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Weihnachtsgottesdienst mit anschließendem Empfang organisieren

Beginne mit Datum, Ort und dem Ablauf des Gottesdienstes, bevor du Einladungen verschickst oder das Catering bestellst. Kläre früh, wer den Gottesdienst leitet, wer getauft wird und welche musikalischen Beiträge vorgesehen sind. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Reservierung des Empfangsraums. Plane den Übergang zwischen Kirche und Empfang genau: Sitzplätze, Rollstuhlplätze, Garderobe, Technik und frisch abzuholendes Catering werden sonst schnell zu Engpässen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • 2

    Leitenden und Taufkandidaten bestätigen

  • 3

    Liturgisches Programm erstellen

    2 Personen

  • 4

    Musikalische Beiträge festhalten

    2 Personen

  • 5

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 6

    Anmeldungen bearbeiten

  • 7

    Ernährungswünsche erfassen

  • 8

    Reservierung des Empfangsraums vornehmen

  • 9

    Catering bestellen

    2 Personen

  • 10

    Getränke und Geschirr organisieren

  • 11

    Programm drucken lassen

  • 12

    Willkommensschild anfertigen lassen

  • 13

    Sitzplan und Rollstuhlplätze festlegen

    2 Personen

  • 14

    Zeremonienkleidung prüfen

    2 Personen

  • 15

    Bibel und liturgische Bücher kontrollieren

  • 16

    Musikdateien sammeln

  • 17

    Redebeiträge abstimmen

    2 Personen

  • 18

    Einkaufsliste prüfen

  • 19

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 20

    Frisches Catering abholen

    2 Personen

  • 21

    Kleidung bereitlegen

  • 22

    Empfangsbereich reinigen

    3 Personen

  • 23

    Stühle in der Kirche aufstellen

    4 Personen

  • 24

    Tische für den Empfang aufstellen

    3 Personen

  • 25

    Altar­tisch und Lesepult aufstellen

    2 Personen

  • 26

    Kreuz und Bibel aufstellen

  • 27

    Kerzenständer und Kerzen aufstellen

    2 Personen

  • 28

    Blumenarrangements aufstellen

    2 Personen

  • 29

    Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • 30

    Mikrofone testen

    2 Personen

  • 31

    Musikwiedergabe testen

  • 32

    Programme bereitlegen

    2 Personen

  • 33

    Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • 34

    Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • 35

    Snacks bereitstellen

    3 Personen

Event

  • 36

    Empfang an der Seitenbühne

    2 Personen

  • 37

    Gäste empfangen

    4 Personen

  • 38

    Letzte Sitzplätze begleiten

    2 Personen

  • 39

    Gottesdienst zur Weihe durchführen

    6 Personen

  • 40

    Musikalische Beiträge begleiten

    3 Personen

  • 41

    Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • 42

    Gäste zur Rezeption begleiten

    3 Personen

  • 43

    Getränke servieren

    4 Personen

  • 44

    Snacks servieren

    4 Personen

  • 45

    Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • 46

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 47

    Diätgerichte separat servieren

    2 Personen

  • 48

    Toast und Reden begleiten

    2 Personen

  • 49

    Gäste über die Abreise informieren

Nachbereitung

  • 50

    Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • 51

    Geschirr sammeln

    4 Personen

  • 52

    Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • 53

    Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • 54

    Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • 55

    Kirche und Empfangsraum reinigen

    4 Personen

  • 56

    Liturgische Materialien verstauen

    2 Personen

  • 57

    Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • 58

    Übrig gebliebenes Catering zurückgeben

  • 59

    Kleidung reinigen und verstauen

    2 Personen

  • 60

    Nicht verwendetes Material aufräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • KlappischeAnz. 12
  • Empfangstisch
  • Umkleidetisch
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 120
  • KuchenplattenAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 140
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • TafelmesserAnz. 120
  • SuppenlöffelAnz. 120
  • TortengabelnAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • StuhlhussenAnz. 20
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Willkommensschild
  • MenükartenhalterAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 120
  • Kreuz
  • KerzenständerAnz. 6
  • Altartuch
  • Pult

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • USB-StickAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • TortenmesserAnz. 2
  • EtikettenAnz. 120
  • KüchenwaagenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LaternenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm, Lesungen, Redebeiträge und Musik spätestens drei Wochen vorher fest. So bleibt Zeit, Musikdateien zu sammeln, Texte zu prüfen und das gedruckte Programm zu beauftragen.
  • Verschicke die Einladungen mindestens vier Wochen vor dem Gottesdienst und setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vorher. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und die Zahl der benötigten Rollstuhlplätze.
  • Reserviere den Empfangsraum, sobald Datum und ungefähre Personenzahl feststehen. Prüfe nicht nur Tische und Stühle, sondern auch Platz für Garderobenständer, Empfangstisch und einen freien Weg für Rollstühle.
  • Kontrolliere die liturgischen Dinge nicht erst am Veranstaltungstag: Bibel, liturgische Bücher, Kreuz, Kerzenständer, Altartuch und Zeremonienkleidung sollten spätestens am Vortag bereitliegen.
  • Teile den Aufbau in zwei Zeiten auf: Kirche und Empfang. Stelle Stühle, Altartisch und Lesepult vor Beginn auf; hole frisches Catering möglichst kurz vor dem Empfang ab und prüfe Geschirr, Getränke, Mikrofone und Lautsprecher danach gemeinsam.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsgottesdienst mit Empfang planen?
Starte etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Leitung und dem Empfangsraum. Vier Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen verschickt sein; die Anmeldung endet idealerweise 10 bis 14 Tage vorher.
Wann bestellt man das Catering für den Empfang?
Bestelle das Catering, sobald die Raumreservierung steht und du eine belastbare Gästezahl hast, meist drei bis vier Wochen vor dem Termin. Nach Ende der Anmeldefrist meldest du die endgültige Anzahl und alle Ernährungswünsche nach.
Was muss am Tag des Weihnachtsgottesdienstes zuerst aufgebaut werden?
Beginne mit Kirche und Liturgie: Stühle, Altartisch, Lesepult, Mikrofonständer und Lautsprecher sollten mindestens 60 bis 90 Minuten vor Beginn bereitstehen. Danach richtest du Empfangstische, Geschirr, Getränke und das Willkommensschild her.
Wie verhindert man Verzögerungen zwischen Gottesdienst und Empfang?
Bestimme mindestens zwei Personen für den Übergang und lege vorher fest, wer Catering, Musiktechnik, Garderobe und die Begrüßung übernimmt. Das frische Catering sollte erst kurz vor dem Empfang abgeholt werden; Getränke und haltbare Lebensmittel können schon am Vortag bereitstehen.

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