Zo organiseer je een woonbeurs van begin tot beursdag

Een woonbeurs organiseren begint niet met decoratie, maar met een indeling die exposanten, bezoekers en logistiek tegelijk werkt. Leg eerst datum en locatie vast, controleer vergunningen en verzekering en maak daarna de beursplattegrond. Wacht niet met exposanten benaderen: hun standmaten, stroombehoefte en presentaties bepalen veel van je verdere planning. Werk vervolgens in vaste rondes aan aanmeldingen, communicatie, badges, bewegwijzering, leveranciers en de opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beursplattegrond maken
2 personen
3
Standplaatsen indelen
2 personen
4
Exposanten benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Vergunningen controleren
9
Verzekering controleren
10
Huisregels opstellen
11
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
12
Leveranciers bevestigen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Exposantenlijst bijwerken
16
Standnummers toewijzen
2 personen
17
Programma opstellen
2 personen
18
Plattegrond laten drukken
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Sociale media publiceren
21
Persbericht versturen
22
Badgegegevens controleren
2 personen
23
Badges voorbereiden
2 personen
24
Voorraad inkopen
2 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Vloer en looproutes markeren
3 personen
28
Standwanden plaatsen
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Registratiebalie opbouwen
2 personen
31
Cateringruimte inrichten
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Standmaterialen klaarzetten
4 personen
37
Exposanten ontvangen
3 personen
38
Exposantenbadges uitdelen
2 personen
39
Techniek testen
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen

Event

42
Registratietafel bemannen
2 personen
43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Bezoekers registreren
2 personen
45
Plattegronden uitdelen
46
Exposanten ondersteunen
2 personen
47
Presentaties begeleiden
2 personen
48
Geluidsniveau controleren
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Buffet aanvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Looproutes vrijhouden
2 personen
56
Gevonden voorwerpen registreren
57
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
58
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

59
Stroom uitschakelen
2 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Standwanden afbreken
4 personen
62
Tafels en stoelen stapelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval sorteren
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Beschadigingen vastleggen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Restvoorraad opbergen
2 personen
70
Facturen verzamelen
71
Bedankbericht versturen
72
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 12
Loungebankenaantal 8
Loungefauteuilsaantal 12
Bijzettafelsaantal 12
Standwandenaantal 48
Brochurestandaardsaantal 24
Kledingrekkenaantal 6
Klapstatievenaantal 12
Afzetpalenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Pinapparatenaantal 4
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 16
Stroomhaspelsaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Handscannersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Plantenaantal 24
Vazenaantal 12
Kussensaantal 30
Tafelkledenaantal 32
Fotowandenaantal 2
Posterstatievenaantal 12
Naambordhoudersaantal 50

Verlichting

Ledspotsaantal 16
Lichtslingersaantal 8
Bureaulampenaantal 12
Noodlampenaantal 4

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 18
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond voordat je standplaatsen definitief toewijst. Reserveer ruimte voor de registratiebalie, looproutes, zitplekken, presentaties en eventuele wachtrijen; een te volle indeling los je op de beursdag niet meer op.
Benader exposanten vroeg en vraag meteen naar standafmetingen, stroomgebruik, materialen en dieetwensen. Verwerk die gegevens in één bijgewerkte exposantenlijst, zodat standnummers en badges niet uit verschillende versies komen.
Plan communicatie in drie momenten: de uitnodiging, praktische beursinformatie en een laatste bevestiging. Stuur de plattegrond, bereikbaarheid, opbouwinformatie en het programma uiterlijk enkele dagen voor de beurs naar exposanten en bezoekers.
Test techniek niet pas tijdens de opbouw. Controleer laptops, tablets, printers, pinapparaten, handscanners, microfoons en het mengpaneel vooraf en leg verlengkabels, stekkerdozen en stroomhaspels per zone klaar.
Maak de opbouwvolgorde afhankelijk van wat ruimte inneemt. Zet standwanden, tafels en bewegwijzering eerst op hun plaats, richt daarna registratie en lounges in en plaats brochures, decoratie en badges pas als de looproutes vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een woonbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Benader exposanten daarna direct, zodat je vóór het drukken van de plattegrond voldoende aanmeldingen en standgegevens hebt.
Hoe deel je een woonbeurs logisch in?: Maak eerst zones voor stands, registratie, programma, catering en rustplekken. Houd brede, herkenbare looproutes vrij en wijs standnummers pas toe nadat je de benodigde standruimte en stroompunten hebt gecontroleerd.
Wanneer verstuur je badges voor een woonbeurs?: Controleer de badgegegevens nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en bereid de badges uiterlijk enkele dagen voor de beurs voor. Houd op de dag zelf een printer of extra exemplaren achter de registratiebalie voor last-minute wijzigingen.
Wat moet je één dag voor een woonbeurs controleren?: Loop de plattegrond, bewegwijzering, standnummers, techniek, voorraad en veiligheidsvoorzieningen volledig na. Controleer ook of leveranciers zijn bevestigd en of dieetwensen en het actuele programma bij de juiste mensen bekend zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.