Cómo organizar una ceremonia de consagración y la recepción
Empieza por cerrar la fecha, el lugar y las personas que deben estar presentes en la ceremonia. Después coordina el programa litúrgico, la música y las inscripciones, antes de confirmar la sala y el catering de la recepción. La ropa ceremonial, los libros, el sonido y la distribución de las sillas requieren comprobaciones propias. Reserva los últimos días para imprimir el programa, recoger la comida fresca y montar ambos espacios sin prisas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Confirmar al celebrante y al adulto que recibirá el bautismo
- 3
Elaborar el programa litúrgico
2 personas
- 4
Registrar las aportaciones musicales
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Hacer reserva de la sala de recepción
- 9
Pedir el catering
2 personas
- 10
Organizar bebidas y vajilla
- 11
Imprimir el programa
- 12
Hacer un cartel de bienvenida
- 13
Determinar la disposición de asientos y los lugares para sillas de ruedas
2 personas
- 14
Comprobar la indumentaria ceremonial
2 personas
- 15
Comprobar la Biblia y los libros litúrgicos
- 16
Reunir archivos de música
- 17
Coordinar los textos del discurso
2 personas
- 18
Comprobar la lista de la compra
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Recoger el catering fresco
2 personas
- 21
Preparar la ropa
- 22
Limpiar la zona de recepción
3 personas
- 23
Colocar las sillas en la iglesia
4 personas
- 24
Montar las mesas de recepción
3 personas
- 25
Colocar la mesa del altar y el atril
2 personas
- 26
Colocar la cruz y la Biblia
- 27
Colocar candelabros y velas
2 personas
- 28
Colocar los arreglos florales
2 personas
- 29
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 30
Probar los micrófonos
2 personas
- 31
Probar la reproducción de música
- 32
Preparar los programas
2 personas
- 33
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 34
Preparar café y té
2 personas
- 35
Preparar los aperitivos
3 personas
Evento
- 36
Recibir al wijdeling
2 personas
- 37
Recibir a los invitados
4 personas
- 38
Acompañar a los últimos asistentes a sus asientos
2 personas
- 39
Celebrar la ceremonia de consagración
6 personas
- 40
Coordinar las intervenciones musicales
3 personas
- 41
Coordinar el momento de fotos
2 personas
- 42
Acompañar a los invitados a la recepción
3 personas
- 43
Servir las bebidas
4 personas
- 44
Servir aperitivos
4 personas
- 45
Reponer café y té
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Servir aparte los platos de dieta
2 personas
- 48
Coordinar el brindis y los discursos
2 personas
- 49
Informar a los invitados de la salida
Seguimiento
- 50
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
- 51
Recoger la vajilla
4 personas
- 52
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 53
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 54
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 55
Limpiar la iglesia y la sala de recepción
4 personas
- 56
Guardar los materiales litúrgicos
2 personas
- 57
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 58
Devolver el catering sobrante
- 59
Limpiar y guardar la ropa
2 personas
- 60
Guardar los materiales no utilizados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas plegablescant. 12
- Mesa de recepción
- Mesa de vestuario
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 120
- Platos para postrecant. 120
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 140
- Copas de vinocant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Cuchillos de mesacant. 120
- Cucharas de mesacant. 120
- Tenedores de tartacant. 120
- Bandejas de servircant. 16
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 12
Decoración
- Mantelescant. 12
- Fundas para sillascant. 20
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Portamenúscant. 12
- Portanombrescant. 120
- Cruz
- Candelabroscant. 6
- Mantel del altar
- Atril
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil
- Memoria USBcant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Cuchillo para tartacant. 2
- Etiquetascant. 120
- Básculas de cocinacant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Faroles LEDcant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de enviar invitaciones, y confirma también al celebrante y al adulto que recibirá el bautismo. Sin esas confirmaciones, el programa y la recepción pueden cambiar después.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y entrega al catering el número final de comensales con varios días de margen. No dejes para el mismo día la compra de bebidas, vajilla o alimentos no incluidos.
- Prepara el programa litúrgico con antelación y reúne los archivos de música, los textos del discurso y las aportaciones musicales en una sola carpeta. Imprime copias suficientes y guarda al menos una copia de reserva.
- Comprueba la indumentaria ceremonial, la Biblia y los libros litúrgicos antes de la víspera. También prueba los micrófonos inalámbricos, los soportes y los altavoces en el espacio donde se utilizarán.
- Dibuja la distribución de la iglesia y de la recepción antes del montaje: incluye los lugares para sillas de ruedas, la mesa del altar, el atril, las mesas de comida y la mesa de vestuario. Monta primero las sillas y las mesas, y coloca después manteles, vajilla, flores y el cartel de bienvenida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una ceremonia de consagración?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, confirmar al celebrante y reservar la sala. Durante las dos últimas semanas cierra las inscripciones, el catering, la música y la distribución de los espacios.
- ¿Cuándo se debe enviar la invitación a una ceremonia de consagración?
- Envíala aproximadamente 4 semanas antes, cuando la fecha, el lugar y la hora estén confirmados. Pide que las respuestas lleguen entre 10 y 14 días antes para calcular comida, bebidas y asientos.
- ¿Cuánta vajilla y bebida necesito para la recepción?
- Calcula una pieza de cada tipo de vajilla por invitado y añade un margen del 10 % para roturas, cambios y personas que repitan. Para el primer tramo de la recepción, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona y ajusta después según la duración.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a la ceremonia?
- Revisa la ropa, la Biblia, los libros litúrgicos, el programa impreso, la música y el equipo de sonido. Deja lista la zona de recepción y confirma la recogida del catering fresco para que el montaje del día no dependa de compras de última hora.
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