Zo organiseer je een whiskybeurs

Begin een whiskybeurs niet met de whisky, maar met capaciteit, indeling en doorstroming. Leg eerst datum en locatie vast en controleer vergunningen en verzekering. Daarna benader je leveranciers en distilleerderijen, zodat je het aantal stands en proefglazen kunt bepalen. Plan vervolgens ticketverkoop, masterclasses, catering, koeling en betalingen in één draaiboek. De laatste week draait vooral om bevestigingen, voorraad, vrijwilligers en een nuchtere test van de entree en pinapparaten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Whiskyleveranciers benaderen
2 personen
5
Deelnemende distilleerderijen bevestigen
2 personen
6
Standhoudersgegevens verzamelen
7
Standindeling maken
2 personen
8
Proefglazen bestellen
9
Entreeprijzen vaststellen
2 personen
10
Ticketverkoop openen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Evenement online publiceren
13
Sprekers voor masterclasses vastleggen
14
Masterclassprogramma maken
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
16
Dieetwensen verzamelen
17
Catering reserveren
18
Koelingen reserveren
19
Betaalsysteem testen
2 personen
20
Standhoudersbrief versturen
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
EHBO-contact vastleggen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Whiskyvoorraad controleren
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Proefglazen poleren
3 personen
27
Polsbandjes en tokens sorteren
2 personen
28
Programma's en plattegronden printen
29
Locatie openen
2 personen
30
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Standhouders ontvangen
2 personen
33
Standbordjes plaatsen
2 personen
34
Whiskytafels inrichten
6 personen
35
Proefglazen en water klaarzetten
3 personen
36
Spuugbakken en afvalbakken plaatsen
2 personen
37
Kassa en pinapparaat inrichten
2 personen
38
Entreebalie opbouwen
2 personen
39
Masterclassruimte inrichten
3 personen
40
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Toiletten controleren
43
Bewegwijzering ophangen
2 personen
44
Geluid voor masterclass testen
2 personen
45
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
46
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
47
Briefing standhouders geven
2 personen

Event

48
Deuren openen
3 personen
49
Bezoekers ontvangen
4 personen
50
Tickets en polsbandjes controleren
3 personen
51
Proefglazen uitgeven
2 personen
52
Whiskystands bemannen
8 personen
53
Whisky schenken
8 personen
54
Water en frisdrank serveren
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Buffet bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Gebruikte glazen inzamelen
2 personen
60
Glazen afwassen
2 personen
61
Masterclass begeleiden
2 personen
62
Masterclassruimte opnieuw klaarzetten
2 personen
63
Tweede masterclass begeleiden
2 personen
64
Toiletten tussentijds schoonmaken
65
Laatste ronde aankondigen
66
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
67
Whiskyvoorraad afsluiten
2 personen

Nazorg

68
Standhouders laten afbouwen
6 personen
69
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
70
Koelingen leegmaken
2 personen
71
Materialen sorteren
3 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Servies en glazen afwassen
3 personen
75
Borg en apparatuur controleren
2 personen
76
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
78
Gevonden voorwerpen registreren
79
Leveranciersfacturen verzamelen
80
Bezoekersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Statafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Tafelrokkenaantal 18
Barkrukkenaantal 20
Entreebalie
Buffettafelsaantal 3

Servies

Glencairnglazenaantal 150
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Tangenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Kassa
Pinapparatenaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8

Keuken

Spuugbakkenaantal 24
Waterkaraffenaantal 20
IJscontainersaantal 6
IJslepelsaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Koelbakkenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Standbordjesaantal 24
Menukaartenaantal 20
Programmafoldersaantal 150
Plattegrondenaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Stoffen bannersaantal 6
Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummersaantal 24
Krijtbordenaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Ledlichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afwasteilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Polsbandjesaantal 150
Proefmuntenaantal 1200
Serveerbladenaantal 12
Koffiefiltersaantal 100
Theefiltersaantal 100
Cocktailprikkersaantal 300
Papieren servettenaantal 500
Boodschappen

Tips

Maak de standindeling pas definitief nadat de deelnemende distilleerderijen zijn bevestigd. Reserveer ruimte voor looproutes, een entreebalie, waterpunten en spuugbakken; een te krappe opstelling vertraagt het proeven.
Bestel proefglazen op basis van het maximale aantal bezoekers en houd een reserve aan. Voor een whiskybeurs zijn Glencairnglazen, waterglazen, waterkaraffen en spuugbakken geen details die je een paar dagen vooraf nog probleemloos vervangt.
Plan masterclasses met vaste tijdvakken en verwerk aanmeldingen vooraf. Zet per sessie de spreker, capaciteit, dieetwensen voor eventuele catering en de benodigde geluidsinstallatie met microfoons in hetzelfde programma.
Test het betaalsysteem minimaal één week vooraf en opnieuw bij de opbouw. Controleer kassa, pinapparaten, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze werkelijk komen te staan; netwerk- en stroomproblemen vallen vaak pas bij de opening op.
Laat standhouders uiterlijk enkele dagen voor de beurs een brief krijgen met opbouwtijd, standafmetingen, route, contactpersoon en regels voor voorraad. Reserveer koelkasten of koelboxen op tijd en zet dranken pas volgens een duidelijk schema koud, zodat er genoeg capaciteit overblijft voor catering en water.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een whiskybeurs te organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Open de ticketverkoop zodra de eerste deelnemers en het masterclassprogramma voldoende vaststaan, meestal 8 tot 12 weken voor de beurs.
Hoeveel proefglazen heb je nodig voor een whiskybeurs?: Reken minimaal één Glencairnglas per gelijktijdig aanwezige bezoeker als je na gebruik kunt inzamelen en afwassen. Bestel daarnaast ongeveer 10 tot 15 procent reserve voor breuk, verlies en piekmomenten.
Wanneer regel je de distilleerderijen en standhouders?: Benader leveranciers bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf en bevestig de deelnemers uiterlijk 8 weken voor de beurs. Dan kun je de standindeling, standhoudersgegevens, communicatie en voorraadplanning nog aanpassen.
Hoeveel water en spuugbakken zijn nodig op een whiskybeurs?: Zet bij elke proef- of standzone waterkaraffen of waterpunten en minimaal één spuugbak per 10 tot 15 bezoekers. Controleer tijdens de beurs elk uur de waterglazen, karaffen en bakken en vul of vervang ze direct.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.