Eine Weinmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Weinmesse entscheidet nicht nur die Auswahl der Weine über den Ablauf. Zuerst stehen Termin, Ort, Kapazität und die Zusagen der Weingüter fest; danach folgen Anmeldung, Verkostungsreihenfolge und Standplan. Plane außerdem früh, wie Gläser, Wasser, Kühlung und der Transport am Veranstaltungstag funktionieren. Besonders häufig werden Beschilderung, Spuckeimer und die Zeit für die Weinannahme zu spät eingeplant.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
2
Weinlieferanten anfragen
2 Personen
3
Teilnehmende Weingüter bestätigen
2 Personen
4
Besucherkapazität festlegen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Weinkarte zusammenstellen
2 Personen
9
Reihenfolge der Verkostung festlegen
2 Personen
10
Standaufteilung ausarbeiten
2 Personen
11
Reservierungen vornehmen
12
Weintransport abstimmen
2 Personen
13
Probiergläser und Geschirr organisieren
14
Namensschilder vorbereiten
15
Standschilder erstellen
2 Personen
16
Weinkarten drucken
17
Besucherliste ausdrucken
18
Routenschilder vorbereiten
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Weinlieferung annehmen
2 Personen
22
Weinvorrat prüfen
2 Personen
23
Weißwein kühlen
2 Personen
24
Rosé kühlen
2 Personen
25
Rotwein bereitstellen
2 Personen
26
Käse und Aufschnitt portionieren
3 Personen
27
Snacks vorbereiten
3 Personen
28
Geschirr prüfen
2 Personen
29
Technik prüfen
2 Personen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Stände einteilen
4 Personen
34
Tischdecken auflegen
3 Personen
35
Kühlboxen füllen
3 Personen
36
Weinflaschen pro Stand bereitlegen
4 Personen
37
Verkostungsgläser bereitstellen
3 Personen
38
Spuckeimer aufstellen
2 Personen
39
Buffet aufbauen
3 Personen
40
Snacks präsentieren
3 Personen
41
Dekoration aufhängen
2 Personen
42
Beleuchtung anbringen
2 Personen
43
Musik installieren
2 Personen
44
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
45
Weinkarten pro Tisch auslegen
2 Personen
46
Toiletten kontrollieren
47
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
48
Personalanweisung geben
2 Personen

Event

49
Eingang öffnen
3 Personen
50
Besucher registrieren
3 Personen
51
Armbänder verteilen
2 Personen
52
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
53
Weinverkostungen betreuen
8 Personen
54
Wein ausschenken
8 Personen
55
Getränke nachfüllen
3 Personen
56
Snacks servieren
4 Personen
57
Buffet auffüllen
3 Personen
58
Benutzte Gläser einsammeln
3 Personen
59
Gläser spülen
3 Personen
60
Tische sauber halten
2 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Alkoholfreie Optionen auffüllen
63
Letzte Verkostung ankündigen
64
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

65
Weinvorrat sicher verstauen
3 Personen
66
Übrig gebliebene Häppchen verpacken
2 Personen
67
Stände abbauen
4 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
2 Personen
70
Geräte ausschalten
2 Personen
71
Geschirr reinigen
3 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebenen Wein lagern
2 Personen
77
Namensschilder und Tafeln wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 12
BistrotischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
TischdeckenAnz. 24

Geschirr

WeingläserAnz. 220
WassergläserAnz. 100
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 100
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 120
ServiettenhalterAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 10
EiswürfelbehälterAnz. 8
KorkenzieherAnz. 16
KorkenzieherAnz. 10
WeinausschenkerAnz. 16
TropferAnz. 16
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

SpuckeimerAnz. 16
ServierschalenAnz. 24
KäsemesserAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
BrotkörbeAnz. 8
FlaschenkästenAnz. 12

Dekoration

StandbeschilderungAnz. 16
NamensschilderAnz. 180
Weinranken-DekorationAnz. 8
TischdekorationAnz. 24
WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 6
HandsprayflaschenAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Besucherkapazität fest, bevor du Einladungen verschickst. Rechne mit mindestens einem Probierglas pro gleichzeitig anwesender Person und plane zusätzliche Gläser für Bruch und Wechsel ein.
Frage die Weinlieferanten frühzeitig an und bestätige die teilnehmenden Weingüter spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Erst danach lassen sich Weinkarte, Stände und Verkostungsroute zuverlässig ausarbeiten.
Ordne die Verkostung von leichteren zu kräftigeren Weinen. Stelle Weißwein und Rosé am Vortag kalt und plane für Rotwein einen separaten, gut erreichbaren Bereitstellungsbereich ein.
Plane am Eingang einen Registrierungstisch mit Besucherliste und Namensschildern ein. Routenschilder und Standschilder sollten spätestens am Vortag gedruckt, sortiert und auf Vollständigkeit geprüft werden.
Stimme den Weintransport mit jedem Weingut ab und reserviere ein Zeitfenster für die Annahme. Prüfe bei der Lieferung Flaschenzahl, Zustand und Weinvorrat, bevor die Weine gekühlt oder an den Ständen verteilt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Weinmesse organisieren?: Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Termin, Ort, Kapazität und Anfragen an Weinlieferanten. Vier bis sechs Wochen vor der Messe sollten die Weingüter bestätigt und die Einladungen verschickt sein.
Wie viele Weingläser braucht man für eine Weinmesse?: Plane mindestens ein Probierglas pro gleichzeitig anwesender Person und zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei 100 Gästen sind das also ungefähr 110 bis 115 Gläser, sofern nicht zwischen den Weinen gespült wird.
Wann soll der Wein für eine Weinmesse gekühlt werden?: Weißwein und Rosé sollten am Vortag gekühlt werden, damit sie vollständig durchgekühlt sind. Kontrolliere die Temperatur und den Vorrat am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor dem Einlass.
Wie lange vorher müssen Einladungen für eine Weinmesse verschickt werden?: Verschicke Einladungen idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf etwa sieben bis zehn Tage vor der Messe, damit Ernährungswünsche, Besucherliste und Ausstattung angepasst werden können.

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