Cómo organizar un concierto en una sala

Organizar un concierto en sala empieza mucho antes de colocar las sillas o probar los micrófonos. Primero cierra el programa y las reservas; después coordina a los grupos, prepara las partituras y reúne los requisitos técnicos. En paralelo, gestiona invitaciones, inscripciones, entradas y preferencias dietéticas. Durante el montaje, revisa la sala, las rutas de evacuación, los baños y el suelo del escenario antes de hacer la prueba técnica. Así evitas cambios de última hora y llegas al concierto con cada responsable y material localizado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2 personas
2
Gestionar inscripciones
2 personas
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Hacer reservas
5
Definir el programa final
2 personas
6
Informar a los grupos participantes
7
Reunir archivos de música
8
Preparar las partituras
2 personas
9
Definir la disposición del escenario
2 personas
10
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
11
Fijar los precios de entrada
12
Abrir la venta de entradas
2 personas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Definir el menú de catering
2 personas
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Reunir los materiales
3 personas
18
Recoger las llaves
19
Comprobar la sala
2 personas
20
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
21
Comprobar los baños
22
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
23
Afinar los instrumentos
3 personas
24
Probar la técnica
3 personas
25
Colocar las sillas
4 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Montar el escenario
4 personas
28
Colgar luces
3 personas
29
Conectar el sonido
3 personas
30
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Montar la entrada
2 personas
33
Montar el guardarropa
2 personas
34
Montar la barra
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Preparar aperitivos
4 personas
38
Preparar la vajilla
2 personas
39
Dejar listos los programas
2 personas
40
Preparar la caja registradora
2 personas
41
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

42
Recibir a los artistas
2 personas
43
Recibir a los visitantes
4 personas
44
Comprobar los mapas
2 personas
45
Gestionar el guardarropa
2 personas
46
Repartir los programas
2 personas
47
Guiar al público al recinto
2 personas
48
Abrir el concierto
49
Coordinar las actuaciones
2 personas
50
Operar los micrófonos
2 personas
51
Controlar la iluminación
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Servir café y té
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Anunciar el descanso
56
Realizar rondas por la sala
2 personas
57
Anunciar el cierre
58
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
59
Gestionar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

60
Cerrar la caja
2 personas
61
Apagar el equipo
2 personas
62
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
63
Desmontar el escenario
4 personas
64
Desmontar luces y sonido
3 personas
65
Retirar sillas y mesas
4 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Limpiar la sala
4 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Limpiar la cocina
2 personas
72
Ordenar el guardarropa
2 personas
73
Contar los materiales
2 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Recoger objetos perdidos
76
Cerrar el recinto
2 personas
77
Devolver las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesascant. 12
Piezas de escenariocant. 8
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Mesas de vestuariocant. 4

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 160
Tenedores de postrecant. 160
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 8

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Supervisar el escenariocant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Atrilescant. 30
Proyector de diapositivas
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 3
Cajas DIcant. 4
Portátil

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Luces decorativascant. 12
Lámparas LEDcant. 8

Decoración

Lona de fondo
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles del programacant. 4
Carteles de flechascant. 12

Catering

Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Cubiterascant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 20
Bolsas isotérmicascant. 4
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Encimeras de la cocinacant. 6
Guantes de hornocant. 4
Abrebotellascant. 4
Cables tensorescant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Señales de advertenciacant. 4

Otros

Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado
Pulseras de accesocant. 150
Atriles para programascant. 6
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Pegatinas con nombrecant. 150
Cinta gaffercant. 8
Bridascant. 200
Tijerascant. 6
Caja de herramientascant. 2
Botiquín de primeros auxilios

Consejos

Cierra el programa antes de informar a los grupos participantes: deja al menos 7 días para que reciban horarios, repertorio, necesidades técnicas y disposición del escenario.
Recopila los requisitos técnicos junto con los archivos de música y las partituras. Haz una lista única de micrófonos, soportes, atriles, cajas DI, mesa de mezclas, altavoces y cables para detectar faltas antes del montaje.
No dejes la venta de entradas para la última semana. Abre la venta cuando el programa y los precios estén fijados, y revisa las inscripciones al menos 48 horas antes para calcular sillas, catering y personal de recepción.
Reserva un bloque específico para la sala el día del concierto: recoge las llaves, comprueba evacuación, baños y suelo del escenario, y coloca sillas, mesas y piezas de escenario antes de afinar los instrumentos.
Asigna voluntarios con tareas concretas y una hora de llegada. Necesitarás cubrir como mínimo recepción, escenario, catering y apoyo técnico; confirma quién tiene las llaves y quién supervisa el escenario antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en sala?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios grupos y hay venta de entradas. Reserva la sala y define el programa primero; deja la última semana para confirmar inscripciones, catering y requisitos técnicos.
¿Cuándo se hace la prueba técnica de un concierto?: Hazla el mismo día, antes de abrir las puertas, reservando al menos 90 minutos. Incluye mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, iluminación, portátil, proyección y todos los cables y regletas necesarios.
¿Cuántas sillas necesito para un concierto en sala?: Calcula una silla por asistente confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Revisa la cifra 48 horas antes, cuando las inscripciones estén cerradas o suficientemente actualizadas.
¿Qué hay que comprobar en la sala antes del concierto?: Haz una revisión final entre 2 y 3 horas antes: rutas de evacuación, baños, suelo del escenario, accesos, sillas, mesas y vestuario. Comprueba también que las llaves, voluntarios y responsables técnicos estén presentes.

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