Cómo organizar una Feria del hogar sin perder el control

Organizar una Feria del hogar requiere coordinar expositores, puestos, visitantes y proveedores en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y después construye el plano antes de confirmar las ubicaciones. Las inscripciones, los permisos y el seguro suelen retrasarse si no tienen una fecha límite propia. Este plan te ayuda a llegar al montaje con los datos de acreditación, la señalización y el material preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Crear plano de la feria
2 personas
3
Asignar puestos
2 personas
4
Contactar a los expositores
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Hacer reservas
8
Comprobar permisos
9
Comprobar el seguro
10
Redactar las normas de la casa
11
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
12
Confirmar proveedores
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Actualizar la lista de expositores
16
Asignar números de stand
2 personas
17
Elaborar el programa
2 personas
18
Mandar imprimir el plano
19
Diseñar la señalización
20
Publicar en redes sociales
21
Enviar nota de prensa
22
Comprobar los datos de la acreditación
2 personas
23
Preparar acreditaciones
2 personas
24
Comprar suministros
2 personas
25
Reunir los materiales
3 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Marcar el suelo y los recorridos
3 personas
28
Instalar los paneles del stand
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar el mostrador de registro
2 personas
31
Montar el espacio de catering
2 personas
32
Colgar la iluminación
3 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Colocar la señalización
2 personas
36
Preparar el material del stand
4 personas
37
Recibir a los expositores
3 personas
38
Repartir las acreditaciones de expositores
2 personas
39
Probar la técnica
2 personas
40
Preparar aperitivos
3 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas

Evento

42
Atender la mesa de registro
2 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
44
Registrar a los visitantes
2 personas
45
Repartir planos
46
Apoyar a los expositores
2 personas
47
Coordinar presentaciones
2 personas
48
Comprobar el nivel de sonido
49
Servir las bebidas
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Reponer el bufé
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Mantener libres las vías de paso
2 personas
56
Registrar objetos perdidos
57
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas
58
Registrar a los expositores
2 personas

Seguimiento

59
Cortar la electricidad
2 personas
60
Retirar la decoración
3 personas
61
Desmontar las paredes del stand
4 personas
62
Apilar mesas y sillas
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Clasificar residuos
3 personas
65
Limpiar el lugar
4 personas
66
Inventariar materiales
2 personas
67
Registrar daños
68
Devolver los objetos prestados
2 personas
69
Guardar el stock restante
2 personas
70
Recopilar facturas
71
Enviar mensaje de agradecimiento
72
Compartir fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 32
Sillascant. 80
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 12
Sofás loungecant. 8
Butacas loungecant. 12
Mesas auxiliarescant. 12
Paredes para standscant. 48
Atriles para folletoscant. 24
Percheroscant. 6
Trípodes plegablescant. 12
Postes separadorescant. 10

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Impresorascant. 2
Datáfonoscant. 4
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 16
Enrollacablescant. 6
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Escáneres portátilescant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Plantascant. 24
Jarronescant. 12
Cojinescant. 30
Mantelescant. 32
Paredes para fotoscant. 2
Atriles para pósterescant. 12
Portanombrescant. 50

Iluminación

Focos LEDcant. 16
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de escritoriocant. 12
Lámparas de emergenciacant. 4

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Papeleracant. 18
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 8 semanas para contactar a los expositores, publicar el formulario y corregir los datos recibidos.
Dibuja el plano antes de asignar los puestos. Deja definidos el mostrador de registro, los pasillos, las salidas y las zonas de descanso, y asigna un número a cada stand.
Pon una fecha límite para las inscripciones y otra, al menos 7 días antes, para confirmar nombres, necesidades y preferencias dietéticas. Así puedes actualizar la lista de expositores sin rehacerla durante el montaje.
Comprueba permisos, seguro y plan de seguridad como un bloque separado, con una revisión final 10 días antes. No esperes a que llegue el primer expositor para detectar que falta una autorización.
Prepara el programa, el plano impreso y la señalización antes de la última semana. Lleva copias adicionales de acreditaciones y comprueba con antelación portátiles, tablets, impresoras, datáfonos, cables y regletas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Feria del hogar?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha. Reserva las dos últimas semanas para confirmar expositores, revisar acreditaciones, cerrar proveedores y resolver permisos o cambios del plano.
¿Cuándo se deben asignar los puestos de una feria?: Asigna los puestos cuando tengas una primera lista estable de expositores, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Deja la numeración cerrada y envíala al menos 7 días antes para evitar cambios durante el montaje.
¿Cuándo hay que comprobar los permisos y el seguro?: Haz una primera comprobación al fijar el lugar y una revisión final 10 días antes. Si falta un documento en ese momento, todavía tendrás margen para corregirlo antes de publicar el plano definitivo.
¿Cuándo se prepara la señalización de una Feria del hogar?: Diseña la señalización después de cerrar el plano y los números de stand, aproximadamente 2 semanas antes. Imprime el plano y prepara las indicaciones durante la última semana, dejando copias de reserva para el registro.

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