So organisierst du eine Wohnungsmesse Schritt für Schritt
Bei einer Wohnungsmesse entscheidet die Reihenfolge über den Ablauf: Erst Ort, Datum und Messeplan festlegen, dann Aussteller gewinnen und Anmeldungen strukturiert bearbeiten. Danach folgen Standnummern, Programm, Sicherheitsvorgaben und die technische Ausstattung. Plane außerdem Zeit für Badges, Lageplan, Beschilderung und letzte Lieferantenbestätigungen ein. So vermeidest du, dass Aussteller am Aufbautag keinen klaren Platz haben oder wichtige Technik fehlt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Messeplan erstellen
2 Personen
- 3
Standplätze einteilen
2 Personen
- 4
Aussteller kontaktieren
2 Personen
- 5
Anmeldeformular veröffentlichen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Reservierungen vornehmen
- 8
Genehmigungen prüfen
- 9
Versicherung prüfen
- 10
Hausregeln aufstellen
- 11
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
- 12
Lieferanten bestätigen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Ausstellerliste aktualisieren
- 16
Standnummern zuweisen
2 Personen
- 17
Programm erstellen
2 Personen
- 18
Lageplan drucken lassen
- 19
Beschilderung entwerfen
- 20
In sozialen Medien veröffentlichen
- 21
Pressemitteilung versenden
- 22
Badge-Daten prüfen
2 Personen
- 23
Badges vorbereiten
2 Personen
- 24
Vorräte einkaufen
2 Personen
- 25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Boden und Laufwege markieren
3 Personen
- 28
Standwände aufstellen
4 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 31
Cateringbereich einrichten
2 Personen
- 32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 33
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 36
Standmaterialien bereitstellen
4 Personen
- 37
Aussteller empfangen
3 Personen
- 38
Aussteller-Badges verteilen
2 Personen
- 39
Technik testen
2 Personen
- 40
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 41
Getränke kalt stellen
2 Personen
Event
- 42
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 43
Besucher begrüßen
3 Personen
- 44
Besucher registrieren
2 Personen
- 45
Pläne verteilen
- 46
Aussteller unterstützen
2 Personen
- 47
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 48
Lautstärke kontrollieren
- 49
Getränke servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Buffet auffüllen
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
- 55
Laufwege freihalten
2 Personen
- 56
Fundgegenstände registrieren
- 57
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
- 58
Aussteller auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Strom ausschalten
2 Personen
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Standwände abbauen
4 Personen
- 62
Tische und Stühle stapeln
3 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Abfall trennen
3 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 67
Beschädigungen festhalten
- 68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 69
Restbestand verstauen
2 Personen
- 70
Rechnungen sammeln
- 71
Dankesnachricht versenden
- 72
Fotos teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 32
- StühleAnz. 80
- Registrierungstheke
- BarhockerAnz. 12
- LoungebänkeAnz. 8
- Lounge-SesselAnz. 12
- BeistelltischeAnz. 12
- StandwändeAnz. 48
- ProspektständerAnz. 24
- KleiderständerAnz. 6
- KlapständerAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 10
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- TabletsAnz. 4
- DruckerAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 16
- KabeltrommelnAnz. 6
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- Mischpult
- HandscannerAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- PflanzenAnz. 24
- VasenAnz. 12
- KissenAnz. 30
- TischdeckenAnz. 32
- FotowändeAnz. 2
- PosterständerAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 50
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 16
- LichterkettenAnz. 8
- SchreibtischlampenAnz. 12
- NotlampenAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 18
- HandseifenspenderAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Ort und Standaufteilung zuerst fest. Sobald der Messeplan steht, kannst du Standplätze vergeben und Aussteller mit belastbaren Informationen kontaktieren.
- Veröffentliche das Anmeldeformular frühzeitig und führe eine laufend aktualisierte Ausstellerliste. Prüfe Namen, Kontaktdaten und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe.
- Kläre Genehmigungen, Versicherung und Hausregeln vor der Bewerbung. Für Sicherheitsplan, Absperrpfosten und freie Fluchtwege sollte mindestens 2 Wochen vor dem Termin eine verantwortliche Person benannt sein.
- Plane Registrierung und Einlass als eigenen Arbeitsbereich. Registrierungstheke, Laptops, Tablets, Drucker, Kartenlesegeräte und Handscanner sollten mindestens 1 Tag vorher getestet und mit Ersatzkabeln vorbereitet werden.
- Lass Lageplan, Standnummern und Beschilderung nicht bis zum Aufbautag warten. Drucke die Unterlagen spätestens 3 Tage vorher und bestätige Lieferanten, Mobiliar sowie Audio- und Präsentationstechnik am Vortag.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Wohnungsmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In den ersten 2 Wochen sollten Datum, Ort, Messeplan, Genehmigungen und Versicherungsfragen geklärt sein, damit die Ausstelleranmeldung starten kann.
- Wann sollte man Aussteller für eine Wohnungsmesse kontaktieren?
- Kontaktiere die Aussteller etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Schicke Standgröße, Anmeldefrist, Hausregeln und vorläufige Standaufteilung direkt mit, damit Rückfragen nicht kurz vor der Messe entstehen.
- Wann müssen Badges und der Lageplan fertig sein?
- Prüfe die Badge-Daten spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und bereite die Badges danach vor. Der gedruckte Lageplan und die Beschilderung sollten mindestens 3 Tage vor dem Aufbau fertig sein.
- Was muss man am Tag vor einer Wohnungsmesse prüfen?
- Bestätige am Vortag alle Lieferanten und teste Registrierungstechnik, Lautsprecher, Mikrofone, Beamer und Kartenlesegeräte. Kontrolliere außerdem, ob Tische, Stühle, Standwände, Kabel und Verbrauchsmaterial vollständig vor Ort sind.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!