Organiser un salon de l’habitat, étape par étape

Un salon de l’habitat se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une succession de tâches logistiques. Commencez par fixer la date, les horaires et l’agencement avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite les inscriptions, les ateliers, la signalétique et les supports imprimés. Les oublis surviennent surtout dans les dernières semaines : besoins alimentaires, numéros de stand, matériel audiovisuel et informations envoyées aux exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
6
Contacter les exposants
3 personnes
7
Enregistrer les exposants
2 personnes
8
Envoyer les informations aux exposants
9
Composer l’offre d’ateliers
2 personnes
10
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
11
Concevoir les invitations
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier l'annonce en ligne
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Confirmer les informations visiteurs
17
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
18
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
19
Finaliser le programme
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer la signalisation
22
Imprimer les brochures d'information
2 personnes
23
Imprimer la liste des participants
24
Vérifier les stocks
2 personnes
25
Commander la liste de courses
26
Récupérer le matériel
2 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Emballer le service traiteur
2 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
6 personnes
34
Marquer les emplacements
3 personnes
35
Accueillir les exposants
3 personnes
36
Distribuer les supports de stand
2 personnes
37
Faire monter les exposants
6 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer le comptoir d'information
2 personnes
40
Préparer la table d'inscription
2 personnes
41
Aménager la salle d’atelier
3 personnes
42
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Disposer les listes de prix et les brochures
3 personnes
45
Tester le son et la présentation
2 personnes
46
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

49
Ouvrir les portes
3 personnes
50
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
51
Accueillir les visiteurs
2 personnes
52
Distribuer les plans
2 personnes
53
Soutenir les exposants
2 personnes
54
Encadrer les ateliers
3 personnes
55
Annoncer les présentations
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Maintenir le buffet propre
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
62
Enregistrer les objets trouvés
63
Finaliser le dernier atelier
2 personnes
64
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

65
Faire démonter les stands
6 personnes
66
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger le service traiteur
3 personnes
69
Remettre le mobilier en place
5 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Rassembler les factures et les reçus
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Table de caisse
Tabouretsqté 12
Nappesqté 24
Vitrinesqté 6
Présentoirs à dépliantsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Serre-câblesqté 50
Multitoolqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Torchonsqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Panneau d’entrée
Affiches du programmeqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux de standqté 24
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Plantes artificiellesqté 12
Décoration de tableqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires et le plan de salle avant les réservations. Gardez une zone libre pour l’accueil, la circulation et les ateliers, plutôt que de remplir toute la surface avec des stands.
Contactez les exposants dès que les conditions de participation sont prêtes. Demandez leurs besoins techniques et attribuez les numéros de stand avant d’envoyer le plan définitif.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et confirmez les informations visiteurs au plus tard 7 jours avant l’ouverture. Cela laisse le temps de corriger les coordonnées et les besoins alimentaires.
Finalisez le programme des ateliers avant d’imprimer les brochures et la signalisation. Pour chaque atelier, indiquez l’horaire, la durée, le lieu et le nom de l’animateur afin d’éviter les changements de dernière minute.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, serre-câbles et stations de recharge sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’habitat ?: Commencez au moins 3 mois avant l’ouverture pour fixer la date, réserver la salle et préparer les conditions de participation. Les exposants et les animateurs d’atelier doivent être contactés dès que le format est défini.
Quand faut-il attribuer les numéros de stand ?: Attribuez-les environ 3 semaines avant le salon, après avoir enregistré les exposants et recueilli leurs besoins. Envoyez ensuite le plan et les consignes logistiques au moins 7 jours avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’ouverture, puis publiez l’annonce en ligne pendant toute la période d’inscription. Faites une relance environ 10 jours avant le salon.
Que vérifier le jour du salon de l’habitat ?: Prévoyez une vérification complète 2 heures avant l’ouverture : stands, badges, signalisation, brochures, inscriptions et matériel audiovisuel. Gardez ensuite une personne disponible pendant au moins la première heure pour résoudre les problèmes d’accueil ou de branchement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.