Wohnungsmesse organisieren: Schritt für Schritt zum Messetag
Bei einer Wohnungsmesse müssen Aussteller, Besucher, Workshops und Raumaufteilung zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und den Veranstaltungsort fest, bevor du Stände oder Einladungen planst. Danach folgen Teilnahmebedingungen, Ausstelleranmeldungen, Besucherkommunikation und das Programm. Plane spätestens am Vortag die Standnummern, Beschilderung, Technik und Unterlagen ein – gerade Kabel, Namensschilder und gedruckte Informationen werden sonst schnell vergessen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 3
Reservierungen vornehmen
- 4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 5
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 6
Standbetreiber ansprechen
3 Personen
- 7
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 8
Informationen für Aussteller senden
- 9
Workshop-Angebot zusammenstellen
2 Personen
- 10
Workshopleiter festlegen
2 Personen
- 11
Einladungen gestalten
2 Personen
- 12
Einladungen verschicken
2 Personen
- 13
Online-Ankündigung veröffentlichen
- 14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 15
Ernährungswünsche erfassen
- 16
Besucherinformationen bestätigen
- 17
Besucherplan erstellen
2 Personen
- 18
Standnummern zuweisen
2 Personen
- 19
Programm finalisieren
2 Personen
- 20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Beschilderung drucken
- 22
Infobroschüren drucken
2 Personen
- 23
Teilnehmerliste ausdrucken
- 24
Bestand prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufsliste bestellen
- 26
Materialien abholen
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
2 Personen
- 28
Getränke kühlen
2 Personen
- 29
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 30
Catering verpacken
2 Personen
- 31
Location öffnen
2 Personen
- 32
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 33
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 34
Standplätze markieren
3 Personen
- 35
Aussteller empfangen
3 Personen
- 36
Standmaterialien verteilen
2 Personen
- 37
Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen
6 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 40
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 41
Workshopraum einrichten
3 Personen
- 42
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 44
Preisliste und Flyer auslegen
3 Personen
- 45
Ton und Präsentation testen
2 Personen
- 46
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
- 47
Toiletten kontrollieren
- 48
Teambriefing durchführen
8 Personen
Event
- 49
Türen öffnen
3 Personen
- 50
Besucher registrieren
3 Personen
- 51
Besucher begrüßen
2 Personen
- 52
Pläne verteilen
2 Personen
- 53
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 54
Workshops betreuen
3 Personen
- 55
Präsentationen ankündigen
- 56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 57
Snacks servieren
2 Personen
- 58
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 59
Buffet sauber halten
2 Personen
- 60
Mülleimer leeren
2 Personen
- 61
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 62
Verlorene Gegenstände erfassen
- 63
Letzten Workshop abschließen
2 Personen
- 64
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 65
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
6 Personen
- 66
Standmaterial sammeln
3 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Catering aufräumen
3 Personen
- 69
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
- 70
Location reinigen
4 Personen
- 71
Abfall entsorgen
2 Personen
- 72
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 74
Restbestand einlagern
2 Personen
- 75
Rechnungen und Belege sammeln
- 76
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- Stehtisch
- HockerAnz. 12
- TischdeckenAnz. 24
- VitrinenschränkeAnz. 6
- ProspektständerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 12
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadestationenAnz. 2
- KabelbinderAnz. 50
- MultitoolAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- SchälchenAnz. 20
- ServierschalenAnz. 16
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- GeschirrtücherAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
Dekoration
- Eingangsschild
- Programmatische PosterAnz. 8
- Wegweiser-SchilderAnz. 12
- StandbeschilderungAnz. 24
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 100
- WimpelkettenAnz. 8
- KunstpflanzenAnz. 12
- TischdekorationAnz. 24
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- StaubsaugerAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 4
- HandfegerAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Raumplan und Besucherführung: Zeichne Stände, Workshopbereich, Sitzplätze, Stehtische und Wege ein. Prüfe dabei, ob Absperrpfosten nötig sind und ob Türen sowie Fluchtwege frei bleiben.
- Sprich Aussteller frühzeitig an und setze eine feste Anmeldefrist, mindestens vier Wochen vor der Messe. Fordere dabei Standbedarf, Ansprechpartner und besondere technische Wünsche ab, statt diese am Aufbautag zu klären.
- Schicke Ausstellern die wichtigsten Informationen spätestens sieben Tage vorher: Ankunftszeit, Standnummer, Aufbauhinweise, Stromzugang und Ansprechpartner vor Ort. Die Standnummern sollten zu diesem Zeitpunkt bereits endgültig vergeben sein.
- Finalisiere Workshops und Besucherprogramm spätestens drei Tage vor Beginn. Reserviere Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon nicht nur auf dem Papier, sondern teste die Technik am Vortag mit Verlängerungskabeln und Ladestationen.
- Bestelle Drucksachen und prüfe den Bestand spätestens eine Woche vorher. Rechne Namensschilder, Infobroschüren und Teilnehmerlisten nach der erwarteten Besucherzahl plus etwa 10 Prozent und stelle Kaffeetassen, Gläser und Geschirr für den Empfang bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Wohnungsmesse organisieren?
- Starte mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Raumaufteilung und Genehmigungsprüfung. Vier Wochen vor dem Termin sollten die Aussteller angesprochen und die Teilnahmebedingungen verschickt sein.
- Wann sollte man die Aussteller einer Wohnungsmesse anmelden?
- Lege eine verbindliche Anmeldefrist etwa vier Wochen vor der Messe fest. Die endgültigen Standnummern und Aufbauinformationen kannst du anschließend spätestens sieben Tage vor dem Termin versenden.
- Wie plant man die Raumaufteilung bei einer Wohnungsmesse?
- Plane pro Aussteller zunächst einen klar markierten Stand und zusätzlich breite Besucherwege, einen Workshopbereich sowie einen zentralen Informationspunkt ein. Zeichne die Raumaufteilung mindestens drei Wochen vorher und prüfe sie beim Aufbau noch einmal vor Ort.
- Wann muss die Technik für eine Wohnungsmesse geprüft werden?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag, nicht erst kurz vor dem Einlass. Lege außerdem Verlängerungskabel, Kabelbinder und ein Multitool direkt am Technikplatz bereit.
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