Cómo organizar una feria del hogar sin perder detalles

Organizar una feria del hogar requiere coordinar expositores, visitantes, talleres y circulación en un mismo espacio. Empieza por fijar fecha, horario y ubicación; después cierra las condiciones de participación y las reservas necesarias. Cuando tengas confirmados los expositores, puedes distribuir los stands, preparar el programa y abrir las inscripciones. La última semana debe servir para comprobar inventario, imprimir materiales y confirmar toda la información con participantes y visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
3
Hacer reservas
4
Comprobar permisos y notificaciones
5
Redactar las condiciones de participación
2 personas
6
Contactar con los expositores
3 personas
7
Registrar a los expositores
2 personas
8
Enviar información a los expositores
9
Preparar la oferta de talleres
2 personas
10
Asignar monitores del taller
2 personas
11
Diseñar invitaciones
2 personas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Publicar el anuncio en línea
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Confirmar la información para visitantes
17
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
18
Asignar números de stand
2 personas
19
Definir el programa final
2 personas
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Imprimir señalización
22
Imprimir folletos informativos
2 personas
23
Imprimir la lista de participantes
24
Comprobar el inventario
2 personas
25
Encargar la lista de la compra
26
Recoger los materiales
2 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Empaquetar el catering
2 personas
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
33
Colocar mesas y sillas
6 personas
34
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
35
Recibir a los expositores
3 personas
36
Repartir materiales del stand
2 personas
37
Coordinar el montaje de los expositores
6 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Montar el mostrador de información
2 personas
40
Preparar la mesa de registro
2 personas
41
Montar la sala del taller
3 personas
42
Preparar el buffet de catering
3 personas
43
Preparar café y té
2 personas
44
Colocar las listas de precios y los folletos
3 personas
45
Probar el sonido y la presentación
2 personas
46
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
47
Comprobar los baños
48
Hacer briefing al equipo
8 personas

Evento

49
Abrir las puertas
3 personas
50
Registrar a los visitantes
3 personas
51
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
52
Repartir planos
2 personas
53
Apoyar a los expositores
2 personas
54
Guiar talleres
3 personas
55
Anunciar presentaciones
56
Servir café y té
2 personas
57
Servir aperitivos
2 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Mantener limpio el buffet
2 personas
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Comprobar los baños periódicamente
62
Registrar objetos perdidos
63
Terminar el último taller
2 personas
64
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

65
Indicar a los expositores que desmonten
6 personas
66
Reunir materiales del stand
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger el catering
3 personas
69
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Retirar los residuos
2 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Guardar el stock restante
2 personas
75
Recopilar facturas y recibos
76
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Mesa de caja
Taburetescant. 12
Mantelescant. 24
Vitrinascant. 6
Expositores para folletoscant. 8
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Estaciones de cargacant. 2
Bridascant. 50
Multiherramientacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Paños de cocinacant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Cartel de entrada
Pósteres del programacant. 8
Señales de orientacióncant. 12
Carteles de standcant. 24
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Guirnaldascant. 8
Plantas artificialescant. 12
Decoración de mesacant. 24

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define la distribución de la sala antes de asignar los números de stand. Reserva pasillos claros y coloca juntos los expositores que necesiten vitrinas, percheros o mesas altas.
Contacta con los expositores con varias semanas de margen y envíales por escrito horarios, condiciones, número de stand, montaje y desmontaje. Pide la información que falte antes de publicar el mapa para visitantes.
Cierra permisos, notificaciones y reservas antes de anunciar la feria. Como mínimo, comprueba estos puntos 30 días antes para tener tiempo de corregir restricciones del espacio.
Programa los talleres junto con los monitores y revisa las necesidades técnicas: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono y cables alargadores. Haz una prueba de sonido e imagen al menos 2 horas antes de abrir.
Prepara la señalización y la información final en la última semana: acreditaciones, folletos, lista de participantes y mapa. Lleva copias adicionales y comprueba el inventario de mesas, sillas, vajilla, máquinas de café y regletas el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del hogar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el espacio y revisa permisos durante la primera semana; deja las últimas 2 semanas para cerrar expositores, talleres, inscripciones e impresión de materiales.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores de una feria del hogar?: Envía las condiciones de participación al menos 4 semanas antes y confirma cada registro 14 días antes. El mapa y los números de stand deberían quedar cerrados 7 días antes del evento.
¿Cuándo abrir las inscripciones para visitantes?: Ábrelas entre 2 y 3 semanas antes, cuando ya tengas fecha, horario, ubicación y una primera versión del programa. Recoge las preferencias dietéticas hasta 5 días antes para ajustar la compra.
¿Qué debo revisar el día anterior a la feria?: Comprueba durante una revisión de 60 a 90 minutos el inventario, la distribución, los equipos, las acreditaciones y la señalización. Deja preparados el mapa, los folletos, la lista de participantes y los cables para evitar montajes improvisados.

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