Zo organiseer je een wijnbeurs zonder last-minute problemen

Begin met de beursdatum, locatie en maximale bezoekerscapaciteit. Daarna leg je contact met wijnleveranciers en bevestig je welke wijnhuizen deelnemen, zodat je de wijnlijst en proefvolgorde kunt maken. Werk vervolgens de standindeling, uitnodigingen en aanmeldingen uit. In de laatste week draait alles om etiketten, wijnkaarten, transport, koeling en controle van glazen en hulpmiddelen. Vooral gekoelde wijn, voldoende spuugbakken en een duidelijke registratie worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Wijnleveranciers benaderen
2 personen
3
Deelnemende wijnhuizen bevestigen
2 personen
4
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Wijnlijst samenstellen
2 personen
9
Proefvolgorde bepalen
2 personen
10
Standindeling uitwerken
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Wijntransport afstemmen
2 personen
13
Proefglazen en servies regelen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Standbordjes maken
2 personen
16
Wijnkaarten afdrukken
17
Bezoekerslijst afdrukken
18
Routeborden voorbereiden
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Wijnlevering aannemen
2 personen
22
Wijnvoorraad controleren
2 personen
23
Witte wijn koelen
2 personen
24
Rosé koelen
2 personen
25
Rode wijn klaarzetten
2 personen
26
Kaas en vleeswaren portioneren
3 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Servies controleren
2 personen
29
Techniek controleren
2 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Leveringen ontvangen
3 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Stands indelen
4 personen
34
Tafelkleden aanbrengen
3 personen
35
Koelers vullen
3 personen
36
Wijnflessen per stand klaarzetten
4 personen
37
Proefglazen klaarzetten
3 personen
38
Spuugbakken plaatsen
2 personen
39
Buffet opbouwen
3 personen
40
Hapjes presenteren
3 personen
41
Decoratie ophangen
2 personen
42
Verlichting plaatsen
2 personen
43
Muziek installeren
2 personen
44
Registratietafel inrichten
2 personen
45
Wijnkaarten per tafel leggen
2 personen
46
Toiletten controleren
47
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
48
Personeelsinstructie geven
2 personen

Event

49
Entree openen
3 personen
50
Bezoekers registreren
3 personen
51
Polsbandjes uitdelen
2 personen
52
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
53
Wijnproeverijen begeleiden
8 personen
54
Wijn schenken
8 personen
55
Dranken bijvullen
3 personen
56
Hapjes serveren
4 personen
57
Buffet aanvullen
3 personen
58
Gebruikte glazen inzamelen
3 personen
59
Glazen afwassen
3 personen
60
Tafels schoonhouden
2 personen
61
Afvalbakken legen
2 personen
62
Alcoholvrije opties aanvullen
63
Laatste proeverij aankondigen
64
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

65
Wijnvoorraad veilig wegzetten
3 personen
66
Resterende hapjes verpakken
2 personen
67
Stands afbreken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Servies reinigen
3 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven wijn opslaan
2 personen
77
Naamkaartjes en borden opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Tafelkledenaantal 24

Servies

Wijnglazenaantal 220
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Servettenhoudersaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 10
IJsblokjesbakkenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 16
Wijnopenersaantal 10
Wijnschenkersaantal 16
Druppelaarsaantal 16
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelkastenaantal 2
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Spuugbakkenaantal 16
Serveerschalenaantal 24
Kaasmessenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 12
Broodmandenaantal 8
Flessenbakkenaantal 12

Decoratie

Standbordjesaantal 16
Naamkaartjesaantal 180
Wijnrankdecoratieaantal 8
Tafeldecoratieaantal 24
Routebordenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Handsprayflaconsaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de bezoekerscapaciteit voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weet je hoeveel proefglazen, waterglazen, stoelen en naamkaartjes je nodig hebt en voorkom je dat de registratie vastloopt.
Bevestig wijnhuizen en leveringen uiterlijk enkele weken vooraf. Plan het transport apart en controleer bij ontvangst elke doos aan de hand van de wijnlijst; een ontbrekende fles merk je anders pas bij een stand.
Maak de proefvolgorde vóór je de wijnkaarten afdrukt. Begin doorgaans met lichtere wijnen en eindig met vollere of zoetere wijnen, zodat bezoekers de verschillen beter kunnen proeven.
Zet witte wijn en rosé ruim vóór opening in koeling of koelboxen. Reken per proefstand op een kurkentrekker of wijnopener, een schenker, een druppelaar en een spuugbak.
Richt registratie, stands en bewegwijzering vóór de eerste bezoekers in. Leg bezoekerslijsten, naamkaartjes en routeborden klaar en test microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen dezelfde dag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wijnbeurs organiseren?: Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, capaciteit en wijnleveranciers. Plan de definitieve wijnlijst, uitnodigingen en proefvolgorde uiterlijk 3 weken voor de beurs.
Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnbeurs?: Reken per bezoeker op ongeveer 10 tot 15 proefporties van 5 cl, afhankelijk van het aantal wijnhuizen. Voor 100 bezoekers komt dat neer op circa 50 tot 75 liter proefwijn; houd extra flessen achter de hand voor populaire stands.
Hoeveel proefglazen heb je nodig voor een wijnbeurs?: Voorzie minimaal 1 proefglas per bezoeker plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 100 bezoekers zijn dat dus 110 glazen, naast aparte waterglazen en voldoende spuugbakken.
Wanneer moet je witte wijn en rosé koelen?: Koel witte wijn en rosé uiterlijk 6 tot 8 uur voor aanvang, zodat ook de reservevoorraad op temperatuur komt. Controleer de koeling opnieuw 1 uur voor opening en vul koelboxen waar nodig bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.