechperson für Catering und Garderobe. Schlüssel, Material und Zugänge sollten am Vortag bereitliegen.
Plane den Aufbau mit mindestens 3 Stunden Vorlauf. Kontrolliere Fluchtwege, Toiletten und Bühnenboden, stelle Stühle und Notenständer auf, stimme die Instrumente und führe anschließend einen vollständigen Techniktest durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Saalkonzert planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen sicherst du Saal und Auftrittsgruppen, danach folgen Programm, Technik, Preise, Tickets und Catering.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Saalkonzert starten?: Starte den Verkauf etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Bis dahin sollten Eintrittspreise, Saalkapazität, Sitzordnung und die wichtigsten Programminformationen feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau im Konzertsaal?: Rechne mit mindestens 3 Stunden für Bühne, Stühle, Beleuchtung, Technik und Notenständer. Plane zusätzlich 30 bis 45 Minuten für Soundcheck, Instrumente und letzte Korrekturen ein.
Wann muss man Catering und Ernährungswünsche klären?: Lege das Cateringmenü spätestens 2 Wochen vorher fest und erfasse Ernährungswünsche bis 7 Tage vor dem Konzert. Kaufe verderbliche Lebensmittel erst nach dem Abgleich der Anmeldungen.

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