Zo organiseer je een wijnproefwedstrijd

Een wijnproefwedstrijd staat of valt met een vaste proefvolgorde en een duidelijke scheiding tussen organisatie en beoordeling. Leg eerst de wedstrijdopzet, jury en proefrondes vast; regel daarna locatie, deelnemers en wijnlevering. Sluit de deelnemerslijst op tijd en bestel pas daarna het definitieve aantal flessen, glazen en hapjes. Op de dag zelf draait alles om herkenbare wijnnummers, gekoelde flessen, scoreformulieren en een draaiboek waarmee de jury zonder uitleg kan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Wijnleverancier selecteren
3
Juryleden benaderen
4
Wedstrijdopzet vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Deelnemersregistratie bijhouden
8
Dieetwensen verzamelen
9
Wijnbestelling plaatsen
10
Jurydeelname bevestigen
11
Prijzen bestellen
12
Proefrondes indelen
2 personen
13
Scoreformulieren maken
14
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
15
Deelnemerslijst sluiten
16
Definitief aantal bevestigen
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Wijnlevering controleren
2 personen
19
Wijnen nummeren
2 personen
20
Wijnflessen koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Draaiboek printen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Proefstations inrichten
4 personen
27
Jurytafel klaarzetten
2 personen
28
Buffet inrichten
3 personen
29
Decoratie ophangen
2 personen
30
Muziek en verlichting testen
2 personen
31
Proefglazen klaarzetten
3 personen
32
Scoreformulieren klaarleggen
2 personen
33
Briefing jury geven
2 personen
34
Deelnemers ontvangen
3 personen
35
Wedstrijdregels toelichten
36
Welkomstdrank serveren
3 personen
37
Proefronde één begeleiden
4 personen
38
Proefronde twee begeleiden
4 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
42
Scores verzamelen
2 personen
43
Scores controleren
2 personen
44
Winnaar bekendmaken
45
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
46
Vrije borrel begeleiden
3 personen
47
Laatste bestelling opnemen
2 personen
48
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

49
Restanten veilig opslaan
2 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Locatie schoonmaken
3 personen
54
Materialen controleren
2 personen
55
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Jurytafel
Buffettafelaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 240
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 60
Wijnkaraffenaantal 8
Spuugbakkenaantal 12
IJs- en wateremmersaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Bluetoothspeaker
Microfoon
Rekenmachinesaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Laptop
Printer

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Broodmandenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 6
Flessenstoppersaantal 12
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Tafellopersaantal 8
Menukaartenaantal 10
Wijnfleshoezenaantal 8
Tafelnummersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Prijzen en medaillesaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Moppenaantal 2
Bezem en stofferaantal 2
Afwasteiltjesaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vóór het openen van de aanmeldingen vast hoeveel proefrondes je houdt, hoeveel wijnen per ronde worden geschonken en hoe de winnaar wordt bepaald. Zo kun je tafels, glazen, juryleden en scoreformulieren op aantallen voorbereiden.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk een week voor de wedstrijd en verzamel dieetwensen op hetzelfde moment. Bevestig daarna het definitieve aantal deelnemers aan de wijnleverancier en plan de hapjes voor het juiste aantal personen.
Nummer de flessen vooraf en houd de nummering alleen bij de organisatie en jury. Gebruik wijnfleshoezen of een vergelijkbare afscherming, zodat deelnemers niet al aan kleur, etiket of flesvorm zien wat ze proeven.
Koel witte en mousserende wijnen niet pas bij aanvang. Controleer de wijnlevering zodra die binnenkomt en gebruik koelkasten, koelboxen of ijs- en wateremmers zodat elke ronde op de geplande temperatuur kan worden geschonken.
Zet op de wedstrijddag eerst jurytafel, tafels, stoelen en buffet klaar en leg daarna glazen, water, spuugbakken, kurkentrekkers en scoreformulieren neer. Reserveer minimaal 60 minuten voor openen, opstellen en een laatste controle van de proefvolgorde.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een wijnproefwedstrijd te organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met locatie, wijnleverancier, jury en wedstrijdopzet. Sluit de deelnemerslijst ongeveer 1 week voor de wedstrijd, zodat je de bestelling en indeling definitief kunt maken.
Hoeveel wijn heb je nodig per deelnemer bij een wijnproefwedstrijd?: Reken per wijn op ongeveer 50 milliliter per deelnemer; een fles van 750 milliliter levert daarmee circa 15 proefporties. Bestel per wijn minstens 1 extra fles voor de jury, morsen en een onvoorziene deelnemer.
Hoeveel glazen heeft iedere deelnemer nodig?: Gebruik bij voorkeur 1 glas per wijn wanneer je meerdere wijnen tegelijk laat vergelijken. Bij 6 wijnen zijn dat dus 6 glazen per deelnemer, plus reserveglazen en aparte waterglazen.
Wanneer moet je de wijnflessen nummeren en koelen?: Nummer de flessen vóór de deelnemers arriveren, nadat de proefvolgorde definitief is. Koel de wijnen die dat nodig hebben enkele uren vooraf en controleer ongeveer 60 minuten voor de start of alle flessen klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.