Zo organiseer je een woonbeurs zonder last-minute chaos

Begin een woonbeurs niet met de uitnodiging, maar met de datum, openingstijden, locatie en zaalindeling. Daarna leg je de voorwaarden en registratie voor standhouders vast, zodat je weet hoeveel ruimte, tafels en stroompunten nodig zijn. Stel vervolgens het workshopprogramma samen en werk de bezoekersinformatie, plattegrond en standnummers uit. Pas als programma en deelnemers definitief zijn, druk je badges, bewegwijzering en folders en bestel je de resterende voorraad.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Standhouders benaderen
3 personen
7
Standhouders registreren
2 personen
8
Standhoudersinformatie versturen
9
Workshopaanbod samenstellen
2 personen
10
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
11
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Online aankondiging plaatsen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Bezoekersinformatie bevestigen
17
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
18
Standnummers toewijzen
2 personen
19
Programma definitief maken
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Bewegwijzering printen
22
Informatiefolders printen
2 personen
23
Deelnemerslijst printen
24
Voorraad controleren
2 personen
25
Boodschappenlijst bestellen
26
Materialen ophalen
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Catering verpakken
2 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Vloer en entree controleren
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
34
Standplaatsen markeren
3 personen
35
Standhouders ontvangen
3 personen
36
Standmaterialen uitdelen
2 personen
37
Standhouders laten opbouwen
6 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Informatiebalie inrichten
2 personen
40
Registratietafel klaarzetten
2 personen
41
Workshopruimte inrichten
3 personen
42
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
44
Prijslijsten en folders neerleggen
3 personen
45
Geluid en presentatie testen
2 personen
46
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
47
Toiletten controleren
48
Teambriefing houden
8 personen

Event

49
Deuren openen
3 personen
50
Bezoekers registreren
3 personen
51
Bezoekers verwelkomen
2 personen
52
Plattegronden uitdelen
2 personen
53
Standhouders ondersteunen
2 personen
54
Workshops begeleiden
3 personen
55
Presentaties aankondigen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Hapjes serveren
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Buffet schoonhouden
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten tussentijds controleren
62
Verloren voorwerpen registreren
63
Laatste workshop afronden
2 personen
64
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

65
Standhouders laten afbouwen
6 personen
66
Standmaterialen verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Catering opruimen
3 personen
69
Meubilair terugplaatsen
5 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
75
Facturen en bonnetjes verzamelen
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Balietable
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Vitrinekastenaantal 6
Folderrekkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2
Kabelbindersaantal 50
Multitoolaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Theedoekenaantal 12
Serveertraysaantal 8

Decoratie

Entreebord
Programmapostersaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Standbordjesaantal 24
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Kunstplantenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaalindeling zodra de eerste standhouders zijn geregistreerd. Reserveer ruimte voor looproutes, workshops, statafels, vitrinekasten en kabels; anders passen extra deelnemers later niet meer logisch in de zaal.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin hun standnummer, opbouwtijd, beschikbare tafelruimte, stroomvoorziening en de deadline voor wijzigingen.
Maak het programma pas definitief nadat workshopbegeleiders hebben toegezegd. Zet per workshop een begin- en eindtijd, zaal of plek en capaciteit vast, zodat bezoekers niet voor een lege plek komen te staan.
Print bezoekersmateriaal niet te vroeg. Maak de plattegrond, deelnemerslijst, standnummers en bewegwijzering pas nadat de laatste wijzigingen zijn verwerkt; houd minimaal 10 procent extra folders en badges achter de hand.
Test techniek tijdens de opbouw, niet bij de opening. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers vooraf aan en leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelbinders en een multitool klaar bij de techniekplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een woonbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en deelnemersvoorwaarden. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, drukwerk, voorraadcontrole en een technische test.
Wanneer moet je standhouders uitnodigen voor een woonbeurs?: Benader standhouders bij voorkeur 10 tot 12 weken voor de beurs. Sluit de registratie ongeveer 3 weken vooraf, zodat je standnummers en de plattegrond nog tijdig kunt maken.
Hoe maak je een plattegrond voor een woonbeurs?: Teken eerst looproutes, entree, workshops en eventuele afzettingen en wijs daarna de stands toe. Zet de plattegrond uiterlijk 7 dagen vooraf online en druk de definitieve versie in de laatste week.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een woonbeurs?: Plan minimaal 3 uur opbouwtijd voor meubilair, stands, bewegwijzering en techniek. Reserveer extra tijd als er meerdere workshops, vitrinekasten of een beameropstelling zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.