Cómo organizar una feria del vino sin perder el control

Una feria del vino se organiza en un orden muy concreto: primero aseguras el lugar, el aforo y las bodegas; después cierras la lista de vinos y el recorrido de degustación. Las inscripciones y las preferencias dietéticas deben quedar resueltas antes de imprimir acreditaciones, cartas y listas de visitantes. En los últimos días, el frío, el transporte y el material de cada stand son los puntos que más fallan. Este plan reúne 77 tareas y 51 artículos para llegar al montaje con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
2
Contactar con proveedores de vino
2 personas
3
Confirmar las bodegas participantes
2 personas
4
Determinar la capacidad de visitantes
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Elaborar la lista de vinos
2 personas
9
Definir el orden de la degustación
2 personas
10
Diseñar la distribución de los stands
2 personas
11
Hacer reservas
12
Coordinar el transporte del vino
2 personas
13
Preparar copas de degustación y vajilla
14
Preparar tarjetas de nombre
15
Crear carteles de stand
2 personas
16
Imprimir las cartas de vinos
17
Imprimir la lista de visitantes
18
Preparar señales de ruta
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Recibir la entrega de vino
2 personas
22
Comprobar el stock de vino
2 personas
23
Enfriar el vino blanco
2 personas
24
Enfriar el rosado
2 personas
25
Preparar vino tinto
2 personas
26
Porcionar queso y embutidos
3 personas
27
Preparar aperitivos
3 personas
28
Comprobar la vajilla
2 personas
29
Comprobar la técnica
2 personas
30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Recibir entregas
3 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Distribuir los stands
4 personas
34
Colocar manteles
3 personas
35
Rellenar las neveras
3 personas
36
Preparar botellas de vino por stand
4 personas
37
Preparar los vasos de degustación
3 personas
38
Colocar escupideras
2 personas
39
Montar el buffet
3 personas
40
Presentar los aperitivos
3 personas
41
Colgar la decoración
2 personas
42
Instalar la iluminación
2 personas
43
Instalar la música
2 personas
44
Montar la mesa de registro
2 personas
45
Colocar las cartas de vinos en cada mesa
2 personas
46
Comprobar los baños
47
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
48
Dar instrucciones al personal
2 personas

Evento

49
Abrir la entrada
3 personas
50
Registrar a los visitantes
3 personas
51
Repartir pulseras
2 personas
52
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
53
Guiar degustaciones de vino
8 personas
54
Servir vino
8 personas
55
Rellenar las bebidas
3 personas
56
Servir aperitivos
4 personas
57
Reponer el bufé
3 personas
58
Recoger los vasos usados
3 personas
59
Lavar los vasos
3 personas
60
Mantener las mesas limpias
2 personas
61
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
62
Reponer las opciones sin alcohol
63
Anunciar la última degustación
64
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

65
Guardar el vino de forma segura
3 personas
66
Empaquetar los aperitivos restantes
2 personas
67
Desmontar los stands
4 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Retirar la decoración
2 personas
70
Apagar el equipo
2 personas
71
Limpiar la vajilla
3 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver el material prestado
2 personas
76
Guardar el vino sobrante
2 personas
77
Recoger los carteles y tarjetas con nombres

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mantelescant. 24

Vajilla

Copas de vinocant. 220
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 120
Porta-servilletascant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 10
Cubiterascant. 8
Sacacorchoscant. 16
Sacacorchoscant. 10
Sirvientes de vinocant. 16
Goteroscant. 16
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neverascant. 2
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Cocina

Bacines para escupircant. 16
Bandejas de servircant. 24
Cuchillos para quesocant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cestas de pancant. 8
Contenedores para botellascant. 12

Decoración

Carteles de standcant. 16
Tarjetas de nombrecant. 180
Decoración de enredaderacant. 8
Decoración de mesacant. 24
Señales de rutacant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 6
Botellas de spray para manoscant. 6
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define el aforo antes de enviar invitaciones. Ese número determina cuántas copas, vasos de agua, mesas y personas puedes atender sin formar colas en el registro.
Cierra la lista de vinos y el orden de degustación antes de imprimir las cartas. Si cambias una bodega a última hora, tendrás que corregir también los carteles de stand y las señales del recorrido.
Reserva transporte y recepción del vino con margen. Comprueba cada entrega al llegar y revisa el stock antes de enfriar nada; así detectas botellas faltantes cuando todavía puedes resolverlas.
Separa el vino por temperatura y momento de servicio. El blanco y el rosado necesitan enfriarse con antelación, mientras que el tinto debe quedar preparado para servirse sin saturar las mesas de degustación.
Monta primero el circuito de visitantes y después la decoración. La mesa de registro, las señales de ruta, los stands, las cubiteras y los recipientes para escupir deben poder localizarse sin preguntar al personal.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del vino?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, ubicación, aforo y bodegas participantes. Deja la última semana para confirmar inscripciones, recibir el vino, imprimir documentos y revisar el material.
¿Cuántas copas necesito para una feria del vino?: Calcula al menos una copa de degustación por visitante si habrá un sistema claro de lavado o reposición, y añade un margen del 10 al 20 %. Para 100 visitantes, prepara entre 110 y 120 copas, además de vasos para agua.
¿Cuánto vino se calcula por persona en una degustación?: Para una degustación de varias referencias, calcula aproximadamente 50 a 75 ml por vino y persona. Con 6 vinos, serían entre 300 y 450 ml por visitante; compra un margen adicional para derrames y reposición.
¿Cuándo debo enfriar el vino blanco y el rosado?: Enfría el blanco y el rosado varias horas antes de abrir la feria, preferiblemente desde la mañana si el evento es por la tarde. Revisa la temperatura y la capacidad de neveras o cubiteras el día anterior, no durante la recepción de visitantes.

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