Organiser un salon du vin sans rien laisser au dernier moment

Un salon du vin se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et la capacité d’accueil, puis les domaines participants et les inscriptions. Ensuite, vous construisez le parcours de dégustation, l’agencement des stands et la logistique du vin. Les oublis les plus fréquents concernent le refroidissement, les verres, la signalétique et la réception des bouteilles. Ce plan vous aide à répartir les 77 tâches et à vérifier les 51 fournitures nécessaires avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Contacter les fournisseurs de vin
2 personnes
3
Confirmer les domaines viticoles participants
2 personnes
4
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir la liste des vins
2 personnes
9
Définir l’ordre des essais
2 personnes
10
Élaborer l’agencement des stands
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Coordonner le transport du vin
2 personnes
13
Prévoir des verres de dégustation et de la vaisselle
14
Préparer les badges nominatifs
15
Créer les panneaux de stand
2 personnes
16
Imprimer les cartes des vins
17
Imprimer la liste des visiteurs
18
Préparer les panneaux de direction
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Réceptionner la livraison de vin
2 personnes
22
Vérifier le stock de vin
2 personnes
23
Réfrigérer le vin blanc
2 personnes
24
Refroidir le rosé
2 personnes
25
Préparer le vin rouge
2 personnes
26
Portionner le fromage et la charcuterie
3 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Vérifier la vaisselle
2 personnes
29
Vérifier la technique
2 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Réception des livraisons
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Répartir les stands
4 personnes
34
Installer les nappes
3 personnes
35
Remplir les glacières
3 personnes
36
Préparer les bouteilles de vin par stand
4 personnes
37
Préparer les verres de dégustation
3 personnes
38
Installer des bacs à vomi
2 personnes
39
Monter le buffet
3 personnes
40
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
41
Installer la décoration
2 personnes
42
Installer l’éclairage
2 personnes
43
Installer la musique
2 personnes
44
Installer la table d'inscription
2 personnes
45
Placer les cartes des vins sur chaque table
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
47
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
48
Donner les consignes au personnel
2 personnes

Événement

49
Ouvrir l’entrée
3 personnes
50
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
51
Distribuer les bracelets
2 personnes
52
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
53
Animer les dégustations de vin
8 personnes
54
Servir le vin
8 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
4 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
58
Collecter les verres usagés
3 personnes
59
Laver les verres
3 personnes
60
Garder les tables propres
2 personnes
61
Vider les poubelles
2 personnes
62
Compléter les options sans alcool
63
Annoncer la dernière dégustation
64
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

65
Ranger le stock de vin en lieu sûr
3 personnes
66
Emballer les restes de snacks
2 personnes
67
Démonter les stands
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Nettoyer la vaisselle
3 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Stocker le vin restant
2 personnes
77
Ranger les porte-noms et les assiettes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Nappesqté 24

Vaisselle

Verres à vinqté 220
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Porte-serviettesqté 12

Équipement

Glacièresqté 10
Bacs à glaçonsqté 8
Tire-bouchonsqté 16
Tire-bouchonsqté 10
Tireuses à vinqté 16
Compte-gouttesqté 16
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Réfrigérateursqté 2
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Cuisine

Crachoirsqté 16
Plateaux de serviceqté 24
Couteaux à fromageqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 8
Bacs à bouteillesqté 12

Décoration

Panneaux de standqté 16
Badges nominatifsqté 180
Décoration de vigneqté 8
Décoration de tableqté 24
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 6
Flacons de gel hydroalcooliqueqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la capacité d’accueil avant d’envoyer les invitations. Elle détermine le nombre de tables, de chaises, de verres et la circulation entre les stands.
Confirmez les domaines viticoles plusieurs semaines avant le salon, puis établissez la liste définitive des vins et l’ordre des essais. Cela évite de modifier les cartes des vins après impression.
Prévoyez la réception du vin au moins un jour avant l’ouverture. Vérifiez les quantités dès la livraison, réfrigérez le blanc et le rosé, puis préparez le rouge selon l’ordre de dégustation.
Installez la signalétique avant l’arrivée des visiteurs : panneaux de direction, panneaux de stand, badges et table d’inscription doivent être prêts avant le premier créneau d’accueil.
Ne comptez pas uniquement les bouteilles : prévoyez les verres de dégustation, les crachoirs, les tire-bouchons et les multiprises en fonction du nombre de stands et de visiteurs attendus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du vin ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, les domaines, les réservations et les inscriptions. Gardez les derniers 3 jours pour la réception du vin, le refroidissement et l’installation.
Combien de verres faut-il prévoir par visiteur ?: Prévoyez au minimum 1 verre de dégustation par personne si vous organisez un lavage régulier, ou 2 verres par personne pour fluidifier les essais. Ajoutez une réserve d’environ 10 % pour les verres cassés ou oubliés.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon du vin ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date du salon. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de connaître les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités.
Quand faut-il refroidir le vin blanc et le rosé ?: Mettez le blanc et le rosé au frais au moins 12 heures avant l’ouverture, dès que le stock est vérifié. Contrôlez les bouteilles le matin même et gardez une partie du stock dans des glacières ou des bacs à glaçons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.