Comment organiser une cérémonie de consécration et la réception qui suit

Commencez par bloquer la date, le lieu, le célébrant et la personne consacrée avant de préparer le reste. Le programme liturgique, les prestations musicales et les interventions déterminent ensuite les besoins techniques et le déroulement de la cérémonie. Pour la réception, gérez rapidement les inscriptions, les besoins alimentaires, la salle et le traiteur. Les derniers jours servent surtout à vérifier les vêtements, les livres, les fichiers musicaux, le mobilier et l’installation des deux espaces.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer le célébrant et la personne consacrée
3
Établir le programme liturgique
2 personnes
4
Enregistrer les prestations musicales
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire la réservation de la salle de réception
9
Commander le catering
2 personnes
10
Prévoir les boissons et la vaisselle
11
Faire imprimer le programme
12
Faire réaliser un panneau de bienvenue
13
Déterminer le plan de salle et les places pour fauteuils roulants
2 personnes
14
Vérifier les vêtements cérémoniels
2 personnes
15
Vérifier la Bible et les livres liturgiques
16
Rassembler les fichiers musicaux
17
Coordonner les interventions
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
19
Faire les courses
2 personnes
20
Aller chercher le catering frais
2 personnes
21
Préparer les vêtements
22
Nettoyer la salle de réception
3 personnes
23
Installer les chaises dans l’église
4 personnes
24
Installer les tables pour la réception
3 personnes
25
Installer la table d'autel et le pupitre
2 personnes
26
Installer la croix et la Bible
27
Installer des chandeliers et des bougies
2 personnes
28
Installer les compositions florales
2 personnes
29
Raccorder la sonorisation
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Tester la diffusion de musique
32
Préparer les programmes
2 personnes
33
Aménager la table d'accueil
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

36
Recevoir Wijdeling
2 personnes
37
Accueillir les invités
4 personnes
38
Accompagner les derniers arrivants aux places
2 personnes
39
Célébrer le service de consécration
6 personnes
40
Animer les interventions musicales
3 personnes
41
Animer le moment photo
2 personnes
42
Guider les invités vers la réception
3 personnes
43
Servir les boissons
4 personnes
44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
45
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir séparément les plats diététiques
2 personnes
48
Animer le toast et les discours
2 personnes
49
Informer les invités du départ

Suivi

50
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
51
Rassembler la vaisselle
4 personnes
52
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
53
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
54
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
55
Nettoyer l’église et la salle de réception
4 personnes
56
Ranger le matériel liturgique
2 personnes
57
Rendre les articles empruntés
2 personnes
58
Retourner le catering restant
59
Nettoyer et ranger les vêtements
2 personnes
60
Ranger le matériel inutilisé
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Table d’accueil
Table de maquillage
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Couteaux de tableqté 120
Cuillères de tableqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 20
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Porte-menusqté 12
Porte-nomsqté 120
Croix
Chandeliersqté 6
Nappe d’autel
Lutrin

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Clé USBqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Couteau à gâteauqté 2
Étiquettesqté 120
Balances de cuisineqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lanternes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis confirmez le célébrant et la personne consacrée. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les confirmations et organiser le programme liturgique.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Arrêtez le nombre de repas 7 à 10 jours avant la réception afin de commander le traiteur sans estimation de dernière minute.
Finalisez le programme musical et les interventions au moins une semaine avant la cérémonie. Rassemblez les fichiers audio, testez les microphones sans fil, les pieds de micro et les haut-parleurs avant l’arrivée des invités.
Dessinez le plan de salle avant d’installer les tables : réservez des places accessibles aux fauteuils roulants et prévoyez une table d’accueil, les porte-noms et les porte-menus. Comptez aussi le temps nécessaire pour disposer la vaisselle, les carafes et les plateaux de service.
La veille, préparez les vêtements cérémoniels, la Bible, les livres liturgiques et les éléments de l’autel. Le jour même, installez d’abord les chaises dans l’église et la table d’autel avec le lutrin, puis passez à la salle de réception et récupérez le catering frais suffisamment tôt pour le conserver correctement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une cérémonie de consécration ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, le célébrant et la personne consacrée, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver la réception.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une consécration ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la réception pour connaître le nombre de repas et les besoins alimentaires.
Quand commander le traiteur pour la réception ?: Passez une première réservation dès que la salle et la date sont confirmées, puis validez les quantités 7 à 10 jours avant l’événement. Prévoyez le retrait du catering frais le jour même selon l’horaire convenu.
Que faut-il vérifier la veille d’une cérémonie de consécration ?: Contrôlez les vêtements, la Bible, les livres liturgiques, les fichiers musicaux et le matériel audio. Préparez aussi les tables, les nappes, la vaisselle et le plan de salle afin de ne pas tout installer dans l’heure précédant la cérémonie.

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