Organiser un concours de dégustation de vin, étape par étape

Un concours de dégustation de vin se prépare d’abord sur le papier : format des épreuves, nombre de participants, composition du jury et règles de notation. Réservez ensuite le lieu et le fournisseur, puis ouvrez les inscriptions avec une date limite claire. La dernière semaine sert à confirmer les quantités, commander les prix et transmettre les consignes. Le jour J, les vins doivent être numérotés et servis dans le bon ordre, sans révéler leur identité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Sélectionner le fournisseur de vin
3
Contacter les membres du jury
4
Établir le format du concours
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Suivre les inscriptions des participants
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Passer la commande de vin
10
Confirmer la participation au jury
11
Commander les prix
12
Répartir les tours de dégustation
2 personnes
13
Créer les feuilles de score
14
Élaborer le règlement de la compétition
2 personnes
15
Clôturer la liste des participants
16
Confirmer le nombre définitif
17
Envoyer les informations aux participants
18
Vérifier la livraison de vin
2 personnes
19
Numéroter les vins
2 personnes
20
Refroidir les bouteilles de vin
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Imprimer le déroulé

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer les stands de dégustation
4 personnes
27
Préparer la table du jury
2 personnes
28
Installer le buffet
3 personnes
29
Installer la décoration
2 personnes
30
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
31
Préparer les verres de dégustation
3 personnes
32
Préparer les feuilles de score
2 personnes
33
Faire le briefing du jury
2 personnes
34
Accueillir les participants
3 personnes
35
Expliquer les règles du match
36
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
37
Encadrer le premier essai
4 personnes
38
Encadrer le deuxième tour d'essai
4 personnes
39
Servir des amuse-bouches
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
42
Collecter les scores
2 personnes
43
Vérifier les scores
2 personnes
44
Annoncer le vainqueur
45
Assurer la remise des prix
2 personnes
46
Encadrer le cocktail libre
3 personnes
47
Prendre la dernière commande
2 personnes
48
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

49
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
51
Faire la vaisselle
3 personnes
52
Rassembler les déchets
2 personnes
53
Nettoyer le lieu
3 personnes
54
Vérifier le matériel
2 personnes
55
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Table du jury
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 240
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 60
Carafes à vinqté 8
Crachoirsqté 12
Seaux à glace et à eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Enceinte Bluetooth
Microphone
Calculatricesqté 2
Rallongesqté 3
Ordinateur portable
Imprimante

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Bouchons de bouteilleqté 12
Verres doseursqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Chemins de tableqté 8
Cartes de menuqté 10
Housses pour bouteilles de vinqté 8
Numéros de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Prix et médaillesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Définissez le format avant d’envoyer les invitations : dégustation à l’aveugle ou non, nombre de tours, critères de notation et durée prévue pour chaque série. Prévoyez une feuille de score par vin et par participant.
Fixez la clôture des inscriptions au moins 7 jours avant le concours. Vous pourrez ainsi confirmer le nombre définitif, recueillir les besoins alimentaires et commander la quantité de vin et d’en-cas nécessaire.
Confirmez les membres du jury 10 à 14 jours avant l’événement, puis transmettez-leur le règlement et le déroulé. Une table séparée, des calculatrices et des crachoirs évitent les interruptions pendant les tours.
Ne gardez pas le refroidissement et la numérotation des bouteilles pour la dernière minute. Refroidissez les vins concernés plusieurs heures à l’avance et attribuez les numéros avant l’arrivée des participants, en conservant la correspondance dans un document réservé à l’organisation.
Préparez l’installation au moins 60 minutes avant l’ouverture : tables, chaises, table du jury, verres, carafes, seaux et buffet. Vérifiez aussi la livraison, les tire-bouchons, les rallonges et le microphone avant de commencer l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de dégustation de vin ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer le jury, ouvrir les inscriptions, commander les vins et envoyer les informations finales au moins 5 jours avant l’événement.
Combien de bouteilles prévoir pour un concours de dégustation ?: Calculez la quantité selon le nombre de participants, le nombre de vins et le volume servi par tour. Pour une dégustation, comptez généralement 5 à 7 cl par vin et ajoutez au moins 10 % de marge pour les essais, les pertes et le jury.
Quand faut-il numéroter les bouteilles de vin ?: Numérotez-les le jour même, après vérification de la livraison et avant l’arrivée des participants. Faites-le au moins 45 minutes avant le premier tour et gardez la liste de correspondance hors de la vue du public.
Que faut-il prévoir pour le jury d’un concours de dégustation ?: Préparez une table dédiée, une feuille de score par tour, des calculatrices, de l’eau, des verres adaptés et des crachoirs. Envoyez le règlement et les critères de notation au jury au moins 7 jours avant le concours.

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