Zo organiseer je een wijdingsdienst met aansluitende receptie

Begin met de datum, locatie, voorganger en wijdeling; pas daarna kun je het programma en de uitnodigingen definitief maken. Werk vervolgens in twee lijnen: de inhoud van de wijdingsdienst en de praktische organisatie van de receptie. Leg muzikale bijdragen, spreekteksten, dieetwensen en aanmeldingen vroeg vast. In de laatste week controleer je kleding, liturgische boeken, muziekbestanden, catering en techniek. Op de dag zelf werk je van kerk naar receptieruimte, zodat de overgang voor gasten rustig verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Voorganger en wijdeling bevestigen
3
Liturgisch programma opstellen
2 personen
4
Muzikale bijdragen vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reservering receptieruimte maken
9
Catering bestellen
2 personen
10
Dranken en servies regelen
11
Programma laten drukken
12
Welkomstbord laten maken
13
Zitplan en rolstoelplaatsen bepalen
2 personen
14
Ceremoniële kleding controleren
2 personen
15
Bijbel en liturgische boeken controleren
16
Muziekbestanden verzamelen
17
Spreekteksten afstemmen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Verse catering ophalen
2 personen
21
Kleding klaarleggen
22
Receptieruimte schoonmaken
3 personen
23
Stoelen in de kerk opstellen
4 personen
24
Tafels voor receptie opstellen
3 personen
25
Altaartafel en lessenaar plaatsen
2 personen
26
Kruis en Bijbel plaatsen
27
Kandelaars en kaarsen plaatsen
2 personen
28
Bloemstukken neerzetten
2 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Muziek afspelen testen
32
Programma's klaarleggen
2 personen
33
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

36
Wijdeling ontvangen
2 personen
37
Gasten ontvangen
4 personen
38
Laatste zitplaatsen begeleiden
2 personen
39
Wijdingsdienst uitvoeren
6 personen
40
Muzikale bijdragen begeleiden
3 personen
41
Fotomoment begeleiden
2 personen
42
Gasten naar receptie begeleiden
3 personen
43
Dranken serveren
4 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Koffie en thee bijvullen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Dieetgerechten apart uitserveren
2 personen
48
Toast en toespraken begeleiden
2 personen
49
Gasten informeren over vertrek

Nazorg

50
Restanten veilig verpakken
3 personen
51
Servies verzamelen
4 personen
52
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
55
Kerk en receptieruimte schoonmaken
4 personen
56
Liturgische materialen opbergen
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen
58
Overgebleven catering retourneren
59
Kleding reinigen en opbergen
2 personen
60
Ongebruikte materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Ontvangsttafel
Kleedtafel
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Tafelmessenaantal 120
Tafellepelsaantal 120
Taartvorkjesaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Stoelhoezenaantal 20
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Menukaarthoudersaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 120
Kruis
Kandelaarsaantal 6
Altaarkleed
Lessenaar

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
USB-stickaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Taartmesaantal 2
Etikettenaantal 120
Keukenweegschalenaantal 2

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het liturgisch programma minimaal 4 weken vooraf vast met de voorganger en wijdeling. Stem spreekteksten, muziekbestanden, Bijbel en liturgische boeken samen af; zo voorkom je wijzigingen tijdens de dienst.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma in hoofdlijnen vaststaan en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de receptie. Gebruik die eindlijst voor dieetwensen, zitplaatsen en het aantal maaltijden.
Plan de receptie niet pas na de kerkinrichting. Zet vooraf vast waar de ontvangsttafel, garderoberekken, tafels, stoelen en rolstoelplaatsen komen en houd een duidelijke looproute van de kerk naar de receptieruimte vrij.
Controleer techniek en muziek uiterlijk 1 uur voor aanvang. Test draadloze microfoons, standaards en luidsprekers op de plek waar ze worden gebruikt; een lege batterij of ontbrekende kabel valt anders pas tijdens de dienst op.
Maak voor de laatste 24 uur een aparte controle voor verse catering, dranken, servies en kleding. Haal verse producten zo laat mogelijk op, leg ceremoniële kleding klaar en wijs één persoon aan voor de overgang van dienst naar receptie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wijdingsdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, voorganger en wijdeling. Reserveer daarna de receptieruimte en leg muziek, catering en uitnodigingen vast; de laatste week gebruik je alleen voor controles en praktische afstemming.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een wijdingsdienst?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Zet een aanmelddatum 7 dagen voor de receptie, zodat je het aantal maaltijden, dieetwensen en de tafelindeling nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een wijdingsdienst en receptie op te bouwen?: Reserveer minstens 2 uur voor de opbouw op locatie: eerst stoelen, altaartafel, lessenaar en techniek in de kerk, daarna tafels, servies en ontvangst in de receptieruimte. Plan vóór de gasten binnenkomen nog 30 minuten voor een volledige controle.
Wat moet je een week voor een wijdingsdienst controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de definitieve gastenlijst, dieetwensen, catering, dranken, servies, kleding, muziek en spreekteksten. Test de microfoons en luidsprekers nogmaals en bevestig wie de opbouw, ontvangst en overgang naar de receptie begeleidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.